Закупочная логистика: принципы, особенности управления, методы

Основы управления логистическими процессами в закупках подразумевают под собой поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья. При этом все они должны характеризоваться точным соблюдением временных графиков поставок (в рамках циклов), надлежащим качеством и приемлемыми ценами. Рассмотрим, какие механизмы закупочной логистики позволяют добиться лучшего результата, как можно оптимизировать уже существующие процессы в рамках отдельно взятой компании. 

Принципы организации закупочной деятельности

Логистика продаж и закупок выстраивается на следующих базовых принципах:

1. Централизация — с помощью новых технологий все выполняемые операции контролируются уполномоченными сотрудниками. 

2. Экономичность — постепенное сокращение финансовых и временных издержек для достижения целей организации.

3. Оперативность — корректировка планов в зависимости от изменений динамики спроса.

4. Ритмичность — выстраивание складских, производственных и торговых процессов в определённые временные промежутки.

5. Планомерность — товары поступают получателям в заранее определённые сроки. 

Этапы закупочной логистики

Закупочный процесс условно делится на 6 этапов, которые и отражают его сущность:

1. Выявление потребности. Все основные и сопутствующие процессы предприятия должны снабжаться ресурсами для выполнения различных задач и функций. Поэтому отдел снабжения уточняет у остальных подразделений компании, чего именно им сейчас не хватает для бесперебойной деятельности и получения качественного результата работы. 

2. Исследование рынка. Бизнес-процесс закупки материалов начинается с анализа перечня доступных поставщиков и существующих предложений.

3. Выбор контрагентов. Отдел снабжения оценивает репутацию и коммерческие предложения поставщиков, выясняет опыт сотрудничества с компанией у других клиентов, если это возможно. 

4. Закупка. Стороны согласовывают условия сделки, оформляют договор и реализуют цикл поставки сырья, материалов или товаров. 

5. Учет претензий и брака. Оценивается, насколько контрагент соблюдает сроки поставок, насколько качественный товар получила компания. Отдел снабжения проверяет, есть ли материалы, которые нужно заменить или вернуть, и каков процент брака. 

6. Распределение ресурсов. Часть сырья, материалов или товаров направляется на складское хранение, а другая часть передаётся сотрудникам по мере производственной необходимости. 

Управление закупочной логистикой

Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса: 

Вне зависимости от того, какой подход управления закупками применяется компанией, предприятия обязаны тщательно отбирать контрагентов для сотрудничества. Наибольшие риски возникают, если прибыль поставщика в последнее время начала снижаться без объективных причин, он часто выступает в роли ответчика в судах, у него есть риск оказаться банкротом. 

Чтобы избежать сотрудничества с неблагонадёжными компаниями, рекомендуем использовать сервис проверки контрагентов от СберКорус. Для отдела сбыта и снабжения сервис соберёт информацию о деловых связях поставщика, реальном опыте в сфере поставок конкретных материалов и поможет определить самых надёжных контрагентов. Сервис собирает информацию из разных источников, начиная с порталов госзакупок и заканчивая судами, ФНС.

Основные методы закупок

На практике компании, занимающиеся закупочной логистикой в России, применяют следующие методы в своей деятельности. 

Поставка одной партией

Компания заказывает крупную партию товара, которой будет достаточно, чтобы закрывать её производственные потребности долгое время. 

Достоинства метода:

• скидка на продукцию от поставщика, которого устраивает крупная оптовая закупка;

• простота оформления документов — как правило, достаточно заключения одного договора и акта приёма-передачи товаров; изредка требуются дополнительные бухгалтерские документы.

Недостатки метода:

• оборачиваемость закупленных ресурсов со временем может снизиться;

• заказчику нужно продумать, где и как он будет хранить приобретённые материалы.

Периодические закупки 

Самая часто применяемая система закупочной логистики в бизнесе. Компания рассчитывает сроки реализации товаров или длительность производственных процессов. Как только некий ресурс заканчивается, начинаются закупки. 

Плюсы метода: 

• не нужны большие расходы на содержание складских помещений, поскольку ресурсы закупаются по необходимости;

• эффективное распределение денежных средств заказчика.

Минусы метода:

• наличие риска некорректного планирования — заказали меньше, чем надо, что тормозит производственный процесс, или, напротив, заказали больше, чем надо, и нужно думать, где хранить остатки;

• перебои с наличием ассортимента конкретных товарных позиций.

Снабжение по котировочным ведомостям 

Этот метод закупочной логистики применяется предприятиями, которые покупают востребованные и недорогие товары. Котировки отражают следующую информацию:

• сколько складских запасов осталось у компании;

• какова потребность в том или ином ресурсе у организации;

• с какой номенклатурой товаров фирма работает в данный момент.

Котировки обновляются ежемесячно или еженедельно.

Закупка с немедленной сдачей

В каждой организации может возникнуть потребность в каком-то редком ресурсе, который, вдобавок, нельзя получить от поставщика по первому требованию. Закупка с немедленной сдачей всегда сопровождается ростом издержек бизнеса и ухудшением оборачиваемости.

Пополнение запасов по мере необходимости 

Предполагает отсутствие у предприятия плана поставок, не определены объёмы товаров и сроки их предоставления. Заказчик оплачивает поступления по факту, после принятия партии материалов. Метод является универсальным и так или иначе встречается у большинства фирм.

Способы организации закупки

Процессы закупочной логистики можно выстроить следующими способами:

Выводы

Закупочная логистика отличается в зависимости от масштабов ведения бизнеса конкретной компанией. Перед бизнесом почти всегда стоит выбор между надёжностью, бесперебойностью и, как следствие, высокими расходами на закупки, и динамичностью, снижением издержек, но возможным временным простоем при отсутствии запасов ресурсов. Однако в обоих случаях уменьшить затраты и риски можно, проверяя благонадёжность поставщиков заранее.