Плюсы и минусы ЭДО

В статье поговорим о преимуществах ЭДО над бумажным документооборотом, а также о его недостатках, которые в большинстве своём довольно условны.

Плюсы ЭДО

Выделим следующие преимущества перехода на ЭДО:

1. Упрощение работы с контрагентами. Сейчас трудно найти компанию или ИП, которые совсем не пользуются электронным документооборотом. Даже если это прямой обмен документами, например, через электронную почту или мессенджеры, где стороны подписывают их электронной подписью после создания в текстовом редакторе. Подключение к сервису ЭДО поможет упростить взаимодействие с деловыми партнёрами: вы сможете создавать документы актуальных форм, в том числе закреплённых законодательно, отслеживать, когда они отправлены и прочитаны, подписывать их за несколько минут. Также вы сможете начать работать с контрагентами, с которыми раньше сотрудничество было невозможным, поскольку они настаивали на использовании сервисов ЭДО.

2. Надёжная работа с дистанционными сотрудниками. ЭДО позволяет работодателю чувствовать себя спокойнее, работая с удалёнными сотрудниками из разных городов. Все документы находятся в одном месте, подписываются внутри сервиса, не теряются в письмах или курьерских отправлениях. С ЭДО также удобно работать организациям, имеющим сеть филиалов и представительств в разных регионах России.

3. Экологичность. Среди несомненных плюсов использования ЭДО — это сокращение бумажного документооборота. Помимо финансовых плюсов (не нужно тратиться на бумагу, чернила, обслуживание принтеров, почтовые и курьерские отправления, организовывать утилизацию старых документов, а также хранение в архивах), есть и репутационные. Обобщая различные исследования, можно сказать, что от 52 до 59 % россиян лояльнее относятся к бизнесу, поддерживающему экологические инициативы.

4. Безопасность передачи данных. Документы, которые передают через сервисы ЭДО, зашифрованы. Потому изучить их содержимое смогут только отправитель и получатель. Другие пользователи не смогут получить доступ к конфиденциальной информации.

5. Уменьшение количества ошибок в документах. Большинство сервисов ЭДО помогают пользователям корректно заполнить документы, подсвечивая области, в которых отсутствуют обязательные данные, или при допущении каких-либо ошибок (например, в ИНН больше или меньше цифр, чем нужно — система заметит это и укажет на ошибку).

6. Снижение затрат на организацию хранения документов. В сервисах документы хранятся на серверах операторов ЭДО в цифровом виде. Они упорядочены, вы всегда сможете найти нужную информацию, вбив название документа в поиске или рассортировав их по контрагентам. Используя электронный документооборот, не нужно тратиться на организацию бумажного архива, где большинство документов нужно хранить 3-5 лет.

Минусы ЭДО

Большинство недостатков ЭДО условны, а потому их можно «нейтрализовать». Обычно сервисы электронного документооборота обвиняют в следующем:

1. Плохая техподдержка: если что-то случится с сервисом, то придётся вновь переходить на бумагу. К сожалению, даже в ЭДО многое зависит от человеческого фактора, а порой и случаи бывают нетипичными, и восстановить работу системы удаётся не так быстро, как того бы хотелось. Однако у добросовестных операторов ЭДО техподдержка работает в режиме 24/7, а время реагирования на запросы клиентов не превышает 1 часа после направления обращения.

2. Затраты на обучение персонала. Работе в сервисе ЭДО придётся научиться и потратить на это какое-то время, ознакомившись с базой знаний и тематическими видеороликами. При необходимости ИП или организация могут привлечь специалиста со стороны оператора электронного документооборота, чтобы он обучил сотрудников особенностям работы с программой. Эти затраты себя оправдают в дальнейшем: экономией на бумаге, быстрым получением оплаты от контрагентов, снижением рисков налоговых проверок и прочим.

3. Трудности внедрения ЭДО. Процесс интеграции ЭДО в бизнес-процессы и в учётные системы отлажен многими операторами, потому сложностей практически не возникает. Останется только привыкнуть к новому способу работы.

4. Технологическая зависимость. Сейчас трудно найти отрасль предпринимательской деятельности, где работа ведётся без компьютеров. Поэтому, будем честны, мы давно уже технологически зависимы, с сервисами ЭДО или без них. Если технологии позволяют упростить и ускорить работу, необходимо ими пользоваться, тем более в большинстве своём это экономически обоснованно.

5. Контрагенты не работают через ЭДО. Если контрагенты не используют сервис ЭДО, то есть смысл предложить им цифровизировать документооборот, взвесив все преимущества и недостатки ЭДО. Эксперты компании СберКорус помогут сделать процесс подключения к сервису СФЕРА Курьер максимально понятным и быстрым. При этом, если ваши контрагенты уже работают с другими операторами ЭДО, то это не проблема, так как сейчас успешно настраивается роуминг. В сервисе пользователи смогут легко самостоятельно настроить взаимосвязь с контрагентами для обмена документами используя подсказки системы и информацию из базы знаний.