Закрывающие документы: виды, формы и правила оформления

Закрывающие документы заказчик и исполнитель подписывают по факту выполнения перед друг другом обязательств — когда приняты работы или товары. Рассказываем, для чего нужны закрывающие документы, какие они бывают и когда оформляются обязательно. 

В каких сделках нужны закрывающие документы?

В любых сделках, которые предполагают:

• передачу материальных ценностей — товаров, сырья, материалов, полуфабрикатов для производства;

• выполнение работ — ремонтных, по обслуживанию техники или оборудования и др.;

• оказание услуг — транспортных, информационных, консультационных и др.;

• аренду помещений, техники, оборудования;

• лизинг оборудования, транспорта, спецтехники. 

Что входит в закрывающие документы в каждой сделке, зависит от статуса заказчика или исполнителя (юридическое лицо или ИП), от того, нужно ли уплачивать НДС и других факторов. 

Что такое закрывающие документы для бухгалтерии?

В первую очередь закрывающие документы на товар или услуги нужны бухгалтерии — именно по ним в бухгалтерском учёте отражают суммы, проходящие по счёту заказчика и исполнителя. Такие документы подтверждают, что:

• товары действительно были переданы, услуги — оказаны, а работы — выполнены;

• заказчик и исполнитель не имеют друг к другу претензий;

• исполнитель зафиксировал доход, а заказчик — расход. 

Также закрывающие документы на оплату услуг или товара требуются для налогового учёта, причём не только юридическим лицам, но и ИП на УСН и ОСНО: с их помощью рассчитывают рассчитывают НДС, налоги на прибыль и имущество. 

Что является закрывающим документов в бухгалтерском и налоговом учёте?

Рассмотрим самые распространённые виды закрывающих документов.

Накладная

Этот документ оформляется при передаче товаров, служит основой для расчёта налогооблагаемой базы и подтверждением расходов покупателя и доходов поставщика. Существует несколько форм накладных, которые являются закрывающими документами:

1. Товарная накладная. 

Оформляется, когда перевозку товара осуществляет сам продавец или покупатель, забрав груз со склада продавца. Товарная накладная является закрывающим документом, в котором указаны основная информация о товаре, сведения о сторонах сделки и их подписи. В таких перевозках можно применять форму ТОРГ-12 или использовать самостоятельно разработанные бланки. Документ изготавливают в двух экземплярах — по одному для продавца и покупателя. 

2. Товарно-транспортная накладная (ТТН). 

Такая накладная подтверждает участие в грузоперевозке посредника — транспортной компании, которой продавец доверил доставку товара покупателю. Если в товарной накладной указана только стоимость товара, то в товарно-транспортной — также и стоимость доставки. До 2013 года ТТН нужно было оформлять обязательно на любую перевозку груза. Сейчас ТТН обязательно составляется только при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта.

3. Транспортная накладная (ТН). 

Такой документ обязательно оформляется при автомобильной перевозке грузов сторонней компанией. Налоговая может истребовать ТН в качестве обоснования расходов на транспортировку и уменьшения базы при расчёте налога на прибыль. Помимо этого транспортная накладная подтверждает НДС, принятый к вычету.

При бумажном документообороте транспортную накладную нужно оформлять в трёх экземплярах — по одному для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. А сократить расходы на бумагу, печать и хранение помогает переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Электронные ТН подписывают квалифицированной электронной подписью все участники грузоперевозки, и дублировать на бумаге такие документы не нужно. 

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Этот документ подтверждает, что исполнитель сделал работу или оказал услуги, а заказчик — принял работу или услуги. 

Как сделать такой закрывающий документ, как акт выполненных работ — основные моменты которые надо учесть:

• Законодательство фиксирует обязательную форму акта только для строительной сферы: по форме КС-2 принимают работы по договору строительного подряда, а в форме КС-3 указывают, какие работы выполнены и их стоимость. В остальных случаях можно также использовать унифицированную форму КС-2 или разработать свою. 

• Если работа поэтапная, то по завершении каждого этапа оформляется акт. 

• Если заказчик имеет претензии к выполненной работе, то ему необходимо зафиксировать выявленные недостатки в акте. 

• Акт составляет исполнитель или заказчик по договоренности исполнителя, но подписывает первый исполнитель. 

• Акт составляется в двух экземплярах. 

Если компании используют электронный документооборот, то акты, как и многие другие документы они могут составлять в электронной форме. Это экономит время, сокращает расходы на бумагу и упрощает хранение, особенно учитывая то, что по закону закрывающие документы нужно хранить 5 лет. Электронный архив — это безопасное хранение документов, не требующее физического размещения.  

Удобно обмениваться электронными актами выполненных работ с физическими лицами и самозанятыми — это можно делать в сервисе «Подписант». Не нужно распечатывать документы и тратить деньги на доставку курьером или почтой. Если исполнитель и заказчик находятся в разных регионах, логистика может оказаться не только дорогой, но и очень долгой. А в сервисе «Подписант» электронные документы подписываются мгновенно, поэтому исполнитель может приступить к работе незамедлительно. 

Счёт-фактура

Как закрывающий документ, счёт-фактура подтверждает сумму НДС, выставленную продавцом покупателю. На основании счёта-фактуры покупатель может получить налоговый вычет, а продавец — рассчитать НДС для начисления и уплаты в бюджет. 

Счёт-фактура является закрывающим документом от ИП на услуги или товары для ООО или наоборот, если они работают с НДС. При этом ИП без НДС тоже может предоставлять счёт-фактуру в качестве закрывающего документа, но без выделения суммы налога на добавленную стоимость. 

Счёт-фактура бывает разных видов:

• Отгрузочный — выставляют при продаже или отгрузке товара покупателю. 

• Авансовый — выставляют при передаче предоплаты/аванса. 

• Корректировочный — выставляют, если стоимость товара, работ или услуг изменилась.

• Исправленный — выставляют, если обнаруживают ошибку или опечатку и вносят изменения.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ объединяет счёт-фактуру для оплаты и учёта НДС и накладную или другой первичный документ, которые подтверждают факт отгрузки товара, выполнения работ или оказание услуг. УПД введён в 2013 году для упрощения документооборота, чем и пользуются многие компании. 

ФНС разработала форму УПД и рекомендует использовать её в документообороте. Можно разработать и собственную форму УПД для бумажного документооборота, но обязательно учесть, что она должна содержать реквизиты счёта-фактуры и первичного документа. 

В электронном документообороте необходимо использовать утверждённый ФНС формат электронного УПД.