Оптимизация документооборота в организации

Электронный документооборот (ЭДО) — главный ответ на вопрос, как систематизировать документы в офисе. Во-первых, не нужно бесконечно сортировать бумаги по папкам, поскольку сервис сам упорядочит документы. Во-вторых, с помощью электронных документов можно быстрее закрывать сделки, обмениваться «первичкой» и при необходимости предоставлять её как доказательства для суда или государственных органов. Разберёмся, как автоматизировать документооборот на предприятии, и в каких сферах можно применять ЭДО.

Внешний документооборот

Речь идёт об обмене документами с контрагентами и государственными органами. С компаниями и предпринимателями можно обмениваться договорами, актами оказанных услуг, выполненных работ, счетами-фактурами и иными универсальными передаточными документами (УПД). 

Почему ЭДО с контрагентами необходим? Расскажем на примере сервиса СФЕРА Курьер от СберКорус:

1. Скорость доставки документов — менее 5 секунд. Это быстрее, чем распечатка договора на принтере. А ведь помимо распечатки надо сходить подписать его,  заказать курьера, чтобы он доставил его до адресата, а потом ждать обратно подписанный второй экземпляр. В системе ЭДО обмен информацией происходит мгновенно.

2. Можно обмениваться более чем 260 типами документов. Это означает, что не придётся дублировать информацию на бумаге, потому что сервис не поддерживает какой-то формат. Суть оптимизации документооборота — отсутствие затрат на бумагу, поскольку  электронные документы также обладают юридической значимостью. 

3. Возможность работы с маркированными товарами. ЭДО обязателен для всех, кто работает с маркировкой.

Фактически совершенствование документооборота в организации с помощью цифровых систем достигается за счёт того, что обе стороны сделки точно видят и знают, что делает другая сторона. Всегда можно оперативно запросить акт выполненных работ или согласовать поправки к договору. 

Если вы сотрудничаете не только с ИП и фирмами, но и с самозанятыми и физическими лицами, рекомендуется подключить сервис «Подписант». Поскольку физлицам и самозанятым не нужно вести отчётность, для них документооборот не имеет ключевого значения. В то же время предпринимателям и компаниям нужны чеки из приложения «Мой налог», чтобы подтвердить расходы. А реальность сделки и отсутствие признаков подмены трудовых отношений помогут доказать договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг. Именно поэтому важно решить, как наладить документооборот в компании с контрагентами, не являющимися ИП или ООО, ПАО, АО. «Подписант» полностью бесплатен для самозанятых и физических лиц, регистрация в сервисе через Сбер ID проходит по ссылке-приглашению. Электронные подписи для них также выпускаются бесплатно. 

Что касается направления отчётности в государственные органы (в частности, в ФНС, СФР и Росстат), то последние намереваются всё больше работать именно с ЭДО. Так, Концепция ФНС о развитии ЭДО, утверждённая в 2020 году, говорит о том, что государство намерено продолжать разрабатывать форматы электронных документов и сервисы для работы с ними. 

Упорядочивать ведение отчётности в бизнесе также нужно, внедряя сервисы ЭДО. Например, СФЕРА Отчётность помогает не только своевременно направлять декларации, расчёты и иные документы в госорганы, но и проверит корректность их заполнения.  

Внутренний документооборот

Оптимизация документооборота возможна и в кадровом делопроизводстве. КЭДО актуален для компаний, регулярно нанимающих дистанционных работников, а также для работодателей, которые хотят освободить время HR-департаментов для более важных задач. 

Эффективная автоматизация и систематизация кадрового документооборота позволит:

• получать подписанные от сотрудников документы в любое время — при этом подписать документы они смогут не только с компьютеров, но и с инфокиосков или смартфонов;

• в 3 раза повысить привлекательность HR-бренда компании перед соискателями;

• соблюдать законодательство о персональных данных без каких-либо дополнительных усилий;

• согласовать маршруты для подписания документов — работнику не придётся бегать по отделу кадров и по руководителям, чтобы, например, согласовать выход в отпуск. 

Эффективность кадровых процессов — залог продуктивной работы любой компании.