МЧД: новое в 2025 году, как оформить и применять

С 1 сентября 2024 года машиночитаемые доверенности (МЧД) нужны сотрудникам организаций и ИП, если они подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП) и выполняют иные юридически значимые действия от имени руководителя компании или предпринимателя. В статье расскажем об изменениях в МЧД в 2025 году и напомним о том, как получить машиночитаемую доверенность на представителя компании или ИП.

С 1 мая 2025 года Росстат начнёт проверять представление МЧД при сдаче статистической отчётности

До сих пор применение МЧД не является обязательным при сдаче статистической отчётности: Росстат принимает документы и с бумажной доверенностью. Переход на МЧД Росстат сначала планировал с 01.03 2025 года, однако, срок перенесли. Теперь, согласно информации от ведомства, начало выполнения проверки на обязательное предоставление МЧД с отчетностью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» планируется осуществить с 1 мая 2025 года.

Росстат выполнил настройку системы сбора отчётности для обеспечения применения машиночитаемых доверенностей при представлении первичных статистических данных. Сотрудникам компании или ИП, которые будут подавать отчётность в Росстат от имени руководителя или предпринимателя, понадобится МЧД формата 003 (EMCHD_1). При этом необходимо использовать полномочие «Предоставление статистической отчетности в органы государственной статистики» (CODE: ROSSTAT_STAT_001). Машиночитаемая доверенность до отправки статистической отчётности должна быть загружена в Единое блокчейн хранилище МЧД (распределённый реестр ФНС).

Форматы МЧД в 2025 году

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, подтверждающий полномочия сотрудника компании или ИП на подписание электронных документов и выполнение других юридически значимых действий от имени компании или ИП. МЧД создаёт доверитель (руководитель компании, предприниматель или нотариус) в специальных сервисах, назначает полномочия доверенного лица и подписывает своей квалифицированной электронной подписью.

Действующих форматов МЧД сегодня несколько:

• Единый формат 003. Применяется в электронном документообороте с контрагентами, госорганами и информационными системами (ЕГАИС, ФТС, Честный ЗНАК и др.).

• Базовый формат 002. Применяется в документообороте с контрагентами.

• Специальный формат, разработанный ФНС и используемый для сдачи онлайн-отчётности в налоговые органы. В сервисах электронного документооборота сейчас действует новейшая версия такого формата — 5.03.

Некоторые ведомства также применяют собственные форматы МЧД.

Как оформить МЧД

В первую очередь необходимо определить, где оформить МЧД. Если доверенность нужна для сдачи отчётности, её можно оформить в сервисах госорганов, например, ФНС и СФР. На Госуслугах есть возможность выпустить МЧД для подачи заявлений на регистрацию транспортного средства, отправки жалобы на постановление по делу об административном правонарушении, просмотра и запроса выписок по счетам компании.

Для выпуска машиночитаемых доверенностей для ЭДО с контрагентами и госорганами существуют специальные сервисы. В сервисе Сфера Доверенности от СберКорус выпуск МЧД для работы с контрагентами и госорганами, в том числе для Росстата, осуществляется за пару минут и бесплатно, а после подписания КЭП руководителя доверенность автоматически регистрируется в реестре ФНС.

Что нужно сделать для выпуска МЧД:

1. Выбрать подходящий формат и полномочия сотрудника.

Необходимо учитывать требования площадки или информационного ресурса, куда будет предоставляться МЧД. Полномочия выбирают из специального классификатора или прописывают текстом те, которых в классификаторе нет.

2. Заполнить реквизиты.

В МЧД указывают:

• название и номер документа;

• данные доверителя и представителя;

• дату создания документа;

• срок действия;

• полномочия доверенного лица;

• если возможно передоверие, делают соответствующую отметку.

После заполнения реквизитов следует проверить соответствие документа требованиям всех площадок и ресурсов, для работы с которыми будет использоваться МЧД.

3. Подписать МЧД с помощью КЭП.

Используется КЭП руководителя, ИП или нотариуса. В сервисе Сфера Доверенности клиенты, подключенные к ЭДО Сфера Документы от СберКорус, подписывают МЧД одним нажатием кнопки.

Где хранится МЧД

Хранить МЧД можно в разных системах, в зависимости от того, где их выпустили, подписали и планируют использовать. Крупнейшее хранилище — распределённый реестр МЧД. Также доверенность может храниться на портале госзакупок и в СФР, в информационной системе аккредитованного удостоверяющего центра и оператора ЭДО. Каждая система хранения обеспечивает проверку текущего статуса МЧД.

После подписания МЧД в Сфера Доверенности от СберКорус происходит автоматическая регистрация доверенности в распределённом реестре ФНС.

Как применять МЧД 

Работать с электронными доверенностями легко: сотрудник подписывает документ КЭП физического лица, добавляет нужную МЧД и отправляет получателю. Если МЧД хранится в распределённом реестре ФНС, то система ЭДО автоматически направит её с документом, подписанным КЭП сотрудника.

Машиночитаемую доверенность при необходимости можно отозвать. В сервисе Сфера Доверенности отзыв МЧД осуществляется также просто и быстро, как и создание доверенности.