Новое о машиночитаемых доверенностях

Переходный период по МЧД закончится совсем скоро. Кому нужно работать с МЧД с 1 сентября 2023 года, как оформить машиночитаемую доверенность уже сейчас — об этом расскажем в статье. 

Кому нужна МЧД?

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в утверждённом ФНС формате, который юридическим лицам и ИП надо оформлять сотрудникам, наделённым правом подписания документов от имени компании. Если сейчас сотрудники могут использовать квалифицированную электронную подпись руководителя организации, в сертификате которой указаны личные данные уполномоченного сотрудника, то с 1 сентября текущего года это будет невозможно. Такие подписи действительны до 31 августа 2023 года, даже если фактический срок их действия больше. После указанной даты сотрудник сможет подписывать документы от лица компании только своей электронной подписью (ЭП физлица), прикрепляя файл с МЧД. 

Кто-то уже давно использует машиночитаемые доверенности, кто-то только тестирует. Остальным же не стоит затягивать — начинать подготовку к работе по новым правилам с 2023 года в электронном документообороте нужно уже сейчас. Без МЧД сотрудник не сможет:

• подписывать и сдавать отчётность;

• взаимодействовать с любыми государственными органами, учреждениями и информационными системами;

• подписывать и отправлять документы в кредитные организации;

• взаимодействовать с нотариатом;

• подписывать и обмениваться документами с контрагентами;

• подписывать и обмениваться кадровыми документами;

• подписывать документы для госзакупок и др. 

Что нужно для оформления МЧД?

В первую очередь — квалифицированная электронная подпись руководителя: она потребуется директору предприятия (руководителю организации) или ИП для подписания МЧД на сотрудника. Без такой подписи МЧД будет недействительной. 

Также нужно оформить ЭЦП для сотрудников, к которым будет привязана МЧД с определёнными полномочиями. 

Электронную подпись на себя руководитель организации или ИП получает в ФНС или у доверенных лиц. Для этого потребуется паспорт, СНИЛС, ИНН и специальный токен для записи квалифицированного сертификата электронной подписи. Но для выпуска такой ЭП необязательно посещать налоговую — есть возможность значительно упростить процедуру, а также сократить затраты. Например, при открытии РКО в СберБанке малому бизнесу и ИП электронная подпись от ФНС и токен предоставляются бесплатно. Выпуск возможен в одном из офисов СберБанка, как у доверенного лица ФНС. 

Электронную подпись для сотрудников можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Для этого также потребуется паспорт, СНИЛС, ИНН и токен. При оформлении электронной подписи сотрудника до 31.08.2023 в СберКорус получите сертификат физического лица за 1 ₽. 

Как сделать МЧД на сотрудника?

Операторы ЭДО дорабатывают свои сервисы с учётом изменения законодательства. Но пока не все могут предоставить клиентам возможность оформления машиночитаемой доверенности непосредственно в системах. 

Однако уже сейчас получить машиночитаемую доверенность на работников можно на сайте ФНС. В сервисе налоговой есть возможность бесплатно создать и отозвать доверенность. При создании руководителю нужно заполнить сведения о сотруднике и его полномочиях и подписать документ своей ЭП. Дальше оформленная доверенность на уполномоченное физическое лицо формируется в файл, её можно скачать и использовать совместно с ЭП физлица для подписания документов. 

Использование МЧД в ЭДО

В работе сотрудников в сервисах электронного документооборота практически ничего не изменится. Выданные на них машиночитаемые доверенности загружаются в сервис и автоматически добавляются к ЭП при подписании. Система будет распознавать подписанта и имеющиеся у него полномочия. 

При отправке электронных документов контрагентам МЧД можно передать отдельным файлом или предоставить номер доверенности, по которому контрагент сможет на сайте ФНС проверить срок действия и полномочия подписанта. 

Подведём итоги

До 1 сентября 2023 года нужно:

1. Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю организации или ИП в ФНС или у доверенных лиц.

2. Оформить КЭП сотрудникам, которых нужно наделить полномочиями подписания документов от имени компании.

3. Создать сотрудникам машиночитаемые доверенности. 

4. Загрузить машиночитаемые доверенности в сервис электронного документооборота.