Войти
Блог

Закупочная логистика: принципы, особенности управления, методы

14 апреля 2022

Основы управления логистическими процессами в закупках подразумевают под собой поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья. При этом все они должны характеризоваться точным соблюдением временных графиков поставок (в рамках циклов), надлежащим качеством и приемлемыми ценами. Рассмотрим, какие механизмы закупочной логистики позволяют добиться лучшего результата, как можно оптимизировать уже существующие процессы в рамках отдельно взятой компании. 

Принципы организации закупочной деятельности

Логистика продаж и закупок выстраивается на следующих базовых принципах:

  1. Централизация — с помощью новых технологий все выполняемые операции контролируются уполномоченными сотрудниками. 

  2. Экономичность — постепенное сокращение финансовых и временных издержек для достижения целей организации.

  3. Оперативность — корректировка планов в зависимости от изменений динамики спроса.

  4. Ритмичность — выстраивание складских, производственных и торговых процессов в определённые временные промежутки.

  5. Планомерность — товары поступают получателям в заранее определённые сроки. 

Этапы закупочной логистики

Закупочный процесс условно делится на 6 этапов, которые и отражают его сущность:

  1. Выявление потребности. Все основные и сопутствующие процессы предприятия должны снабжаться ресурсами для выполнения различных задач и функций. Поэтому отдел снабжения уточняет у остальных подразделений компании, чего именно им сейчас не хватает для бесперебойной деятельности и получения качественного результата работы. 

  2. Исследование рынка. Бизнес-процесс закупки материалов начинается с анализа перечня доступных поставщиков и существующих предложений.

  3. Выбор контрагентов. Отдел снабжения оценивает репутацию и коммерческие предложения поставщиков, выясняет опыт сотрудничества с компанией у других клиентов, если это возможно. 

  4. Закупка. Стороны согласовывают условия сделки, оформляют договор и реализуют цикл поставки сырья, материалов или товаров. 

  5. Учет претензий и брака. Оценивается, насколько контрагент соблюдает сроки поставок, насколько качественный товар получила компания. Отдел снабжения проверяет, есть ли материалы, которые нужно заменить или вернуть, и каков процент брака. 

  6. Распределение ресурсов. Часть сырья, материалов или товаров направляется на складское хранение, а другая часть передаётся сотрудникам по мере производственной необходимости. 

Управление закупочной логистикой

Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса: 

Децентрализованный подход

Централизованный подход

Применяется в малом и среднем бизнесе. Её суть:

 
  • каждому подразделению компании выделяется определённый бюджет, который они могут потратить на закупку тех или иных товаров;

  • подразделениям не нужно согласовывать закупки, они действуют свободно в рамках выделенных бюджетов.

 

Для малого и среднего бизнеса особенно важно экономить время на бюрократических моментах, чтобы как можно быстрее закрыть потребности тех или иных подразделений в материалах, сырье.

Применяется в крупном бизнесе, где функционирует отдел снабжения или уполномоченный менеджер, ответственный за поставки ресурсов предприятию. Необходим, когда:

 
  • увеличиваются объёмы поставок, которые нужно контролировать;

  • приходится оформлять большое количество заявок поставщикам, и нет времени на исправление некорректных документов. 

 

Вне зависимости от того, какой подход управления закупками применяется компанией, предприятия обязаны тщательно отбирать контрагентов для сотрудничества. Наибольшие риски возникают, если прибыль поставщика в последнее время начала снижаться без объективных причин, он часто выступает в роли ответчика в судах, у него есть риск оказаться банкротом. 

Чтобы избежать сотрудничества с неблагонадёжными компаниями, рекомендуем использовать сервис проверки контрагентов от СберКорус. Для отдела сбыта и снабжения сервис соберёт информацию о деловых связях поставщика, реальном опыте в сфере поставок конкретных материалов и поможет определить самых надёжных контрагентов. Сервис собирает информацию из разных источников, начиная с порталов госзакупок и заканчивая судами, ФНС.

Основные методы закупок

На практике компании, занимающиеся закупочной логистикой в России, применяют следующие методы в своей деятельности. 

