Большинство маркетплейсов работает с электронными документами, и продавцы обязаны подключаться к сервисам электронного документооборота (ЭДО). С их помощью можно обмениваться универсальными передаточными документами (УПД), работать с маркированными и прослеживаемыми товарами, передавая данные в Честный знак, избегать штрафов от торговых площадок за несвоевременно сданные накладные и акты.

В статье ответим на пять самых распространённых вопросов, связанных с ЭДО с маркетплейсами (Ozon, Wildberries, Мегамаркет и другие).

Вопрос № 1. Какими документами чаще всего обмениваются через ЭДО с маркетплейсами?

Через сервисы ЭДО продавцы чаще всего передают следующие типы документов:

• УПД, счета-фактуры и прочая «первичка» — необходимы для товароучёта, подтверждения хозяйственных операций и в некоторых случаях для учёта НДС;

• акты приёмки товаров — оформляются для подтверждения принятия маркетплейсом товаров от продавца в определённом количестве и надлежащем качестве;

• корректировочные документы — создаются при изменении цен, обнаружении недостачи, бракованных изделий;

• отчёты о реализации — документы, связанные с объёмом продаж, комиссиями, возвратами товаров, проведённых выплатах и удержаниях;

• акты сверки взаиморасчётов — необходимы для проверки правильности начислений и выплат, а также удержаний от маркетплейса;

• уведомления и претензии — при возникновении споров между сторонами данными видами документов также можно обмениваться электронно.

Вопрос № 2. Почему нужен ЭДО, когда документами можно обмениваться через личный кабинет маркетплейса?

В большинстве случаев через личный кабинет маркетплейса обмениваются копиями документов (например, сканами или фото бумажных версий) или Excel-таблицами, файлами в формате pdf (от англ. Portable Document Format — формат переносимых документов). Это удобно для быстрой сверки информации, однако обмен документами через личный кабинет в маркетплейсах не является юридически значимым.

Юридическая значимость документооборота означает, что:

• электронные документы приравнены к бумажным по юридической силе;

• на их основании можно вести учёт, исполнять обязательства перед контрагентами и государством;

• электронные документы можно предъявлять государственным органам при возникновении у них каких-либо вопросов или при проведении проверок (например, со стороны ФНС);

• их можно использовать как доказательства в суде.

Вдобавок, некоторые виды документом по закону должны оформляться в определённых форматах (например, УПД или счета-фактуры). Соблюсти все эти условия можно, только подключившись к сервису ЭДО у аккредитованного оператора.

Вопрос № 3. Кто обязательно должен подключаться к ЭДО с маркетплейсами?

Обязательный ЭДО с маркетплейсами необходим следующим категориям продавцов:

• тем, кто работает с маркированными и прослеживаемыми товарами — это необходимо, чтобы передавать данные об обороте товаров в Честный знак;

• плательщикам НДС — поскольку по закону отчётность по НДС должна быть передана в электронном виде, то и «первичкой» предпочтительно обмениваться электронно, и большинство маркетплейсов работает с продавцами на НДС строго в цифровом формате;

• на некоторых торговых площадках — продавцы ювелирных изделий, при сотрудничестве с определёнными складами или дарксторами.

Вопрос № 4. Свободен ли продавец в выборе оператора ЭДО при сотрудничестве с маркетплейсами?

Да, продавцы могут выбрать того оператора ЭДО, сервисы которого им наиболее удобны, выгодны. Большинство операторов ЭДО поддерживают настройку роуминга с сервисами конкурентов без дополнительной оплаты со стороны пользователей. Достаточно будет отправить приглашение контрагенту или следовать инструкциям своего провайдера.

Вопрос № 5. Как выглядит схема подключения к ЭДО с маркетплейсами для продавца?

В большинстве случаев подключение к ЭДО со стороны продавца выглядит следующим образом:

• получение квалифицированной электронной подписи (КЭП): ИП и руководителям компаний можно оформить её в удостоверяющем центре ФНС, а сотрудникам — в аккредитованных Минцифры РФ коммерческих удостоверяющих центрах (например, в Сбер2B ЭДО);

• выбор оператора ЭДО;

• регистрация и настройка профиля в сервисе ЭДО, при необходимости — заказ интеграции сервиса оператора с вашей учётной системой;

• отправка заявки в маркетплейс на подключение ЭДО — необходимо указать идентификационный номер участника документооборота и прочие данные, которые попросит торговая площадка;

• настройка роуминга (при необходимости);

• проведение тестового обмена документами с маркетплейсами.

Также рекомендуется прописать внутренние регламенты, связанные с ЭДО с маркетплейсами: кто отвечает за отправку и подписание документов (для разных типов документов могут быть отдельные ответственные), описать процесс согласования расхождений, корректировки ошибок, сроков оформления и прочие нюансы.