ЮЗЭДО (юридически значимый электронный документооборот) и его преимущества

Термин ЮЗЭДО — это результат сокращения понятия «юридически значимый электронный документооборот». Расскажем подробно, что это такое и какими преимуществами обладает юридически значимый ЭДО. 

Определение ЮЗЭДО

Подключение к системе ЮЗЭДО через оператора электронного документооборота является способом ухода от рабочих процессов с использованием бумажных документов. В системе юридически значимого электронного документооборота субъекты хозяйственной деятельности обмениваются цифровыми документами, которые юридической значимостью наделяет электронная подпись (ЭП). Такие документы становятся аналогами бумажных, подписанных от руки. 

Что даёт внедрение ЮЗЭДО

Независимо от выбора оператора системы электронного документооборота ЮЗЭДО обладает следующими преимуществами:

• сокращение времени создания, согласования и передачи документов;

• снижение риска ошибок, утери и порчи документов;

• сокращение административных расходов на печать и отправку документов — не нужно дублировать документы на бумаге и оплачивать доставку;

• сокращение расходов на хранение юридически значимых документов — все документы хранятся в электронном архиве на сервере;

• быстрый поиск документов — нужные файлы находятся за секунды. 

Юридически значимые электронные документы принимают госорганы, исключения минимальны и касаются только тех документов, которые по закону должны передавать только на бумажном носителе. 

С электронными документами в системе ЮЗЭДО можно работать с любого устройства и получать к ним доступ в любое время.  

Какие критерии определяют юридическую значимость электронных документов

Электронный документ в системе ЮЗЭДО будет обладать юридической значимостью как подписанный от руки бумажный документ при соблюдении двух условий:

• он содержит обязательные реквизиты, такие как название, номер, наименование организации, имя подписанта, дата составления, электронная подпись;

• гарантирована подлинность электронной подписи и защита от изменений. 

Если эти условия соблюдены, считается, что документ обладает юридической силой. Его можно использовать в качестве правового аргумента, в том числе в судебных разбирательствах. 

Какая электронная подпись нужна для ЮЗЭДО

В юридически значимом электронном документообороте используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она является наиболее надёжной и защищённой. УКЭП гарантирует отсутствие изменений документа после подписания, позволяет точно определить, кто подписал документ и в какой момент. 

Для работы с УКЭП необходимо специальное программное обеспечение — КриптоПро CSP. Программа устанавливается на рабочее место и позволяет подписывать документы в системе ЮЗЭДО. 

Внутренний и внешний ЮЗЭДО

Юридически значимый электронный документооборот используют как внутри компании, так и при взаимодействии с контрагентами и госорганами. По этому принципу и различают внутренний и внешний ЮЗЭДО. 

На уровне взаимодействия отделов компании ЮЗЭДО позволяет:

• создавать и отправлять организационные, нормативные, распорядительные документы;

• вести финансовую и другую отчётность;

• участвовать в закупках; 

• вести кадровый учёт.

При взаимодействии с контрагентами ЮЗЭДО позволяет обмениваться самыми разными документами по сделкам, в том числе платёжными. Обмен электронными документами ускоряет рабочие процессы и сокращает издержки. Отправить электронный документ контрагенту можно в удобное время из любой точки мира, имея доступ к интернету. При этом контрагенты не обязаны использовать одну и ту же систему ЭДО — если операторы разные, но в большинстве случаев для обмена электронными документами можно настроить роуминг. В СФЕРА Курьер роуминг настраивается бесплатно, а оплачиваются только исходящие документы. Можно выбрать веб-сервис и обойтись без дополнительных настроек для обмена документов или провести интеграцию с другими учётными системами, используемыми в компании.