Правила внесения исправлений в трудовую книжку

При заполнении трудовой книжки кадровики стараются быть особенно осторожными, ведь даже маленькая ошибка может стать большой проблемой как для работодателя, так и для сотрудника в будущем. В трудовой книжке можно исправлять ошибки, вносить изменения, но по определённым правилам. 

С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда России № 320н от 19.05.2021, который утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. В этом приказе зафиксированы и правила внесения исправлений. Мы изучили документ и рассказываем, как исправить ошибки в трудовой книжке. 

На титульном листе — зачёркиваем, в разделах трудовой книжки — делаем новую запись 

Работодатель вправе вносить изменения на всех страницах трудовой книжки, но важно помнить, что на титульном листе исправления вносятся путём зачёркивания и написания рядом верного варианта, а в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» — только новой записью о том, что какая-то информация неверна. Это очень важное правило, так как если будут зачёркивания в указанных разделах, документ могут признать недействительным. 

Ошибки на титульном листе

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем. 

Основные правила:

• Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил. 

• Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку. 

• Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую. 

• Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый. 

Как исправлять ошибки на титульном листе: 

• Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.

• На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.). 

• Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии). 

Ошибки в разделе «Сведения о работе»

Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).

Как исправить:

• Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».

• Следующим предложением написать верный вариант. 

• В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления). 

Образец. Как исправить ошибку в трудовой книжке

Ошибки в разделе «Сведения о награждениях»

Этот раздел обычно остаётся пустым. Редкие работодатели вносят туда сведения. Но кадровик может, например, перепутать и в этот раздел записать сведения о работе. 

Как отменить такую запись в трудовой книжке: в этом случае зачёркивать также нельзя, а нужно сделать новую запись и признать предыдущую недействительной, заверить исправление подписью и печатью (при наличии). 

Как сократить вероятность допущения ошибок?

Даже самый аккуратный специалист может допустить ошибку в трудовой книжке, особенно если на нём много бумажной работы. Когда в компании ведётся бумажный кадровый документооборот, по одному сотруднику при приёме на работу, при увольнении, переводе на другую должность кадровый специалист оформляет много бумаг, подписывает у руководителя, передаёт на подпись сотруднику. Из-за этого сокращается внимательность. 

Изменить ситуацию поможет переход на КЭДО — кадровый электронный документооборот. В этом случае большинство кадровых документов создают в цифровом формате и подписывают электронно. А это гораздо удобнее, экономит время, сокращает затраты, снижает количество рутинной работы в кадровой службе. КЭДО облегчает работу кадровикам и, как следствие, способствует повышению внимательности, которая очень нужна при заполнении бумажной трудовой книжки.