Операторы ЭДО в России: кто это такие и какие функции выполняют

Электронный документооборот (ЭДО) в России активно развивается с 2010 года, а зародился — ещё в 80-х. Сейчас бизнес всё чаще выбирает ЭДО, отказываясь от бумаги: для одних это необходимость, а кто-то просто стремится упростить и ускорить таким образом бизнес-процессы, а также сократить расходы. При этом большую роль играют операторы электронного документооборота — их можно образно назвать посредниками между участниками электронного обмена документами. В статье расскажем, кто это такие, какие функции выполняют и какие услуги предоставляют.

Оператор ЭДО: кто это?

Для начала обозначим, что такое электронный документооборот: так называют обмен электронными документами внутри организации, с контрагентами, госорганами и ведомствами. В свою очередь, оператор или провайдер электронного документооборота — это компания, которая предоставляет услуги по обмену электронными документами. Главной задачей такой компании является обеспечение юридической значимости электронных документов.

Не каждая организация может стать оператором ЭДО. Прежде всего, необходимо обладать специальными лицензиями и техническими ресурсами для обеспечения правильной работы с электронными документами. Оператор ЭДО должен обладать правом работы с сертификатами электронной подписи, с помощью которых электронные документы наделяют юридической силой, и средствами шифрования информации. Также провайдером электронного документооборота может стать компания, имеющая право на предоставление телематических услуг связи.

Все операторы ЭДО, соответствующие установленным требованиям законодательства, проходят аккредитацию ФНС России. И только аккредитованный оператор ЭДО может оказывать услуги в области юридически значимого электронного документооборота.

Какие есть операторы ЭДО сейчас

Полный список операторов ЭДО представлен на сайте ФНС. В перечне для каждого провайдера указано примерное количество абонентов, наличие технологии роуминга, позволяющей обмениваться документами контрагентам, подключенным к разным операторам, поддерживаемые форматы электронных документов и другая информация.

Какие функции выполняют операторы ЭДО

В основные функции провайдеров ЭДО входят:

• проверка абонентов;

• обеспечение юридической значимости документов;

• проверка действительности сертификатов электронной подписи абонентов;

• обеспечение хранения электронных документов на весь срок, установленный законодательством;

• хранение истории действий участников обмена документами;

• обеспечение защиты данных и документов;

• техническая поддержка пользователей.

Оператор ЭДО предоставляет абонентам доступ к системе электронного документооборота, в которой они обмениваются документами. Это может быть онлайн-сервис или специальное программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер. Некоторые провайдеры также предоставляют услуги по интеграции сервисов ЭДО с учётными системами компаний.

Как выбрать оператора ЭДО

В первую очередь, следует выбирать аккредитованного ФНС оператора ЭДО. Важны опыт и репутация, а также количество подключённых абонентов. В остальном рекомендуется ориентироваться на индивидуальные потребности бизнеса, выбирая подходящего оператора по спектру предоставляемых им услуг.

Например, провайдер ЭДО может одновременно предоставлять услуги по:

• сдаче отчётности в госорганы;

• обмену электронными перевозочными документами, являясь оператором ИС ЭПД;

• передаче сведений о маркированных товарах в систему Честный ЗНАК;

• автоматической регистрации машиночитаемых доверенностей в блокчейн ФНС.

Цифровая платформа СберКорус разрабатывает сервисы для электронного документооборота с 2004 года. Сейчас продукты компании помогают бизнесу:

• быстро и выгодно обмениваться электронными документами с контрагентами и партнёрами;

• обмениваться электронной коммерческой документацией с поставщиками;

• работать с электронными перевозочными документами;

• сдавать отчётность в ФНС, СФР и Росстат;

• взаимодействовать с маркетплейсами и системой маркировки Честный ЗНАК;

• оформлять машиночитаемые доверенности и многое другое.

Мы помогаем бизнесу экономить время, сокращать расходы и работать с электронными документами в соответствии с законодательством.