Виды документов и их классификация

Документы классифицируют по видам для удобства поиска информации, определения доступов к ней, а также для выявления, к какой сфере деятельности бизнеса они относятся. В статье разберём, какие виды документов бывают, а также какую пользу может принести их систематизация. 

Классификация № 1. По характеру информации

Классификация документов по характеру информации включает в себя: 

1. Кадровые. Это все документы, связанные с сотрудниками. Сюда входят трудовые договоры, приказы о приёме на работу и увольнениях, отчёты о рабочем времени, командировочные и отпускные документы и многое другое. Выделять кадровые документы в отдельный вид необходимо, чтобы работодатель и работники могли удостовериться в соблюдении трудового законодательства, отслеживать эффективность трудовой деятельности. 

2. Юридические. В эту категорию входят, в первую очередь, договоры с контрагентами и клиентами и дополнительные соглашения к ним. Юридические документы устанавливают права и обязанности сторон, за нарушение которых можно привлечь к ответственности, в первую очередь, к гражданско-правовой — например, взыскать неустойку за просрочку исполнения обязательств. К юридическим документам можно отнести и лицензии, всевозможные результаты общих собраний учредителей — в общем, всё то, без чего ведение бизнеса было бы нелегальным.

3. Финансовые. К ним относятся бухгалтерские и налоговые документы — от отчётности до сведений о состоянии счетов. Отдельная классификация финансовых документов необходима, чтобы руководство бизнеса понимало, сколько у них ресурсов, где они могут добыть ещё, есть ли перед кем задолженности, как можно оптимизировать финансовую нагрузку и что для этого нужно сделать. 

Классификация № 2. По степени конфиденциальности

По степени конфиденциальности документы подразделяются на открытые и закрытые:

1. Открытые. Это документы, доступные всем сотрудникам или контрагентам без ограничений. Например, это может быть положение об охране труда — с ним должны ознакомиться все работники. Или устав организации, с которым при необходимости могут ознакомиться контрагенты. 

2. Закрытые. Это документы, доступ к которым имеют только строго определённые лица в силу их должностных или управленческих обязанностей. Например, работать с персональными данными клиентов могут только менеджер по продажам, бухгалтер и юрист. Водителю или заведующему по хозяйству иметь доступ к этим документам не нужно. Но, в свою очередь, водитель участвует в оформлении путевых листов, чего не делает юрист, а заведующий по хозяйству знает, что нужно докупить в компанию из инвентаря, чего может не знать (да и не должен) менеджер по продажам. 

В сервисе электронного документооборота (ЭДО) СФЕРА Курьер можно настроить роли сотрудников, определив, кому какая информация будет доступна. При необходимости права работника можно будет ограничить или, напротив, расширить. Также система позволяет настраивать маршруты согласования документов. 

Классификация № 3. По форме представления

Классификация документов в делопроизводстве по форме представления выглядит следующим образом:

1. На бумаге. Несмотря на век цифровых технологий, бумажные документы продолжают иметь вес в бизнесе. Многие предпочитают работать по-старинке, полагая, что информация на бумаге более «реальна» и надёжна. 

2. В электронном виде. Обмен документами через сервисы ЭДО — это экономия на распечатке, курьерской доставке. Цифровые документы также очень сложно подделать, поскольку они подписаны электронной подписью, фиксирующей все данные о владельце и время подписания. Проставить подпись задним числом или внести несогласованные изменения в документе не получится. В электронном виде можно обмениваться самыми разными документами — от договоров с контрагентами до отчётности в налоговые органы. Все они будут обладать юридической силой наравне с бумажными. 

В чём польза классификации документов по назначению или другим критериям?

Классификация по основным видам документов поможет бизнесу систематизировать информацию, быстро находить её (например, по запросу от клиента или государственного органа), соблюдать требования законодательства, обеспечивать конфиденциальность и сохранность. Также систематизация информации поможет повысить эффективность бизнес-процессов.