Требования для участия в тендерах разнятся в зависимости от типа проводимых процедур. В статье рассмотрим, кто имеет право участвовать в закупках, чем отличаются требования для поставщиков в рамках законов 44-ФЗ и 223-ФЗ, какие документы чаще всего запрашивают заказчики, из-за чего отклоняют заявки и как повысить свои шансы на победу.

В Удостоверяющем центре Сбер2B вы можете оформить электронную подпись для участия в торгах.

Кратко об участниках закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ

• Участвовать в закупках могут юридические лица, ИП, самозанятые и просто физические лица. Однако они должны соответствовать требованиям или ч. 1 ст. 31 закона 44-ФЗ (для госзакупок), или положению о закупках у конкретных заказчиков (в рамках закона 223-ФЗ).

• В некоторых категориях торгов вправе участвовать только субъекты малого предпринимательства, крупный бизнес туда не допускается.

• Для участия в тендерах нужно подготовить большой пакет документов: от подтверждающих статус и полномочия до фиксирующих опыт и квалификацию.

• Чаще всего отклоняют заявки из-за неполного комплекта документов, несоответствия техническому заданию заказчика.

• Чтобы выиграть торги, рекомендуется составлять список требований заказчика и сверяться с ним по мере необходимости.

Кто может участвовать в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ?

Закон 44-ФЗ — нормативный акт, регулирующий особенности участия в закупках для государственных и муниципальных нужд.

Участвовать в госзакупках вправе:

1. Юридические лица. Организационно-правовая форма может быть любой: общества с ограниченной ответственностью (ООО), акционерные общества (АО), в том числе публичные (ПАО). Не могут участвовать в госзакупках офшорные компании, а также фирмы, признанные иностранными агентами. Компании с иностранным участием могут участвовать в государственных и муниципальных тендерах, но с ограничениями (например, им запрещено участвовать в торгах, связанных с государственной тайной).

2. Индивидуальные предприниматели (ИП). Любые российские ИП могут участвовать в госзакупках, кроме тех, которых признали иностранными агентами.

3. Самозанятые и физические лица. Аналогично — могут участвовать в торгах, где допускаются участники из данной категории. Главное — отсутствие статуса иностранного агента.

Ч. 1 ст. 31 закона 44-ФЗ устанавливает дополнительные обязательные требования к участникам закупок:

• отсутствие статуса банкрота;

• нет действующих административных санкций, запрещающих участие в тендерах (в рамках КоАП РФ);

• нет долгов по налогам и сборам (в том числе признанных безнадёжными к взысканию), превышающих 25% балансовой стоимости активов участника за прошедший календарный год — исключением может быть случай, когда потенциальный поставщик подал заявление об оспаривании задолженности, и решение по ней ещё не принято;

• отсутствие судимости за совершение экономических преступлений;

• отсутствие запретов руководителю, ИП, самозанятому или физлицу занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью, связанной с закупками;

• не было привлечения к административной ответственности за незаконное получение вознаграждения от юридического лица за последние 2 года;

• наличие у участника исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, если они впоследствии должны перейти к заказчику (исключение — прокат национального фильма, создание произведений искусства и литературы);

• отсутствие аффилированности между заказчиком и участником (например, супруг ИП является руководителем унитарного предприятия, которое проводит тендер);

• нет ограничений, препятствующих участию в госзакупке (например, может быть требование по профессиональному образованию или наличию сертификатов, лицензий).

Также некоторые закупки проводятся только для представителей малого бизнеса. И потому крупным компаниям поучаствовать в них не удастся.

Закон 223-ФЗ — нормативный акт, регулирующий проведение закупок отдельными видами юридических лиц (а именно — компаний с государственным участием).

Здесь критерии к участникам тендеров строго не определены, поскольку они регулируются не самим законом, а положением о закупке для конкретного заказчика. Потому перед подачей заявки необходимо детально изучать этот документ.

