С 1 сентября 2026 года коммерческие перевозки автомобильным транспортом переходят на обязательный электронный документооборот (ЭДО). Основанием служит Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Если компания не оформит электронные перевозочные документы (ЭПД), налоговая инспекция снимет расходы на логистику из базы налога на прибыль или в рамках упрощённой системы налогообложения (УСН), откажет в вычете НДС.

Бизнесу нужно переходить не только на электронные транспортные накладные (ЭТрН), но и на другие ЭПД, перечень которых утверждён законом. В статье выясним, какие транспортные документы нужно перевести в электронный вид, когда можно оформлять документы на бумаге, что нужно делать каждому участнику грузоперевозок.

Что будет, если не перейти на ЭПД с 1 сентября?

Законодательство предусматривает переходный период: установлен мораторий на штрафы за использование бумажных документов вместо электронных. Он действует до 1 марта 2027 года.

Иными словами, если к 1 сентября 2026 года вы всё ещё продолжаете работать на бумаге, вас за это не оштрафуют. Однако это не значит, что нужно откладывать переход на ЭПД до весны. Переходный период запланирован для того, чтобы участники грузоперевозок могли настроить все процессы, связанные с ЭДО, обучить сотрудников работе с ЭТрН и прочими транспортными документами без санкций со стороны государства. Много времени может занять и интеграция транспортного ЭДО с учётными системами компании.

Какие транспортные документы переходят в электронный вид?

В перечень обязательных ЭПД с 1 сентября 2026 года входят:

• ЭТрН;

• электронные заявки и заказы на перевозку;

• поручения экспедитору;

• экспедиторские и складские расписки.

Отдельный вопрос — оформление путевого листа. Пока что переход на его электронную версию остаётся преимущественно добровольным. Исключение — перевозка алкоголя, где электронный путевой лист (ЭПЛ) становится обязательным с 1 сентября 2026 года. Однако, если ваш бизнес переходит на обязательные ЭТрН, электронные заказы-заявки и экспедиторские документы, то удобнее сразу применять и ЭПЛ.

Читайте также: Электронный путевой лист (ЭПЛ) с 1 сентября 2026 года: обязателен или нет?

Оформление транспортных документов через сервис ЭПД Сбер2B позволяет сократить количество ошибок при заполнении транспортных документов до 0%, а также на 30% снизить объёмы претензионной работы и штрафов. Подключиться к веб-версии сервиса можно за 1 рабочий день, а при необходимости эксперты Сбер2B подберут подходящую интеграцию под ваш запрос.

Обратите внимание! Если доставка включена в цену товара, покупатель принимает груз на основании универсального передаточного документа (УПД). Однако это не освобождает стороны от оформления транспортной накладной, если привлекается наёмный транспорт или оказывается услуга перевозки третьим лицом. С 1 сентября 2026 года необходимо переходить на ЭТрН.

Когда допустимо оформление транспортных документов на бумаге?

Государство определило перечень исключений, когда даже при переходе на обязательные ЭПД транспортные документы можно будет оформлять на бумаге. Они закреплены в приказах Минтранса РФ № 115 от 3 апреля 2026 года и № 262 от 1 июня 2026 года.

На бумаге транспортные документы можно оформлять, если:

• клиент — иностранное физическое или юридическое лицо;

• грузы перевозят для нужд, связанных с обеспечением правопорядка, государственной безопасности, обороны страны, а также транспортировка воинских и специальных грузов;

• клиент — физическое лицо, заказавшее транспортно-экспедиционные услуги для личных или семейных нужд;

• услуги оказываются на территории РФ, в которой введён режим контртеррористической операции, военного или чрезвычайного положения, чрезвычайной ситуации, повышенной готовности;

• отсутствует техническая возможность для формирования электронного документа из-за форс-мажоров у участников грузоперевозки;

• перевозимый груз — драгоценные камни и металлы;

• грузоотправителем и грузополучателем выступает одно и то же лицо;

• отсутствует техническая возможность оформления электронного документа, связанного с программным сбоем, зафиксированным государственной системой обнаружения компьютерных атак (ГосСОПКА).

Чек-лист перехода на ЭТрН и иные ЭПД с 1 сентября 2026 года для всех участников грузоперевозок

В таблице ниже кратко расскажем, как нужно переходить на ЭПД в зависимости от роли в цепочке грузоперевозок:

Частые вопросы

Можно ли оформлять корректировочную ЭТрН?

Ответ на этот вопрос зависит от того, что именно считать корректировкой.

Если произошла ситуация, когда поменялся пункт разгрузки или грузополучатель, в этом случае можно создать дополнительный титул 7 (переадресовка) и внести данные в уже существующую ЭТрН.

Аналогично можно поступить в случае замены машины, если она, например, сломалась, или если водитель заболел. Тогда оформляется титул 8, где указывают реквизиты нового автомобиля или данные водителя.

В случае, если обнаружились ошибки в реквизитах отправителя, получателя, экспедитора или перевозчика, данных о грузе, то исправить уже подписанную ЭТрН в этом случае нельзя. Нужно будет оформить новую ЭТрН с указанием данных исправляемого документа. Таким образом старая ЭТрН будет аннулирована.

Сколько времени занимает переход на ЭТрН?

Полный цикл подготовки (выбор оператора, настройка интеграции, оформление подписей и МЧД, обучение сотрудников, тестовые перевозки) обычно занимает от 2 недель до 2 месяцев. Сроки зависят от размеров бизнеса, объёмов грузоперевозок, технической подготовленности. Поэтому откладывать переход на ЭТрН и иные обязательные ЭПД на последний момент не стоит — лучше начать заранее.

Я хочу протестировать оформление ЭТрН. Будет ли тестовый документ передан в ФНС и ГИС ЭПД, нужно ли их будет потом аннулировать?

Сбер2B ЭДО предоставляет тестовые стенды и песочницы, где можно отработать все сценарии: стандартную перевозку, частичную приёмку, отказ от груза, переадресовку, замену водителя и т. д. Тестовые документы не попадают в производственный контур и не имеют юридической силы — это безопасный способ отладить процессы без штрафов и санкций со стороны государственных органов.