Виды ЭДО — внешний и внутренний


В современных реалиях электронный документооборот (ЭДО) — это способ быстро и удобно обмениваться документами, а также безопасно их хранить. Существуют различные виды ЭДО, внедрение которых помогает бизнесу частично или полностью отказаться от бумажного документооборота. Рассказываем о том, какие бывают системы ЭДО и насколько они нужны бизнесу.
Виды электронного документооборота
Выделяют внутренний, внешний электронный документооборот и ЭДО B2G:
-
Внутренний ЭДО — это обмен документами между сотрудниками компании, подразделениями, филиалами, представительствами.
-
Внешний ЭДО — это обмен документами с контрагентами и партнёрами.
-
ЭДО B2G — это электронный обмен документами между бизнесом и государством, органами власти, в том числе судебными, различными государственными и информационными системами.
Какие есть системы электронного документооборота внутри организации
Внутренний ЭДО подразделяется на:
-
бухгалтерский;
-
кадровый;
-
управленческий;
-
производственный;
-
торговый;
-
складской.
Все эти системы электронного документооборота (СЭД) в России представлены в разных вариациях: это может быть веб-сервис, который не требует установки специального программного обеспечения, или коробочный продукт в виде предоставляемого разработчиком ПО. Некоторые коробочные СЭД дорабатываются с учётом индивидуальных потребностей организации, а также программное обеспечение для электронного документооборота может быть разработано на заказ.
Внутренний ЭДО компании и ИП могут внедрять постепенно, планомерно связывая системы и сервисы в единую базу.
Внешний ЭДО
Системы внешнего ЭДО нужны бизнесу для передачи, приёма, обработки и хранения документов с контрагентами, партнёрами, исполнителями (например, физическими лицами или самозанятыми), клиентами.
Существуют два вида внешнего электронного документооборота:
-
B2B — это взаимодействие между компаниями и ИП;
-
B2C — это взаимодействие бизнеса с конечными потребителями (например, когда происходит подписание электронных документов при выдаче онлайн-займов).
Внешний ЭДО позволяет обмениваться как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованными называются документы, для которых утверждён формат (счета-фактуры, УПД и др.). А неформализованные документы, например, гарантийные письма, договоры, создаются в свободном формате. И чем больше форматов поддерживает система ЭДО, тем больше документов компания может перевести в цифровой вид. К примеру, сервис СФЕРА Курьер для обмена документами с контрагентами поддерживает 260+ типов документов и помогает значительно ускорить процессы и сократить издержки.
Насколько нужен внешний ЭДО, бизнес определяет для себя самостоятельно. Но в некоторых случаях без него не обойтись, например, без электронного документооборота не получится работать с маркетплейсами, маркированными и прослеживаемыми товарами.
ЭДО B2G
По сути, ЭДО между бизнесом и государством можно отнести к категории внешнего. Но есть разница: если внешний ЭДО в компании можно организовать по собственным правилам, то правила ЭДО B2G устанавливает государство.
С помощью ЭДО B2G организации и ИП:
-
сдают обязательную электронную отчётность и представляют документы в государственные органы по требованию;
-
передают сведения в различные государственные информационные системы (Честный ЗНАК, ЕГАИС, Меркурий и др.);
-
отправляют документы в судебные органы;
-
участвуют в госзакупках.
Если компании необходимо выполнять что-то из списка, то внедрение ЭДО B2G — это обязанность, а не необходимость.
Все виды ЭДО могут быть взаимосвязаны и работать в единой системе компании. В системе внутреннего ЭДО сотрудники компании согласовывают документы с руководителями, в системе внешнего ЭДО — подписывают согласованные с руководством документы с контрагентами, а в систему ЭДО B2G попадают данные из первичной бухгалтерской документации при формировании отчётности для госорганов.
Такая взаимосвязь при необходимости организуется с помощью интеграций операторов ЭДО и информационных систем. Сервис СФЕРА Курьер можно использовать как веб-сервис или в интеграции с учётными системами организации.


Сфера Документы

Сфера Торговля

Сфера Отчётность