В рамках 223-ФЗ участвовать в торгах могут:

• юридические лица;

• ИП;

• самозанятые;

• физические лица.

Чаще всего в качестве поставщиков по 223-ФЗ выбирают организации и ИП. Самозанятые и физлица бывают исполнителями при оказании каких-либо бытовых или творческих услуг. Заказчики могут выставлять любые требования, не противоречащие закону: от отсутствия признаков банкротства до наличия определённо обученного персонала и прочее.

Документы и подтверждения: что чаще всего запрашивают у поставщиков заказчики

Рассмотрим, какие документы для участия в госзакупках (и коммерческих тендерах) чаще всего запрашивают заказчики.

Документы, связанные со статусом участника закупки

К их числу относят:

• выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП — обычно требуется документ не «старше» 1-2 месяцев (в некоторых случаях оператор торговой площадки сам направляет выписку участника заказчику через Единую информационную систему — ЕИС);

• учредительные документы;

• для зарубежных компаний могут потребоваться переведённые документы, заверенные нотариусом, выписки из торговых реестров, консульские заверки или апостили, сертификаты инкорпораций;

• у ИП, самозанятых и физических лиц требуют цветные сканы или фото паспорта (главная страница с фотографией и прописка);

• документы из Единого федерального реестра сведений о банкротстве (ЕФРСБ) для подтверждения того, что участник не является несостоятельным.

Документы, подтверждающие полномочия заявителя

При подаче заявки заказчик должен удостовериться, что документы направляет уполномоченное на то лицо. Потому чаще всего требуют:

• если документы подаёт руководитель компании — протокол или решение о назначении директора;

• если заявку направляет сотрудник — доверенность с указанием данных полномочий (в том числе машиночитаемая доверенность — МЧД).

Чтобы сотрудник мог участвовать в торгах, ему необходима электронная подпись, оформить которую можно в Удостоверяющем центре Сбер2B.

Документы, подтверждающие соответствие требованиям закона или положению о закупке

Это могут быть справки об отсутствии судимости, налоговой задолженности и прочие документы. На практике их могут заменить анкеты, где участник проставляет галочки рядом с тем или иным утверждением, данные из которой впоследствии перепроверяются непосредственно заказчиком или оператором торговой площадки.

Разрешительная документация

К ней можно отнести:

• декларации соответствия или сертификаты на товары;

• допуски саморегулируемых организаций (СРО) — обычно для тендеров, связанных с инженерными изысканиями, строительными работами, проектированием;

• лицензии и разрешения на вид деятельности — например, на перевозку пассажиров, охранную деятельность, оказанию медицинских услуг и прочие.

Документы, подтверждающие опыт и квалификацию

Заказчик может потребовать:

• дипломы и удостоверения о повышении квалификации сотрудников, которые будут работать над закупочным заданием;

• рекомендательные письма, отзывы клиентов и контрагентов;

• договоры, товарные накладные, акты приёмки, подтверждающие, что участник ранее выполнял схожие услуги и работы, поставлял определённые товары надлежащего качества.

Документы, подтверждающие наличие ресурсов

В некоторых случаях заказчики могут попросить документы о праве собственности или договор аренды помещений, складов, транспортных средств, паспорта или свидетельства о регистрации оборудования и спецтехники.

Прочие документы

Чаще всего запрашивают финансовую отчётность за последний год (например, бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах).

Дополнительные документы могут запрашивать в зависимости от предмета закупки. Например, если заказывают услуги дизайна, могут попросить эскизы, а если строительные работы — то график их выполнения. Если проходит закупка, связанная с соблюдением правил национального режима, то могут потребоваться документы, подтверждающие, что товар произведён в России или в странах ЕАЭС. В отдельных случаях могут запросить решение об одобрении крупной сделки.