Поставка одной партией

Компания заказывает крупную партию товара, которой будет достаточно, чтобы закрывать её производственные потребности долгое время. 

Достоинства метода:

  • скидка на продукцию от поставщика, которого устраивает крупная оптовая закупка;

  • простота оформления документов — как правило, достаточно заключения одного договора и акта приёма-передачи товаров; изредка требуются дополнительные бухгалтерские документы.

Недостатки метода:

  • оборачиваемость закупленных ресурсов со временем может снизиться;

  • заказчику нужно продумать, где и как он будет хранить приобретённые материалы.

Периодические закупки 

Самая часто применяемая система закупочной логистики в бизнесе. Компания рассчитывает сроки реализации товаров или длительность производственных процессов. Как только некий ресурс заканчивается, начинаются закупки. 

Плюсы метода: 

  • не нужны большие расходы на содержание складских помещений, поскольку ресурсы закупаются по необходимости;

  • эффективное распределение денежных средств заказчика.

Минусы метода:

  • наличие риска некорректного планирования — заказали меньше, чем надо, что тормозит производственный процесс, или, напротив, заказали больше, чем надо, и нужно думать, где хранить остатки;

  • перебои с наличием ассортимента конкретных товарных позиций.

Снабжение по котировочным ведомостям 

Этот метод закупочной логистики применяется предприятиями, которые покупают востребованные и недорогие товары. Котировки отражают следующую информацию:

  • сколько складских запасов осталось у компании;

  • какова потребность в том или ином ресурсе у организации;

  • с какой номенклатурой товаров фирма работает в данный момент.

Котировки обновляются ежемесячно или еженедельно.

Закупка с немедленной сдачей

В каждой организации может возникнуть потребность в каком-то редком ресурсе, который, вдобавок, нельзя получить от поставщика по первому требованию. Закупка с немедленной сдачей всегда сопровождается ростом издержек бизнеса и ухудшением оборачиваемости.

Пополнение запасов по мере необходимости 

Предполагает отсутствие у предприятия плана поставок, не определены объёмы товаров и сроки их предоставления. Заказчик оплачивает поступления по факту, после принятия партии материалов. Метод является универсальным и так или иначе встречается у большинства фирм.

Способы организации закупки

Процессы закупочной логистики можно выстроить следующими способами:

Традиционный способ

Системный способ

Создаются запасы всех необходимых предприятию ресурсов. Высокие расходы на содержание персонала и складов.

Обеспечивается регулярная коммуникация между заказчиком и поставщиком. Предприятие оценивает собственные минимальные остатки ресурсов, чтобы определить, какие именно материалы нужно закупать.

 

Самые популярные форматы системных закупок:

 
  1. LP (lean production) — предполагает оперативную реакцию на рыночные изменения, выстраивание гибких процессов в производстве и максимально возможное снижение издержек.

  2. MRP (material requirement planning) — закупаются те товары, на который в данный момент времени есть высокий спрос со стороны покупателей.

  3. JIT (just in time) — предполагает отсутствие у компании запасов ресурсов (или их минимальное наличие), но при этом оперативное проведение закупок для непрерывного производственного процесса в организации.

 

Выводы

Закупочная логистика отличается в зависимости от масштабов ведения бизнеса конкретной компанией. Перед бизнесом почти всегда стоит выбор между надёжностью, бесперебойностью и, как следствие, высокими расходами на закупки, и динамичностью, снижением издержек, но возможным временным простоем при отсутствии запасов ресурсов. Однако в обоих случаях уменьшить затраты и риски можно, проверяя благонадёжность поставщиков заранее.

Подписывайтесь на наш
Telegram-канал СберКорус
Наши продукты

СФЕРА EDI

Обменивайтесь финансовой, коммерческой, логистической документацией с партнерами.

Электронная подпись

Квалифицированная ЭП для взаимодействия с госорганами и партнерами.

СФЕРА Отчётность

Отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в режиме онлайн.

Сервис проверки контрагентов

Проверка надежности по 20+ официальным источникам.
СберКорус Контакты:
Адрес: Б.Сампсониевский пр., 68Н Санкт-Петербург,
Телефон:8 800 100-8-812, Электронная почта: help@esphere.ru