В случае, если участником грузоперевозок становится экспедитор, то пакет перевозочных документов расширяется. В рамках договора транспортной экспедиции оформляются поручение экспедитору и экспедиторская расписка, а в отдельных случаях — складская расписка.

С 1 сентября 2026 года все виды экспедиторских документов необходимо оформлять электронно в соответствии с законом № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Электронные форматы экспедиторских документов закреплены в приказе ФНС № ЕД-1-26/277@ от 28 апреля 2026 года. Перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД), включая экспедиторские, заранее, можно с помощью сервиса транспортного электронного документооборота Сбер2B ЭДО — официального оператора информационной системы (ИС) ЭПД Минтранса РФ.

В статье разберёмся, чем каждый вид экспедиторского документа отличается друг от друга, как их нужно оформлять.

Поручение экспедитору: назначение, обязательные реквизиты и оформление

Поручение экспедитору — это первичный документ, который оформляется в рамках договора о транспортной экспедиции. В нём клиент (владелец груза или иной заказчик) ставит задачу исполнителю на организацию перевозки.

Правила оформления поручения экспедитору закреплены в приказе Минтранса РФ № 23 от 11 февраля 2008 года.

Для чего нужен этот документ?

1. Фиксирует суть поручения. Документ содержит информацию о том, какие именно транспортно-экспедиционные услуги необходимы клиенту. В нём можно указать следующие виды заданий: подбор перевозчика, организация маршрута, контроль погрузки и выгрузки, хранение товаров, сопровождение таможенного оформления и многое другое.

2. Определяет особенности перевозки. Например, заказчик может попросить исполнителя организовать перевозку груза на определённом виде транспорта, в конкретные сроки, с соблюдением температурного режима и прочее.

3. Служит основанием для начала работ. Как только поручение экспедитору согласовано, он приступает к выполнению обязательств, прописанных в документе и договоре транспортной экспедиции.

4. Подтверждает реальность сделки и расходов на неё. Будучи первичным документом, он необходим для бухгалтерского и налогового учёта. Поручение экспедитору демонстрирует ФНС, что договор действительно был заключён, а расходы на его реализацию экономически обоснованны и не выдуманы.

5. Распределяет ответственность между сторонами. В поручении можно указать, что экспедитор принимает на себя обязательства по организации всего рейса. Отдельно можно возложить ответственность за страхование грузов.

В отличие от транспортной накладной (ТН, или ЭТрН, если речь об электронной форме), поручение экспедитору регулирует организационную часть договора транспортной экспедиции, а не отношения между отправителем и фактическим перевозчиком. От экспедиторской расписки поручение отличается тем, что его оформляют до начала работы, тогда как расписка составляется после приёма груза.

В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем реквизитов в поручении экспедитора:

Разберём нюансы оформления электронного поручения экспедитору на примере сервиса ЭПД Сбер2B:

1. Первый титул (Т1) заполняется заказчиком. Он формирует документ, заполняет все обязательные поля, при необходимости прикладывает документы, необходимые экспедитору. Например, сканы спецификаций, сертификатов, инструкций и прочее. После заполнения Т1 клиент подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляет его экспедитору.

2. Второй титул (Т2) заполняется экспедитором. Для начала он проверяет информацию, полученную от заказчика, при необходимости уточняет её — идёт этап согласования. Если всё хорошо, экспедитор также подписывает свой титул УКЭП и приступает к выполнению обязательств, прописанных в документе.

3. Третий титул (Т3) заполняется при необходимости отзыва поручения экспедитору.

Напоминаем, что все электронные перевозочные документы, включая экспедиторские, передаются в ГИС ЭПД.

Экспедиторская расписка: подтверждение приёма груза

Экспедиторская расписка — это документ, подтверждающий, что экспедитор принял груз от заказчика для исполнения договора. На практике этот документ оформляется не всегда. Например, если экспедитор занимается только организационными работами, а клиент самостоятельно планирует вести коммуникацию с перевозчиком и передавать груз ему напрямую, то расписка не составляется. В случае, если грузом будет заниматься экспедитор, её оформление обязательно.

Для чего нужен документ?

