Если самозанятый аннулировал чек: как обосновать расходы?

Иногда в компаниях, работающих с самозанятыми, случаются неприятные ситуации. Например, с плательщиком налога на профессиональный доход заключили договор на оказание услуг или выполнение работ. Все было сделано в срок, деньги за работу выплачены, но исполнитель вдруг аннулировал чек. Что делать заказчику? Может ли он в такой ситуации обосновать расходы?

Учет расходов при работе с самозанятыми

Чек за оказанную услугу или сделанные работы самозанятый формирует через приложение «Мой налог».

По закону чек необходимо передать либо в момент расчета, либо не позднее девятого числа, следующего за месяцем, когда пришел расчет (если оплата осуществлялась безналичным способом). При оплате наличными самозанятый обязан выдать заказчику чек на месте получения средств. 

Также у заказчика есть право учесть деньги, выплаченные самозанятому исполнителю, при определении своей налоговой базы, а именно:

• налога на прибыль (по налогу на доходы физических лиц для индивидуальных предпринимателей, работающих на общем режиме);

• единого налога на доходно-расходной упрощенной системе налогообложения;

• единого налога (для производителей сельскохозяйственной продукции).

Что делать, если в чеке ошибка?

Если самозанятый по ошибке сформировал чек на большую, чем нужно, сумму, либо по иным причинам вернул клиенту деньги, он может аннулировать чек. 

Но просто исправить сумму мало — ему необходимо объяснить, почему это пришлось сделать (этого требует закон от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ). Это тоже можно сделать в приложении.

Что делать заказчику?

Все зависит от конкретной ситуации.

Если самозанятый вернул деньги и аннулировал чек, заказчик должен внести коррективы в свою налоговую базу. 

Если же при аннулированном чеке деньги назад не поступили, заказчику стоит требовать новый чек — только он позволит обосновать расходы. 

В ситуации, если чек аннулирован, но нового нет и возврат денег не был произведен, у заказчика возникает полное право сообщить об этом в ФНС — по его требованию налоговая служба может организовать проверку самозанятого. Обращение важно отправить как можно скорее. Необходимо дополнить его копиями договора или акта выполненных работ, а также документов, подтверждающих сам факт оплаты. 

Если чек будет аннулирован, у вас останется документ, подтверждающий выполнение оговоренных работ в должном объеме и в срок. 

Сделать документооборот с самозанятыми максимально прозрачным поможет сервис «Подписант». Подписывайте юридически значимые документы с исполнителями онлайн за несколько минут: не тратьте время на ожидание подписанных копий договора и актов выполненных работ, сократите расходы на почтовые отправки и курьерские службы. Самозанятый сможет подключиться к сервису по ссылке-приглашению за несколько минут. Простую электронную подпись сервис предоставляет бесплатно.