Переход на обязательные электронные перевозочные документы (ЭПД) с 1 сентября 2026 года Минтранс РФ предложил смягчить. До весны 2027 года бизнесу не грозят штрафы: будет лишь устное предупреждение о том, что вместо электронного документа по старинке оформлен бумажный. Президент РФ поддержал инициативу ведомства.

В статье расскажем, на кого распространяется мораторий на штрафы за отсутствие ЭПД, можно ли отложить переход на электронные транспортные документы до 2027 года.

Что такое мораторий на штрафы по ЭПД и на какой период он действует?

Мораторий на штрафы по ЭПД означает, что бизнесу не грозят финансовые санкции за то, что он продолжает оформлять транспортные документы на бумаге. Речь идёт о следующих видах документов:

• транспортные накладные;

• заказы и заявки;

• поручения экспедитору;

• складские и экспедиторские расписки.

С 1 сентября 2026 года при отсутствии ЭПД нарушитель ограничится предупреждением. Однако с 1 марта 2027 года мораторий на штрафы будет снят, и отсутствие ЭПД по причинам, не предусмотренным Минтрансом РФ, повлечёт за собой финансовые санкции.

Читайте также: Переход на ЭТрН с 1 сентября: что должен сделать каждый участник перевозки

Кто попадает под мораторий?

Мораторий на штрафы по ЭПД действует на все организации и ИП, имеющие отношение к коммерческим грузоперевозкам. До 1 марта 2027 года финансовые санкции не будут распространяться на:

• грузоотправителей и грузополучателей;

• перевозчиков;

• экспедиторов.

Читайте также: Виды экспедиторских документов: назначение, особенности оформления

Какие именно штрафы за отсутствие ЭПД временно не применяются?

Отсутствие ЭПД в будущем будет приравнено к отсутствию транспортных документов вообще. Ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ предусматривает, что за отсутствие товарно-транспортных документов к грузу штраф составляет 500 руб.

Однако куда более серьёзные санкции — налоговые. Например, транспортная накладная считается первичным документом, который подтверждает факт заключения договора грузоперевозки. Отсутствие «первички» считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов бизнеса, и за это штрафуют на основании ст. 120 НК РФ на 10 000 руб. А если нарушение происходило не один налоговый период, а больше, то штраф достигнет 30 000 руб.

Если данные из перевозочных документов не учитывались при расчёте налога, то бизнес могут привлечь к ответственности на основании ст. 122 НК РФ. Тогда штраф составит уже 20% от неуплаченной суммы налога. Если выяснится, что ЭПД умышленно оформлялись с ошибками или не составлялись вовсе, чтобы уменьшить налоговые затраты, та штраф увеличится до 40% от неуплаченной в бюджет суммы.

Нужно ли бизнесу переходить на ЭПД с 1 сентября?

Мораторий на штрафы до 1 марта 2027 года даёт бизнесу больше возможностей настроить все процессы, связанные с обменом электронными перевозочными документами. Однако дата обязательного перехода на ЭПД — 1 сентября 2026 года — никуда не перенесена.

У бизнеса, занимающегося грузоперевозками, есть больше времени на подготовку к цифровизации транспортного электронного документооборота. Что нужно делать уже сейчас?

1. Определить, какие перевозочные документы вы оформляете чаще всего. Анализ бизнес-процессов позволит выяснить, сколько ЭПД вы будете оформлять в будущем, кто ответственен за их согласование и подписание. Благодаря этому вы сможете подобрать корректный тариф и оформите заранее необходимое количество квалифицированных электронных подписей (КЭП) для сотрудников, отвечающих за транспортные документы.

2. Выбрать оператора ИС ЭПД. Грузоотправители, грузополучатели, перевозчики и экспедиторы не могут самостоятельно подключиться к ГИС ЭПД. Для этого им нужен посредник — аккредитованный Минтрансом РФ оператор (например, Сбер2B ЭДО). Также важно, чтобы оператор поддерживал удобный для пользователя формат подключения. Так, в сервисе ЭПД Сбер2B можно начать работу в веб-версии за 1 день. Однако по запросу клиента подключение возможно через модуль 1С или используя API (от англ. Application Programming Interface — «интерфейс программирования приложений») — набор правил и инструментов, который позволяет разным программам, сервисам или частям одной программы обмениваться данными и вызывать функции друг друга. Помимо этого, оператор Сбер2B ЭДО разработал мобильное приложение для водителей, работающее на Android и iOS, позволяющее подписывать и корректировать электронные транспортные накладные и путевые листы, а также предъявлять QR-коды (от англ. Quick Response — «быстрый отклик») — специальные матричные коды со ссылками на ЭПД — сотрудникам ГАИ / ГИБДД. Возможность демонстрации QR-кодов доступна и без интернета.

3. Обеспечить сотрудников КЭП и научить их работать с сервисом электронного документооборота. Важно понимать, кто и какой титул в какой момент подписывает, как отследить статус документов в сервисе ЭПД, как работать как с типовыми, так и с нестандартными ситуациями при приёмке грузов (например, если надо оформить возврат или если нанимается экспедитор).

4. Настроить маршруты согласования как внутри организации, так и с контрагентами. Рекомендуется сделать 3-5 тестовых обмена документами с партнёрами, уже подключившимся к ЭПД или проходящими эту процедуру вместе с вами.

Если всё сделать своевременно, то при снятии моратория на штрафы бизнесу не будут грозить ни административные, ни налоговые штрафы.