Виды первичных документов и требования к их оформлению

Каждый факт хозяйственной деятельности необходимо подтверждать первичным учётным документом. Он составляется как в бумажном, так и в электронном виде. При проверках налоговики и аудиторы проверяют первичные документы в первую очередь. Их отсутствие может вызвать сомнения, что налоги рассчитаны верно. А также за это назначают штрафы. В статье расскажем о видах первичных документах и о правилах их оформления. 

Что относится к первичным документам бухгалтерского учёта?

В зависимости от того, какие виды операций совершает компания, и от особенностей бухгалтерского учёта перечень первичной документации меняется. Но можно сформировать список обязательной первички — стандартных документов, оформляемых бухгалтерией на разных этапах сделки:

• договор оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров и счёт на оплату — оформляют, когда договариваются о сделке;

• кассовый чек, квитанция к приходному ордеру или бланк строгой отчётности — при оплате наличными, выписка с банковского счёта — при электронном расчёте;

• товарная накладная, товарный чек, акт выполненных работ или оказанных услуг — оформляют, когда покупателю передают товар, по факту выполненных работ или оказанных услуг. 

Эти документы обязательны для учёта расходов при определении налоговой базы. 

Требования к первичным документам

Правила и порядок оформления, содержание и формы первичных документов регламентируются ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011. Кроме того, во внимание принимают требования Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021. 

Первичные документы оформляются, как правило, на русском языке. Если на иностранном, когда этого требует страна, в которой компания ведёт деятельность, то делают построчный перевод. Суммы отображаются в рублях, но если стоимость объекта выражена в валюте, то указывают сумму и в валюте, и в рублях. 

Использовать унифицированные формы нужно только для кассовых документов и транспортных накладных. А для всех остальных первичных документов унифицированные формы перестали действовать с 2013 года. То есть формы первички организация может разработать свои и утвердить их в учётной политике. Но нужно помнить, что любой первичный документ должен иметь обязательные реквизиты:

• наименование;

• дату составления и подписания (если отличаются, то две);

• наименование составившей документ организации;

• наименование и содержание факта хозяйственной деятельности;

• единицы измерения (штуки/единицы) и выражение стоимости (рубли);

• Ф.И.О ответственных за проведение операции, должности и подписи с расшифровкой. 

Электронные первичные документы

Если первичные документы оформляются в электронном виде, то все стороны подписывают их электронными подписями. Это наиболее удобный способ формирования первичных документов:

• электронные документы гораздо проще и быстрее подписать — это занимает несколько минут;

• они хранятся в цифровом виде — не нужно дублировать на бумаге и организовывать архив (бумажную первичку по сделкам хранят до 5 лет, а некоторые кадровые документы до 75 лет);

• их невозможно потерять или испортить (когда утеряна бумажная первичка, собирают комиссию, расследуют причины пропажи, а если документы не находят, запрашивают дубликаты у контрагентов). 

Таким образом, обмен электронными первичными документами ускоряет процессы и сокращает издержки. 

Сейчас компании обмениваются с контрагентами электронными договорами, счетами-фактурами, корректировочными первичными документами, актами. С 2022 года в электронный формат переводятся перевозочные документы — транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, договор фрахтования, заказ и заявка, путевой лист. Пока нет обязательства оцифровывать транспортную документацию, но уже сейчас многие компании переходят на обмен электронными перевозочными документами, так как это проще, удобнее и быстрее. 

Если в первичке допустили ошибку

Когда бумажный документ уже принят к учёту, но в нём есть ошибка, возможность исправления зависит от вида документа. Так, например, нельзя исправить приходный или расходный кассовый ордер, платёжное поручение или иные банковские документы, бланк строгой отчетности, используемый вместо чека ККТ. В этих случаях составляют новые документы. В других бумажных документах можно исправить ошибку зачёркиванием и написанием верных данных с проставлением печати «Исправлено» или «Верно» и подписи ответственного лица. 

Для электронных счетов-фактур и УПД есть корректировочные формы, которые также легко отправляются на согласование и подпись сторонам сделки в цифровых сервисах. 

Налоговая инспекция может истребовать первичные документы по сделкам или контрагентам. Их нужно представить в срок от 5 до 30 дней в зависимости от обстоятельств истребования и видов документов. В сервисе СФЕРА Отчётность можно отправить любые документы в госорганы за несколько минут. Это помогает экономить время и деньги, а также избегать штрафов за пропуск сроков представления отчётности.