Обязательные сведения и реквизиты в путевом листе с 1 сентября 2023 года

С 1 сентября 2023 года начнёт действовать обновлённый порядок заполнения и оформления путевых листов — поправки внесены Приказом Министерства транспорта РФ № 159 от 05.05.2023. Срок действия документа об изменениях ограничен до 1 марта 2029 года. В статье расскажем, как заполняется путевой лист по новым правилам, какие сведения и обязательные реквизиты он должен содержать.  

Для чего нужен путевой лист?

Согласно п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, путевой лист — это документ, необходимый для учёта и контроля работы транспортного средства (ТС) и водителя. То есть такой документ содержит сведения о прохождении медицинского осмотра водителем и о контроле технического состояния транспортного средства, подтверждает обоснованность пробега транспортного средства, а также зачастую используется для списания расходов на ГСМ.

Когда оформляется путевой лист?

В большинстве случаев без оформления путевого листа эксплуатировать транспортное средство запрещено. Документ оформляется собственником (арендодателем) на каждое транспортное средство, которое используется для перевозки пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Все юридические лица и ИП, которые используют транспортное средство в рабочих целях, должны заполнять путевой лист. 

Форма путевого листа

Путевой лист заполняют до выпуска транспортного средства на линию, на бумажном носителе или в электронном виде. Утверждённого формата бумажного документа нет, но в качестве образца можно взять рекомендованные Госкомстатом формы № 3, 4, 4-С, 4-П, 6, 6-спец, 8 и доработать их под специфику деятельности. Доработанный бланк необходимо закрепить в учётной политике компании.

Более простым и удобным вариантом может оказаться формирование электронного путевого листа. Транспортный электронный документооборот активно развивается, и путевой лист уже входит в состав документов, которые можно оформить в электронном формате, утверждённом ФНС. А преимущества использования электронных документов видят не только коммерческие компании, но и государственные предприятия. 

Так, Департамент транспорта Москвы уже тестирует электронные путевые листы (ЭПЛ), используя логистическую платформу «Транспортный ЭДО» от СберКорус. Переход на электронные транспортные документы помогает сокращать расходы на бумагу и существенно ускорять процесс оформления перевозок перед выпуском транспортных средств. Кроме того, в электронной форме нужно просто заполнить все поля — это даёт возможность ничего не упустить и минимизировать риск ошибок, как при заполнении бумажного документа. 

Обязательные реквизиты и сведения в путевом листе

Оформлять путевой лист необходимо с учётом требований из Приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 и ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Узнать, как заполнить путевой лист, посмотреть образцы и примеры для ИП и организаций можно на правовых порталах. 

Сведения, которые обязательно включать в путевой лист сейчас, представлены в таблице:

Какие поправки начнут действовать с 1 сентября 2023 года:

• В сведениях о водителе нужно будет указывать реквизиты водительского удостоверения (серия, номер и дата выдачи) и СНИЛС. 

• Можно будет менять сведения о водителях и транспортных средствах при оформлении электронного путевого листа.

• Показания одометра нужно будет заполнять при выпуске, возвращении и сдаче ТС следующему водителю по окончании смены. 

• Можно будет оформлять один путевой лист на рейс, который длится более одного рабочего дня или смены, либо на несколько рейсов, если водитель совершает их в течение рабочей смены.

• Разрешат оформлять отдельные путевые листы на каждого водителя на одно ТС.