Расчёт расхода топлива по путевому листу и порядок списания

Во многих организациях ГСМ (различные виды топлива и смазочные материалы) являются существенной статьёй расходов. Поэтому необходимо правильно вести учёт топлива и обосновывать такие расходы, чтобы при списании не возникало сложностей. Расскажем, какую роль в учёте ГСМ играет путевой лист, как рассчитывается расход топлива и что нужно учесть при списании. 

Путевой лист как один из способов определения количества использованных ГСМ

В путевом листе (ПЛ) отражают подробную информацию о поездках и перевозках. В том числе в таком первичном документе есть раздел «Движение горючего», где отражают количество топлива в баке до выезда транспорта, сколько заправили при выполнении перевозки и остаток топлива при возвращении транспорта на стоянку. Эти данные не входят в число обязательных реквизитов путевого листа из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, однако, если компания планирует использовать ПЛ в качестве обоснования производственной необходимости расходов на топливо, указывать их нужно. 

В путевом листе можно указывать как нормативный, так и фактический расход топлива. Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р определяет нормы списания ГСМ по видам транспорта для всех организаций. Но использовать эти стандарты или нет, компании решают самостоятельно. Допускается разработка собственных стандартов. А также нормативы можно не использовать вовсе: налоговый кодекс не требует нормировать затраты на ГСМ. Можно вносить данные в путевой лист на основании фактического потребления топлива, определяемого актом контрольного замера расхода ГСМ, который составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля. 

Путевой лист — обоснование затрат, но не основание для списания

Путевой лист — это первичный документ, который используется для обоснования затрат. Но списание происходит на основании актов о списании ГСМ. 

Для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам налогоплательщик может использовать также данные по тахографу, ГЛОНАСС и GPS, причем вместе с путевым листом или без него, если для организации ПЛ необязателен. Нужно помнить, что путевые листы обязаны использовать все транспортные предприятия, чья деятельность связана с перевозкой пассажиров и грузов (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). 

Расчёт расхода топлива по нормативным показателям 

Если компания использует автомобиль, нормативы для которого указаны в Распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, можно применять соответствующие формулы и показатели. Для всех типов и моделей автомобилей, а также для специального транспорта в распоряжении определены формулы. 

К примеру, организация использует легковой автомобиль BMW 316i. Чтобы посчитать норму расхода топлива для путевого листа, возьмём формулу из пункта 7 распоряжения:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), 

где:

где Qн — нормативный расход топлива (литры);

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (литры на 100 км);

S — пробег автомобиля (километры);

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме (%).

Базовую норму расхода топлива возьмём из таблицы 7.2.1 по марке автомобиля — 7,7 литров. Пробег автомобиля — из путевого листа: допустим, 100 км. Поправочный коэффициент — зимнюю надбавку — из Приложения № 2: к примеру, для Москвы, это будет 10 %. 

При таких данных нормативный расход топлива составит:

Qн = 0,01 x 7,7 x 100 x (1 + 0,01 x 10) = 8, 47 литров. 

Расчёт расхода топлива по факту

По фактическим показателям расход топлива рассчитывается по простой формуле:

РАСХОД = Qнач + Qвыд − Qост,

где:

Qнач — объем бензина до выезда автотранспорта, рассчитанный на основании предыдущих показаний;

Qвыд — объём заправки в течение смены;

Qост — объём бензина при возвращении транспорта на стоянку.

Допустим, водитель выезжает со стоянки с 5 литрами бензина в баке, в течение смены заправляется на 20 литров, а при возвращении в баке остаётся 10 литров. Тогда расход составит:

РАСХОД = 5 + 20 - 10 = 15 литров.

Порядок списания топлива по путевым листам

В налоговом учёте стоимость ГСМ включается:

• в материальные расходы, если использование автомобиля связано с производством, то есть осуществляются грузоперевозки или пассажирские перевозки (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);

• в прочие расходы, если транспорт используется в служебных целях (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Уменьшить налогооблагаемую базу можно на полную стоимость израсходованного бензина при условии документального подтверждения расходов.

Если используется нормативный расчёт, и фактический расход превышает норматив, правила списания ГСМ по путевым листам должны быть регламентированы отдельным приказом руководителя. Превышение нормы расходы топлива может возникнуть из-за технического состояния автомобиля. В таком случае организация может разработать и утвердить свои повышенные нормы расхода, обосновав их, например, заключением станции технического обслуживания или актом контрольного замера расхода ГСМ. Предприятие может создать комиссию, которая опытным путем установит расход топлива для каждой единицы автотранспорта и зафиксирует его в соответствующем акте. 

Какой путевой лист лучше оформлять для обоснования расходов на топливо — бумажный или электронный?

С 11 марта 2023 года действует электронный формат путевого листа, утверждённый Приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Но можно выбрать и бумажный вариант — в электронном виде путевой лист пока не является обязательным.

Электронный ПЛ оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД. А при бумажном документообороте можно использовать унифицированную форму из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или же разработать собственный бланк и утвердить его в учётной политике.

Независимо от того, какая форма применяется, путевой лист должен содержать обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. 

Что лучше — бумажный или электронный ПЛ, каждая компания выбирает сама. Электронный ПЛ оформлять просто и быстро, что особенно актуально для компаний, которые работают с большим количеством таких документов. 

Оформлять путевые листы, обмениваться ими, а также другими перевозочными документами удобно в сервисе «Транспортный ЭДО» от СберКорус. На оформление и подписание документа в сервисе понадобится несколько минут, при этом исключаются ошибки ручного ввода, а также есть возможность оперативно вносить исправления.