Наименование раздела

Содержание раздела

Общие положения

Здесь прописываем наименование документа, определяем его назначение — определение правил и принципов ЭДО. Также можно перечислить нормативные акты, на основании которых составлялся документ. Как правило это:

• ТК, НК, ГК РФ — например, нормы ТК необходимо учитывать при составлении положения об электронном кадровом документообороте;

• Закон о бухгалтерском учёте;

• Закон об информации;

• Закон об электронной подписи. 

Терминология

Раздел необходим, чтобы сотрудники понимали, с чем они имеют дело. Термины у каждого бизнеса разные, но основные, которые можно прописать, это:

• ЭДО;

• система ЭДО;

• контрагенты, госорганы, оператор ЭДО;

• электронный документ;

• виды электронных подписей — ПЭП, НЭП, КЭП, УКЭП.

Инструменты

В этом разделе перечисляется то, что обеспечивает функционирование ЭДО в компании. Это:

• специализированное ПО;

• сервисы;

• особенности получения ЭП при приёме на работу, вступлении в новую должность, а также судьба ЭП после увольнения сотрудника. 

Система ЭДО

В этот раздел можно включить инструкции, которые будут переданы бизнесу от оператора ЭДО. В частности, описать способы авторизации, как составляются, отправляются и визируются документы, как настроить маршруты согласования и многое другое. 

Правила документооборота

В этом разделе можно перечислить:

• предельный объём высылаемых документов;

• виды и форматы документов;

• как именно направлять информацию — например, когда допустимо отдельными файлами, а когда лучше сжать их в архив;

• сколько дней допустимо рассматривать документы до подписания.

Контроль и ответственность

Здесь можно перечислить должности, которые имеют право работать в системе ЭДО, за какие документы отвечает каждый из них.

Обучение

Раздел регламентирует, в какие сроки нужно обучить новых сотрудников работе с сервисом электронного документооборота, а также в какие сроки нужно ознакомить персонал с обновлениями системы. Также можно указать, когда работники обязаны обучиться работе с сервисом, если, например, компания решила сменить оператора ЭДО.

Информационная безопасность

Здесь можно прописать запреты на использование системы электронного документооборота в случаях, когда, например, на компьютере не установлен антивирус. 

Также прописываются особенности работы с персональными данными, конфиденциальной информацией. Можно указать список специалистов, к кому можно обратиться при обнаружении уязвимостей в системе безопасности.

Исключения

Не все документы по закону можно переводить в цифровой вид. Например, ст. 22.1 ТК РФ запрещает переводить в электронный вид инструктажи по охране труда или приказы об увольнении. Также компании могут сами предусмотреть исключения — например, договоры с представителями малого бизнеса.

Прочие положения

Здесь можно указать всё то, что не уместилось в предыдущих разделах: от срока действия регламента по ЭДО до порядка внесения в него изменений.