Частые ошибки поставщиков: из-за чего отклоняют заявки

Нередко поставщик полностью подходит под критерии заказчика, однако не становится победителем в тендере. Причины отклонения заявок могут быть разными, но чаще всего это происходит потому, что:

1. Участник представил некорректный или неполный пакет документов. Например, это могли быть старые выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, расхождения в наименовании компании в учредительных документах и заявке, неверно проставленные даты, опечатки, отсутствие подписей уполномоченных лиц, непредставление доверенностей и многое другое.

2. Несоответствие требованиям заказчика. Например, потенциальный поставщик не смог подтвердить свой опыт, игнорирование требований технического задания, несоблюдение правил национального режима и прочее.

3. Предоставление недостоверных сведений. Участник мог завысить показатели своей финансовой устойчивости, прислать фиктивные или недействующие документы (например, лицензию, срок годности которой истёк). Это очень рискованно: помимо отклонения заявки, участника могут внести в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

4. Отсутствие обеспечения заявки. Нередко заказчики требуют перечислить средства на специальный счёт, чтобы получить право участия в тендере, или предоставить банковскую гарантию. При отсутствии финансового обеспечения потенциальный поставщик проиграет тендер.

5. Иные ошибки. Например, пропуск сроков подачи заявок, направление «битых» файлов, которые не открываются на стороне заказчика, подача нескольких заявок на один тендер.

Практические советы: как повысить шансы на победу в закупке

Чек-лист участника госзакупок и коммерческих тендеров:

1. Подготовка до поиска актуальной закупки. В идеале заранее собрать самый распространённый пакет документов и обновлять их по мере необходимости. Рекомендуется также заранее выяснить свой статус в ЕФРСБ, реестре малого и среднего предпринимательства (МСП), РНП.

2. Составление списка требований заказчика после нахождения тендера. Проверяйте как соответствие типовым требованиям (например, указанных в ч. 1 ст. 31 44-ФЗ), так и специальным критериям из положения о закупках. Если какой-то принцип вам неясен, рекомендуется уточнить его у заказчика прежде, чем прикреплять пакет документов. В списке обязательно пропишите необходимый пакет документов, требования к опыту, срокам, ресурсам, формат прикрепляемых к заявке документов, наличие или отсутствие национального режима.

3. Оценка рентабельности. Рекомендуется заранее посчитать, сколько будет «стоить» конкретная закупка: от затрат на финансовое обеспечение до потенциальных расходов, связанных со штрафами и неустойкой. Только после этого решить, выгодно ли вам будет взяться за контракт. Не стоит занижать на аукционах цены до уровня, которые могут принести вам убытки, а не доход.

4. Отслеживание изменений в закупке. Случается, что заказчик меняет требования, и потому необходимо своевременно на них реагировать и вносить необходимые правки в документы.

5. Ведение реестра заявок. Это необходимо для того, чтобы случайно не подать заявку на одних и тех же торгах дважды.

Частые вопросы

Нужно ли подтверждать отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков при подаче заявки?

Как правило, нет — электронные торговые площадки самостоятельно проверяют наличие или отсутствие потенциального поставщика в РНП.

Для чего заказчик требует выписку из Государственной информационной системы промышленности (ГИСП)?

Выписка из ГИСП, или её ещё называют выпиской из Реестра российской промышленной продукции (РРПП), необходима, если вы участвуете в закупках с действующим национальным режимом. Она подтверждает, что конкретный товар произведён в РФ.

В каком формате следует отправлять документы в заявку?

Чаще всего просят направлять документы в формате pdf (от англ. Portable Document Format — формат переносимых документов). Не стоит делать «конвейер» из разных документов: один файл = один документ. В некоторых случаях могут принимать документы и в других форматах.

Что делать, если заказчик неправомерно отклонил заявку?

При отказе заказчик формирует протокол, в котором разъясняет причины отказа. Если вы полагаете, что отстранение от торгов незаконно, вы можете направить жалобу в Федеральную антимонопольную службу (ФАС), обосновав причины собственного несогласия.