1. Подтверждает факт принятия груза клиента экспедитором. До её оформления за сохранность товаров отвечает заказчик услуг. После (если иное не предусмотрено договором) — вся ответственность за груз возлагается на экспедитора.

2. Даёт возможность экспедитору заключать договоры с перевозчиками. Как только расписка будет оформлена, экспедитор вправе заключать договоры с перевозчиками, страховыми компаниями, складами как от своего имени, так и от имени заказчика по доверенности (ч. 4.1 ст. 4 закона № 87-ФЗ).

3. В дальнейшем — позволяет оформить ЭТрН. В транспортной накладной грузоотправителем будет экспедитор, в документ вносятся его данные с пометкой о статусе экспедитора.

Как правило, данные экспедиторской расписки дублируют информацию из поручения экспедитору. Если есть какие-либо расхождения (например, в весе груза), то их фиксируют в документе.

Обязательные реквизиты экспедиторской расписки:

• дата оформления и номер документа;

• данные участников договора (самого экспедитора и его заказчика);

• информация о грузе (наименование, вес нетто/брутто, количество мест, объём, маркировка, вид упаковки и прочие данные);

• сведения о состоянии товаров при приёме (например, наличие повреждений упаковки);

• подпись экспедитора.

Экспедиторская расписка оформляется в одностороннем порядке самим экспедитором. Её подписывает уполномоченный на то сотрудник на основании доверенности.

Схема оформления электронной экспедиторской расписки на примере сервиса ЭПД Сбер2B:

• экспедитор формирует документ в сервисе, заполняет обязательные поля;

• расписка подписывается УКЭП сотрудника экспедитора (необходима машиночитаемая доверенность — МЧД — чтобы подтвердить его полномочия);

• данные о документе поступают оператору сервиса Сбер2B ЭДО, а после — в ГИС ЭПД;

• заказчик получает электронный документ, подписанный экспедитором — вносить изменения в него он не сможет, данные будут доступны в режиме просмотра. В случае расхождений клиент сможет обратиться к экспедитору с требованием оформить новый корректный документ.

Складская расписка: фиксация хранения и перемещения груза

Складская расписка — это документ, подтверждающий, что экспедитор принял груз на ответственное хранение с соблюдением определённых заказчиком условий. Её оформляют, если планируется складское хранение груза или его подготовка к последующей перевалке.

Для чего нужен документ?

1. Фиксирует переход ответственности. После оформления расписки риски повреждения, случайной гибели или хищения груза возлагаются на экспедитора, выступающего в роли хранителя.

2. Ставит груз на складской учёт. На основании документа товары ставятся на баланс склада. После этого грузы можно учитывать при формировании партий для дальнейшей отправки, а также при проведении инвентаризации.

3. Разграничивает этапы логистического процесса. Складская расписка позволяет разграничить временные периоды оказания услуг, а именно — когда товар не перевозился, а был «на паузе», на складе.

4. Служит доказательством права на удержание. Экспедитор, занимающийся хранением грузов, вправе удерживать их с целью мотивации клиента оплатить оказываемые услуги.

Когда чаще всего оформляют складскую расписку:

• экспедитору нужно сформировать сборную отправку грузов, потому временное хранение товаров позволит провести их консолидацию перед транспортировкой;

• получатель по каким-то причинам не готов сразу принять груз от перевозчика, и экспедитор организует его «передержку» на складе;

• нужно подготовить груз перед отправкой — например, переупаковать, провести досмотр, промаркировать;

• экспедитору нужно хранить груз до наступления определённого события (например, пока не прошло таможенное оформление или не согласована поставка).

В складской расписке указывается то же, что и в экспедиторской расписке, а также дополнительная информация:

• местонахождение склада, который принял товары;

• условия хранения (необходимость штабелирования, температурный режим, уровень влажности и прочее);

• условия востребования груза или определённый срок хранения;

• состояние упаковки груза на момент приёмки на склад.

Электронную складскую расписку также можно оформить в сервисе ЭПД Сбер2B. Как и электронная экспедиторская расписка, она составляется в одностороннем порядке экспедитором и подписывается им же. Клиент в сервисе транспортного ЭДО сможет ознакомиться с документом в режиме просмотра.