Правила отражения в учёте подарков сотрудникам и партнёрам

Поздравление сотрудников и партнеров с праздниками — важная часть корпоративной культуры. Подарки для работников — это дополнительная мотивация, а для партнеров — укрепление имиджа компании и повышение лояльности. Существуют определенные правила учета подарков, которые компании важно строго соблюдать, чтобы у контролирующих органов не возникало вопросов. В статье расскажем, облагаются ли подарки налогом, нужно ли начислять обязательные страховые взносы при выдаче подарков сотрудникам, контрагентам и партнёрам, и рассмотрим другие важные вопросы.

Подарки для сотрудников

Компания может вручить на Новый год или другой праздник работникам сувениры, сертификаты, денежные средства — любое из перечисленного, согласно п. 1 ст. 572 ГК РФ, будет называться подарком, если даритель передаёт это одаряемому на безвозмездной основе. И расходы на приобретение подарков, не связанных с поощрением сотрудников за выполнение трудовой функции, не учитывают в составе расходов по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 16.05.2023 № 03-03-06/1/44248).

Кроме того, если стоимость подарка не превышает 4 000 рублей в год с учётом НДС, НДФЛ не начисляется (п. 28 ст. 217 НК РФ). С суммы превышения налог начисляется и удерживается в ближайшую выплату.

Пример:

Сотрудник получил от организации подарочный сертификат на 3 000 рублей на 23 февраля и еще на такую же сумму подарок на Новый год.

С суммы первого подарка НДФЛ не начисляется, так как она менее 4 000 рублей. А с подарка на Новый год нужно заплатить налог. Рассчитывается он так:

((3 000 + 3 000) – 4 000) х 13 % = 260 рублей

Как отразить это в налоговом и бухгалтерском учёте:

• в строке 110 раздела 2 расчёта 6-НДФЛ указывается общая сумма подарков за год (6 000 рублей), а в строке 130 отражается сумма вычета (4 000 рублей);

• в приложении 1 формы 6-НДФЛ указывают месяца получения дохода (02 и 12), код дохода (2720) / код вычета (501), сумма дохода / сумма вычета (в рассмотренном случае — 3 000/3 000 и 3 000/1 000);

• удержание НДФЛ с подарков отражается проводкой: Д 70 К 68.

Нужно ли начислять обязательные страховые взносы?

Если с сотрудником заключили договор дарения в письменной форме, страховыми взносами подарок не облагается (письмо Минфина от 31.10.2022 № 03-04-06/105519). А если подарок стоит более 3000 рублей, то оформлять договор дарения необходимо по Гражданскому кодексу (п. 2 ст. 574 ГК РФ). При этом работодатель может заключить многосторонний договор дарения, где сможет расписаться каждый получатель подарка (п. 1, п. 3 ст. 154 ГК РФ).

Подарки для детей сотрудников

Как правило, для детей сотрудников компании готовят новогодние подарки, для которых также установлены правила налогообложения и бухучета. Коротко ответим на основные вопросы:

1. До какой суммы детские подарки не облагаются НДФЛ?

Здесь действует аналогичное правило, как и в случае, если одаряемый — сотрудник: налог не начисляется при стоимости подарка менее 4 000 рублей.

2. Нужно ли начислять обязательные страховые взносы при выдаче подарка ребенку сотрудника?

Поскольку дети не состоят в трудовых отношениях с организацией-дарителем, страховые взносы не начисляются (п. 1 ст. 572 ГК РФ, пп 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

3. Как учесть подарки детям в расходах?

Затраты на подарки детям сотрудников не учитываются в расходах (п.16 ст. 270 НК РФ).

Как учреждению или компании передать подарок сотрудникам или их детям?

На выдачу подарков работникам и их детям необходимо издать приказ со списком всех получателей. В нём указывают ФИО, наименование подарка, дату выдачи, обязательные реквизиты первичных документов. В приказе каждый сотрудник должен поставить подпись.

Подарки клиентам и контрагентам

Вручение подарка клиенту или контрагенту признаётся безвозмездной передачей имущества с соответствующими налоговыми последствиями: уплата НДС и невозможность учесть в расходах. Если презент вручается именно организации, то НДФЛ не начисляется.

Стоимость подарка коммерческой организации не должна превышать 3 000 рублей (пп. 4 п.1 ст. 575 ГК РФ). Если одаряемый — некоммерческая организация, то стоимость подарка может быть любой.

Подарки сотрудникам контрагентов

Иногда для поддержания имиджа и выражения готовности к длительному и взаимовыгодному сотрудничеству компания принимает решение поздравить с праздником не только саму организацию, но и ее сотрудников. В таком случае, если стоимость подарков не превышает 4 000 рублей в год, обязанности начислять НДФЛ и отражать дарение в 6-НДФЛ не возникают (ст. 216, п. 28 ст. 217 НК РФ, письма ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 19.01.2017 № БС-4-11/787@). Равно как и не возникает обязанность начислять и уплачивать страховые взносы, так как с получателем подарка нет трудовых отношений (ст. 420 НК РФ).

Нужно ли платить НДС

Вручая подарки сотрудникам, их детям, контрагентам и их работникам, компания передаёт право собственности на товары на безвозмездной основе. И это является объектом обложения НДС, согласно п. 1 ст. 39 и пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

НДС считается от рыночной (в данном случае — покупной) стоимости подарков (п. 2 ст. 154 НК РФ). Если продавец подарков является плательщиком НДС, организация обретает право на вычет входного налога (п. 1 ст. 171 НК РФ).