Счет-фактура: оформляем, выставляем, подписываем

Счет-фактура – важный документ в налоговом и бухгалтерском учете. Он необходим для того, чтобы подтверждать операции, связанные с передачей товаров, оказанием услуг или выполнением работ, и служит основанием для возврата НДС и освобождения от уплаты этого налога. Вот почему от грамотного заполнения данного документа зависит очень многое.

Рассказываем, как правильно составлять счет-фактуру, в каких случаях документ выставляется и как его заполнять.

Кто составляет?

В целом, данный вид документа должны составлять все плательщики НДС по облагаемым операциям. Однако в ряде случаев такая обязанность ложится на плечи и тех, кого обычно налог на добавленную стоимость не касается. Например, побудить к выставлению счета-фактуры, может ситуация, когда вы получили аванс на будущие поставки; совершаете на территории РФ операции, облагающиеся НДС; освобождены от НДС по ст. 145, 145.1 НК РФ (составляйте счета-фактуру с отметкой «без НДС»). Также к этим основаниям относятся операции, совершаемые налоговыми агентами, посредниками и в экспортном формате.

Если поставщик не будет предоставлять счет-фактуру на отгруженный товар или оказанную услугу, это станет серьезным нарушением. Данные факты вполне могут обернуться штрафом.

Когда выставляется?

Оформить и выставить счет-фактуру необходимо в течение 5 календарных дней с отгрузки продукции или оказания услуг. Для авансовых платежей правило такое же, но отсчитывать эти пять дней уже нужно с момента получения оплаты в счет будущих поставок.

И хотя штрафы за нарушение срока предоставления данного документа не предусмотрены, задержка может привести к нарушениям налогового законодательства и вызвать проверку или сложности при аудите компании. Поэтому рекомендуется всегда соблюдать сроки и вести корректный и точный учет своих операций.

Когда счет-фактура не требуется

Счет-фактуру не нужно выставлять, если операция не облагается НДС – например, не является объектом НДС, освобождена от уплаты налога, либо компания применяет спецрежимы налогообложения: УСН или ЕСН. Если такой продавец все-таки ошибочно выставляет счет-фактуру, значит, покупатель обязан подать декларацию по НДС и заявить сумму к вычету.

Какой счет-фактуру выставлять?

Электронный документ (исключительно в формате XML!) имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, если его передали через оператора электронного документооборота и подписали с помощью КЭП.

Обычно налогоплательщик сам выбирает, в каком виде выдавать счет-фактуру. Но если ведутся операции с прослеживаемыми товарами, должны оформляться только электронные счета-фактуры. Исключением являются ситуации, упомянутые в ст. 169 НК РФ:  продажа товаров физлицам и самозанятым; реализация и перемещение прослеживаемых товаров из РФ (экспорт или реэкспорт) и в государства-члены ЕАЭС.

В этих случаях продавцы формируют электронный счет-фактуру, а покупатели обязаны обеспечить его получение в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Как выставлять и заполнять?

Здесь нужно ориентироваться на данные из Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.

В табличный раздел нужно вносить сведения о реализуемых товарах (работах, услугах), имущественных правах (п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).

В авансовых счетах-фактурах графы 2-6 и 10-11 можно оставить пустыми.

Графы 12, 12а и 13 заполняются по прослеживаемым товарам при их реализации (в том числе в составе комплектов) и при передаче таких товаров в составе выполненных работ.

Счет-фактуру подписывают руководитель компании и главбух (или иные уполномоченные лица).  

Про спецрежим

Компании, работающие на УСН, ПСН, ЕСХН, не обязаны выдавать счета-фактуры и предоставлять декларацию по НДС. Но  они могут это сделать по своей инициативе – например, чтобы сохранить клиента. Законодательством это не запрещено. Однако при этом контрагент имеет право заявить сумму к вычету, что повлечет для организации на спецрежиме подачу декларации и уплату НДС.

Заполнение декларации по НДС для организаций на спецрежимах имеет свои особенности. Вот важная памятка:

Раздел 1 "Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет".

• В строке 010 укажите код по ОКТМО по месту уплаты НДС.

• В строке 020 — КБК по НДС.

• В строке 030 — сумму НДС, отраженную в счетах-фактурах и подлежащую уплате. Этот показатель должен быть равен сумме, указанной в строках 070 раздела 12.

• Строки 040–095 в разделе 1 не требуется заполнять.

Раздел 12 "Сведения из счетов-фактур, выставленных лицами, указанными в п. 5 ст. 173 НК РФ".

• В строках 020–080 отразите данные из выставленных счетов-фактур: номер, дата, сумма налога, предъявленного покупателем, стоимость товаров с налогом из графы 9.

Декларацию по НДС необходимо подать не позднее 25 числа месяца, идущего за кварталом, в котором выставлялся счет-фактура.

Налог, сумма которого перечисляется на ЕНС, уплачивается тремя долями не позже 28 числа каждого месяца, идущего за кварталом, в котором подавалась отчетность.

Ошибки и корректировки

Если ошибки, допущенные в счете-фактуре, затрудняют возможность получить вычет либо был указан неверный реквизит плательщика налога, компания должна выписать откорректированный документ. Так же необходимо поступить, если произошло изменение стоимости продукции на фоне изменения цены или количества уже реализованного товара (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Верно составленные счета-фактуры служат залогом грамотного ведения бухгалтерии, а гарантией качественного функционирования предприятия является оптимизация бизнес-процессов. Чтобы ничего не упустить, опирайтесь на шпаргалки, чек-листы и памятки, которые составили эксперты СберКорус для руководителей компаний.

Кроме того, прямо сейчас в СберКорус действуют выгодные акции, которые облегчат многие бизнес-вопросы и позволят разумно сэкономить. Подробности – по ссылке.