Восстановление бухгалтерского учёта: по каким причинам требуется и как проводится

Штрафы, пени, требования, вызовы в налоговую и блокировка расчётного счёта могут указывать на проблемы в бухгалтерии. Определить, откуда они появились, бывает непросто. И для этого проводят восстановление бухгалтерского учёта и отчётности.

Что такое восстановление бухгалтерского учёта?

Так называют отражение в бухучёте пропущенных операций и включение в учёт отсутствующих первичных документов за определённый период времени — неделю, месяц, квартал, полугодие или год.

Восстановление может быть полным или частичным, если требуется исправить только определённый раздел учёта.

В обоих случаях происходит коррекция внесённых данных или добавление новых, что подразумевает необходимость пересчёта налогов и подачи исправленных отчётов.

По каким причинам возникает необходимость восстановления бухгалтерского учета?

Перечислим основные случаи:

1. Бухгалтерией занимался сотрудник без должного опыта, что привело к ошибкам в учёте, неправильному подсчёту налогов и составлению некорректных отчётов.

2. Штатная бухгалтерия была перегружена работой, возникли ошибки из-за невнимательности и недостатка концентрации. Это могло привести к введению неправильных данных и отправке отчётов по неверному адресу.

3. Постоянная смена сотрудников в бухгалтерии привела к потере документов и контекста по различным задачам. Разные специалисты непродолжительное время вели учёт, поэтому данные расходились.

4. Какое-то время бухгалтерский учёт не вели, так как на замену уволившемуся бухгалтеру искали нового. Важно отметить, что, согласно закону, должны вести бухгалтерский учёт все юрлица, а индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности.

5. Организация утратила первичку.

Это может произойти по разным причинам: стихийные бедствия, кража, пожар, повреждение имущества, заражение вирусом программы учёта или утрата доступа к ней.

Если такое случилось, в первую очередь следует запросить у контрагентов копии документов. Это наиболее простой и эффективный способ восстановления учёта. Если контрагент откажется или у него возникнут трудности с предоставлением копий, следует сформировать комиссию на основании приказа руководителя и составить акт с описанием отсутствующих документов.

6. Контролирующие органы уведомили о выявлении ошибок.

Налоговая проверяет цифры в декларациях, применяя контрольные соотношения, и выявляет ошибки по отклонениям. Например, при упрощённой системе налогообложения налоговая анализирует доходы и расходы, сопоставляя их с данными из выписок по счетам и кассе. Если имеются расхождения с декларацией, будет требование предоставить пояснения.

Как восстановить бухгалтерский учёт?

Для начала восстановления бухгалтерского учёта необходимо провести анализ и выяснить:

1. Какие первичные документы отсутствуют в организации и по каким операциям.

2. Какие налоги нужно пересчитать и какие отчеты исправить.

3. За какой период необходимо восстановление.

Дальше требуется выполнение таких действий:

• Проведение инвентаризации расчётов, проверка наличия материалов на складах, основных средств и нематериальных активов.

• Запрос актов сверок с контрагентами за определённый период.

• Проведение отсутствующих документов, восстановление банковских операций, платёжных ведомостей и т. д.

• Запрос у контрагентов дубликатов недостающих документов.

• Пересчёт налогов после внесения данных.

• Формирование и сдача исправленных отчётов.

Срок возможной налоговой проверки составляет 3 года. Поэтому необходимо восстановить первичные документы за текущий год и три предыдущих.

Кроме того, срок хранения первичных документов составляет 5 лет. Поэтому налоговая служба может запросить документацию за весь указанный период. Такое часто встречается при проверке партнёров. Как правило, контрагенты заинтересованы в предоставлении копий и дубликатов документов, поэтому чаще всего сложностей не возникает.

Чего ожидать при возникновении проблем с бухгалтерским учётом?

В первую очередь — штрафов:

• Несоблюдение правил бухгалтерского учёта может привести к привлечению руководителя организации к административной ответственности. При первом нарушении — штраф в размере от 5 000 до 10 000 ₽, а при повторном — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет.

• Если компания уклонялась от подачи деклараций, не выплачивала налоги в бюджет, существует вероятность привлечения руководителя к уголовной ответственности. Для этого сумма неуплаченных налогов за три года подряд должна составлять не менее 15 000 000 ₽. В таком случае возможны штраф до 500 000 рублей, принудительные работы с ограничением права занимать руководящие должности или арест на срок до 6 месяцев.

• За отсутствие первичных документов на предприятии и выявление нарушений возможно наложение штрафа в размере 10 000 ₽ за каждое правонарушение в рамках одного налогового периода и 30 000 ₽, если нарушение произошло в разные периоды.

• Непредставление первичных документов может повлечь за собой штраф от 300 до 500 ₽ за каждый отсутствующий документ.

• Уменьшение налоговой базы приведёт к наложению штрафа в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Это не полный список штрафных санкций, каждый случай рассматривается индивидуально.

Ведение бухгалтерского документооборота в электронном виде помогает сократить количество ошибок и потерь важных документов. Сервис сдачи электронной отчётности позволяет вовремя отчитываться не только перед ФНС, но и перед другими контролирующими органами. И такой сервис можно подключить бесплатно при открытии расчётного счёта в СберБанке.