Чаще всего вопрос о необходимости использования электронной подписи самозанятому возникает в случае, когда среди его клиентов есть ИП или юридические лица. Для бизнес-заказчиков важно, чтобы все документы были в порядке: подписаны договоры, акты, выданы чеки за оказанные услуги или поставленные товары. Затраты на работу самозанятых, если они документально подтверждены, компании и ИП могут использовать для снижения налоговой базы.

Каждый случай заключения сделки между самозанятым и его клиентом индивидуален. Особенности обмена электронными документами и выбор вида электронной подписи определяются сторонами самостоятельно.

В этой статье рассмотрим возможности квалифицированной электронной подписи (КЭП) для самозанятых, которая, согласно закону № 63-ФЗ, приравнена по юридической силе к собственноручной. Для создания КЭП требуется ключ электронной подписи (закрытый ключ) и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, которые создают только аккредитованные удостоверяющие центры. Ключ электронной подписи защищается пин-кодом, который рекомендуется менять со стандартного на сложный. Без знания пин-кода невозможно будет подписать электронные документы.

Зачем самозанятому может понадобиться КЭП?

Наличие КЭП открывает перед самозанятыми разнообразные возможности:

1. Работа на электронных торговых площадках и участие в тендерах. Хотя в большинстве случаев закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ организуют для ИП и юридических лиц, всё же можно найти заказы и для самозанятых. КЭП необходима для подачи заявок на участие в торгах, подписания контракта в случае победы, а также для обмена электронными документами с заказчиком. Помимо этого, квалифицированная электронная подпись открывает возможность к имущественным торгам (например, в рамках процедуры банкротства), где самозанятые смогут приобрести какое-либо оборудование или недвижимость, как правило, по ценам ниже рыночных.

2. Удалённое подписание документов с клиентами за несколько минут. С помощью ключа электронной подписи можно быстро подписывать договоры, акты и прочие документы. Не нужно пересылать их в виде распечаток в письмах по почте или курьерами. ВдобавокКЭП позволяет защитить документы от внесения несогласованных правок: если контрагент это сделает, то подпись станет недействительной, поскольку её владелец подписывал документ с иным содержанием.

3. Возможность взаимодействия с государственными ресурсами. Например, можно авторизовываться на Госуслугах с помощью КЭП, что избавляет от необходимости запоминать пароли, а также пользоваться расширенным спектром функций на портале. В частности, можно зарегистрировать ИП или ООО, оформлять сделки с недвижимостью или корректировать данные из ЕГРН, направлять заявления в вузы, суды, ЗАГС, подтверждать операции о постановке на учёт или снятии с него транспортного средства, регистрировать патенты и товарные знаки, распределять пенсионные накопления.

4. Упрощение работы с маркетплейсами и агрегаторами. В большинстве случаев интернет-площадки поддерживают обмен документами в электронной форме. С помощью КЭП самозанятый сможет подписывать их, а иногда это упрощает верификацию на маркетплейсе или агрегаторе.

Как получить квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП самозанятому?

Оформить сертификат КЭП для самозанятого можно в Удостоверяющем центре Сбер2B. Для его записи потребуется токен — специальный носитель, сертифицированный ФСТЭК и / или ФСБ России, его необходимо приобрести заранее. Например, для этих целей может подойти Рутокен Lite 128 Кб, которые можно приобрести на маркетплейсах Ozon или Wildberries.

Далее необходимо:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете Удостоверяющего центра Сбер2B. Для этого необходимо указать номер телефона, далее — ввести код из смс. После потребуется загрузить скан или фото паспорта (главный разворот с вашей фотографией): если изображение чёткое, то ваши персональные данные автоматически распознаются и заполнятся. Также нужно будет указать адрес электронной почты, номера ИНН и СНИЛС. Подписать заявление на создание сертификата КЭП можно на бумаге, с помощью КЭП Госключа или действующей КЭП, если она у вас есть. После прохождения процедуры в личный кабинет будет выставлен счёт на оплату: проверка всех документов занимает не более 10 минут.

2. Создать сертификат КЭП. Для этого нужно войти в личный кабинет Удостоверяющего центра Сбер2B, вставить токен. Если у вас не настроено рабочее место для работы с КЭП, то сервис об этом сообщит и предложит удобный инструмент для его настройки. После необходимо подтвердить ознакомление с руководством по безопасности и информацией из сертификата. Далее нажимайте «Продолжить» до появления сообщения о завершении получения сертификата.

Плюсы и минусы использования КЭП для самозанятого

В таблице ниже разобрали плюсы и минусы КЭП для самозанятых:

Частые вопросы

Может ли самозанятый обойтись без КЭП?

Да, если он работает преимущественно с физлицами, не планирует участвовать в торгах, выходить на маркетплейсы, регистрировать патенты и товарные знаки. В случае, если клиентами самозанятого являются ИП и юридические лица, они могут быть заинтересованы в электронном документообороте. И тогда вам нужно будет оформить КЭП.

Можно ли использовать одну КЭП для разных сервисов?

Да, сертификат КЭП, оформленный в Удостоверяющем центре Сбер2B, универсален и подходит для работы с разнообразными интернет-площадками, государственными порталами и коммерческими сервисами.

Нужна ли КЭП для приложения «Мой налог»?

Нет, регистрация в качестве самозанятого, выставление счетов и чеков через приложение «Мой налог» не требует наличия КЭП.