Электронные перевозочные документы (ЭПД) обязательны к применению с 1 сентября 2026 года. Однако с участниками грузоперевозок, как и с системами операторов электронного документооборота (ЭДО) или ГИС ЭПД могут произойти нештатные ситуации: от отсутствия интернета до технических неполадок. В связи с этим Минтранс РФ выпустил регламент о том, что делать, если оформить ЭПД не получается, и как избежать штрафов.

В статье разобрали, что должны делать все участники перевозок, если столкнулись с техническими сбоями или отсутствием связи.

Ситуация № 1. Не работает ГИС ЭПД

ГИС ЭПД может не работать по разным причинам: от запланированных работ до технических сбоев, из-за которых сервисы не будут доступны более 1 часа.

Порядок действий в этом случае:

1. При недоступности ГИС ЭПД Минтрансом РФ фиксируется это обстоятельство, и в течение 2 часов уведомляет об этом на официальном сайте системы, а также на электронную почту или в рабочие чаты операторов ИС ЭПД (их же чаще называют операторами ЭДО) и органов государственной власти РФ.

2. Операторы ИС ЭПД сообщают о нештатной ситуации с государственной системы пользователям, которые работают с их сервисами. Обмен транспортными электронными документами продолжается как обычно: за исключением того, что временно они не передаются в ГИС ЭПД.

3. В случае проверки ЭПД на дороге сотрудниками Ространснадзора или МВД РФ, участники перевозок предъявляют либо электронный документ из сервиса оператора ЭДО, либо бумажный экземпляр, но со штампом электронной подписи.

Читайте также: Как работает ГИС ЭПД?

Ситуация № 2. Не работает оператор ИС ЭПД (он же оператор ЭДО)

Если недоступны сервисы конкретного оператора ИС ЭПД более 1 часа, то он обязан уведомить всех участников транспортного документооборота о сложившейся ситуации. Сроки уведомления: 2 часа с момента фиксации инцидента. Уведомляются не только пользователи сервиса, но и ГИС ЭПД, органы государственной власти, а также другие операторы ЭДО.

В обязанности оператора ИС ЭПД входит уведомление о сбоях в следующих каналах связи:

• на официальном сайте или портале;

• в канале мессенджера «Макс»;

• рассылкой по электронной почте или в рабочие чаты органам государственной власти, ГИС ЭПД и другим операторам ЭДО, занимающихся транспортным документооборотом.

По желанию оператор ИС ЭПД отдельно информирует клиентов техническими оповещениями интеграционных пользователей, с помощью автоинформатора на горячей линии, а также в приложениях и программах.

Аналогичным образом все участники транспортного документооборота оповещаются о восстановлении работ сервисов.

Пользователи приложений оператора ИС ЭПД вправе запросить у него справку в свободной форме, в которой будет подверждён факт недоступности сервисов и отсутствия технической возможности оформления ЭПД.

Читайте также: Оператор ИС ЭПД: определение и роль в системе электронных перевозочных документов

Ситуация № 3. Отсутствует интернет

Подтвердить факт отсутствия интернета и невозможности оформления ЭПД — довольно сложная задача. Участник грузоперевозки обязан связаться с оператором ИС ЭПД и сообщить о невозможности оформления электронного транспортного документа. В свою очередь, оператор ИС ЭПД должен:

• выяснить, находится ли участник перевозки в населённом пункте РФ, в котором официально признано, что в нём нет интернета (для этого нужно свериться с перечнем из распоряжения Правительства РФ № 1855-р от 10 июля 2025 года);

• если интернет просто отсутствует, хотя он обычно есть в конкретном населённом пункте, то нужно получить от оператора связи соответствующее подтверждение — оно поможет доказать, что оформить ЭПД не получилось;

• далее нужно объяснить клиенту, что он вправе оформить ЭПД на бумаге, но, как только появится интернет, он должен вернуться к ЭДО.

Участник грузоперевозки, в свою очередь, также должен принять меры:

• зафиксировать отсутствие интернета в акте, указав дату, время и место (точка погрузки, адрес склада, километр трассы), описать, в чём проявилось отсутствие связи (например, не открывается сайт, нет мобильного сигнала, не удаётся загрузить ЭПД и т.д., а также как пытались добиться восстановления доступа в интернет. Акт подписывается водителем и, если есть возможность, грузоотправителем, представителем склада или другими лицами. Если чьи-то подписи получить не удалось, также указать это в акте. По возможности сообщить контрагенту об отсутствии интернета и сохранить факт того, что он был предупреждён (например, через смс, звонком и прочее);

• временно перейти на бумажные перевозочные документы и подписывать их вручную, при наличии — также ставить печать;

• при восстановлении интернет-связи сразу вернуться к ЭДО.

Водитель при проверках должен быть готовым доказать, что ЭПД не был оформлен из-за отсутствия интернета.

Читайте также: ЭПД: мораторий на штрафы до 1 марта 2027 года — кому не грозят санкции и как правильно работать