Оформление командировки в 2024 году: пошаговая инструкция

Оформление сотрудника в командировку требует особой внимательности, поскольку даже на одного человека нужно подготовить большое количество документов. Отправить в служебную поездку можно только сотрудников, оформленных по трудовым договорам. При этом в случае, если вам необходимо, чтобы дистанционный работник из другого региона приехал в головной офис, это тоже будет считаться командировкой. 

Документы для командировки сотрудника в 2024 году

При оформлении командировок необходимо учитывать положения ТК РФ, а также постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. Если ваши сотрудники часто разъезжают по служебным поездкам, работодателю рекомендуется составить локальное положение о командировках. Там можно прописать размеры компенсации расходов, суточных и прочее. Положение поможет определиться с учётом затрат, уплатой страховых взносов и НДФЛ с командировочных. 

Обратите внимание! Ч. 1 ст. 217 НК РФ определяет, что не облагаются НДФЛ компенсации командировочных расходов до 700 руб., если поездка проходит внутри России, и до 2 500 руб., если поездка проходит в зарубежном государстве.

Разберём, какие документы нужны для командировки в 2024 году.

Приказ о направлении в командировку

Документ может называться и по-другому, например, распоряжение о командировке. В нём нужно прописать:

• кого именно направляют в командировку;

• куда поедет сотрудник;

• цель командировки;

• как долго продлится поездка;

• при необходимости указать, едет работник на служебном или личном транспорте. 

Шаблон приказа о командировке каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Однако можно воспользоваться унифицированной формой Т-9. 

Служебное задание

Когда мы отправляем сотрудника в командировку, обязательно нужно указать причину этого. Сделать это можно в приказе (распоряжении), а можно в служебном задании. Этот документ не является обязательным. Однако в случае, если работодатель оформит служебное задание, у сотрудника также появляется обязанность отчитаться о его выполнении. В отчёте он указывает, было ли выполнено служебное задание, какими способами, а если нет, то по каким причинам. 

Авансовый отчёт

Этот документ сотрудник должен заполнить в течение 3 дней после возвращения из командировки при условии, что он изначально получил деньги от нанимателя. В нём он отчитывается обо всех расходах, которые были в командировке — стоимость билетов, проживания в гостиницах, затраты на топливо, если он ехал на служебном транспорте. 

Используется форма АО-1 или иная, разработанная компанией или ИП. На основании этого документа работодатель может потребовать возврата командировочного аванса или, напротив, компенсировать затраты сотрудника сверхлимита. 

В случае, если работодатель не выдавал работнику аванс на командировочные расходы, последний может написать заявление на компенсацию, приложив все документы к нему — от билетов до договоров об оказании гостиничных услуг.

Служебная записка

Порядок оформления командировки в 2024 году включает в себя и составление служебной записки, если сотрудник отправился в поездку на служебном транспорте. В документе отражается период фактического пребывания работника в командировке. Служебная записка также фиксирует то, что транспортное средство действительно использовалось для командировочных целей: в ней указывают данные путевого листа, маршрутного листа, чеков, квитанций и прочее.

Чтобы сэкономить время на оформление путевых листов на служебном транспорте, подключитесь к сервису Транспортного ЭДО. На заполнение документа уйдёт всего 1 минута, при этом электронная версия равноценна бумажной и принимается для отчётности в налоговые органы.