Виды ЭДО — внешний и внутренний

В современных реалиях электронный документооборот (ЭДО) — это способ быстро и удобно обмениваться документами, а также безопасно их хранить. Существуют различные виды ЭДО, внедрение которых помогает бизнесу частично или полностью отказаться от бумажного документооборота. Рассказываем о том, какие бывают системы ЭДО и насколько они нужны бизнесу.   

Виды электронного документооборота

Выделяют внутренний, внешний электронный документооборот и ЭДО B2G:

1. Внутренний ЭДО — это обмен документами между сотрудниками компании, подразделениями, филиалами, представительствами. 

2. Внешний ЭДО — это обмен документами с контрагентами и партнёрами. 

3. ЭДО B2G — это электронный обмен документами между бизнесом и государством, органами власти, в том числе судебными, различными государственными и информационными системами. 

Какие есть системы электронного документооборота внутри организации

Внутренний ЭДО подразделяется на:

• бухгалтерский;

• кадровый;

• управленческий;

• производственный;

• торговый;

• складской. 

Все эти системы электронного документооборота (СЭД) в России представлены в разных вариациях: это может быть веб-сервис, который не требует установки специального программного обеспечения, или коробочный продукт в виде предоставляемого разработчиком ПО. Некоторые коробочные СЭД дорабатываются с учётом индивидуальных потребностей организации, а также программное обеспечение для электронного документооборота может быть разработано на заказ. 

Внутренний ЭДО компании и ИП могут внедрять постепенно, планомерно связывая системы и сервисы в единую базу. 

Внешний ЭДО

Системы внешнего ЭДО нужны бизнесу для передачи, приёма, обработки и хранения документов с контрагентами, партнёрами, исполнителями (например, физическими лицами или самозанятыми), клиентами. 

Существуют два вида внешнего электронного документооборота:

• B2B — это взаимодействие между компаниями и ИП;

• B2C — это взаимодействие бизнеса с конечными потребителями (например, когда происходит подписание электронных документов при выдаче онлайн-займов).

Внешний ЭДО позволяет обмениваться как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованными называются документы, для которых утверждён формат (счета-фактуры, УПД и др.). А неформализованные документы, например, гарантийные письма, договоры, создаются в свободном формате. И чем больше форматов поддерживает система ЭДО, тем больше документов компания может перевести в цифровой вид. К примеру, сервис СФЕРА Курьер для обмена документами с контрагентами поддерживает 260+ типов документов и помогает значительно ускорить процессы и сократить издержки. 

Насколько нужен внешний ЭДО, бизнес определяет для себя самостоятельно. Но в некоторых случаях без него не обойтись, например, без электронного документооборота не получится работать с маркетплейсами, маркированными и прослеживаемыми товарами.  

ЭДО B2G 

По сути, ЭДО между бизнесом и государством можно отнести к категории внешнего. Но есть разница: если внешний ЭДО в компании можно организовать по собственным правилам, то правила ЭДО B2G устанавливает государство. 

С помощью ЭДО B2G организации и ИП:

• сдают обязательную электронную отчётность и представляют документы в государственные органы по требованию;

• передают сведения в различные государственные информационные системы (Честный ЗНАК, ЕГАИС, Меркурий и др.);

• отправляют документы в судебные органы;

• участвуют в госзакупках. 

Если компании необходимо выполнять что-то из списка, то внедрение ЭДО B2G — это обязанность, а не необходимость. 

Все виды ЭДО могут быть взаимосвязаны и работать в единой системе компании. В системе внутреннего ЭДО сотрудники компании согласовывают документы с руководителями, в системе внешнего ЭДО — подписывают согласованные с руководством документы с контрагентами, а в систему ЭДО B2G попадают данные из первичной бухгалтерской документации при формировании отчётности для госорганов. 

Такая взаимосвязь при необходимости организуется с помощью интеграций операторов ЭДО и информационных систем. Сервис СФЕРА Курьер можно использовать как веб-сервис или в интеграции с учётными системами организации.