Унифицированные формы электронных документов: зачем нужны и какие используют уже сейчас

Электронный документооборот (ЭДО) между хозяйствующими субъектами представляет собой обмен юридически значимыми документами в цифровом формате. Электронные документы, как и бумажные, должны быть упорядочены, иметь определённую форму и содержание, соответствовать общепринятым стандартам в области делопроизводства и документооборота. С этой целью ФНС России разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации. В статье расскажем о стандартах для систем электронного документооборота и установленных форматах электронных документов.

Почему в ЭДО нужны стандарты

Для понимания вопроса можно сравнить EDI и ЭДО. Система EDI (Electronic Data Interchange) предназначена для обмена электронными данными между контрагентами. Она позволяет отправлять и получать информацию, обеспечивающую ускорение бизнес-процессов: уведомления, сообщения, заказы, каталоги, логистические документы. То есть это электронные документы, которые носят ознакомительный характер, поэтому здесь юридическая значимость не является обязательной. Установленных форм и стандартов в области электронного документооборота EDI нет. Хотя, как и все системы электронного документооборота, EDI должна соответствовать требованиям ГОСТ. 

В системе ЭДО контрагенты обмениваются документами, которые служат основанием для принятия покупателем товаров (работ или услуг) и сумм НДС к вычету, поэтому они должны иметь юридическую силу. Для этого в системе ЭДО документы подписывают электронной подписью. А для удобства как хозяйствующих субъектов, так и государственных органов, необходим единый стандарт оформления — установленные формы электронных документов. 

Какие форматы электронных документов и требования к их оформлению есть уже сейчас

Концепция ФНС России направлена на нормативное правовое регулирование в области создания электронных документов, их подписание с обеспечением юридической значимости и хранение. Основная цель — сформировать оптимальные пути и способы цифровизации документооборота в России, которые будут соблюдать интересы и участников рынка, и органов государственной власти. 

Для реализации этой цели ФНС:

• Разрабатывает востребованные форматы электронных документов.

• Создаёт условия комфортного использования электронных подписей.

• Создаёт единые технологические правила электронного обмена и хранения документов.

• Работает над стандартизацией ЭДО. 

• Создаёт комфортные условия взаимодействия хозяйствующих субъектов с органами контроля и исполнительной власти. 

• Развивает международный ЭДО. 

Уже сейчас есть несколько унифицированных форм документов, которыми ФНС призывает пользоваться. Они носят рекомендательный характер. То есть налогоплательщик самостоятельно решает, будет ли он использовать эти или самостоятельно разработанные документы. Но многие компании отмечают, что именно унифицированные формы удобнее использовать для отражения фактов хозяйственной деятельности. 

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ предоставляет возможность объединения информации, которая отражается в первичных учётных документах и счетах-фактурах, исключая дублирование и нарушение законодательства. 

Загрузить

Универсальный корректировочный документ (УКД)

Универсальный корректировочный документ оформляется, когда в УПД необходимо внести изменения в первичные учётные документы и счета-фактуры по общей стоимости товаров (работ или услуг) или переданных имущественных прав.

Загрузить

Акт о расхождении по форме ТОРГ-2

Этот документ оформляется, если полученная продукция не соответствует по качеству, товарным свойствам, наименованиям, внешнему виду и другим заявленным признакам.

Загрузить

Товарная накладная по форме ТОРГ-12

Это первичный учётный документ, на основании которого оформляют отпуск товарно-материальных ценностей контрагентам и ведут учёт выполненных операций. Документ оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца покупателю. 

Загрузить

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Этот документ подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он служит приложением к договору подряда и основанием для завершения расчётов с исполнителем. 

Загрузить

Электронная транспортная накладная, сопроводительная ведомость и заказ-наряд

С 12 января 2022 года действуют унифицированные формы электронных перевозочных документов — транспортной накладной, сопроводительной ведомости, заказ-наряда. Они через оператора ЭДО передаются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему, обеспечивающую взаимодействие участников рынка грузоперевозок. 

Загрузить

С электронными перевозочными документами можно работать в сервисе ЭТрН от СберКорус. А все остальные перечисленные выше документы легко создавать и передавать контрагентам через сервис ЭДО СФЕРА Курьер. Сервис поддерживает более 260 типов документов. Можно обмениваться структурированными документами, утверждёнными ФНС России и Минфин, и документами в свободном формате. 

В таблице ниже представлена нормативная документация, которая утверждает и регулирует использование унифицированных форматов электронных документов.