Личная карточка работника Т-2: нужно ли её вести и как лучше — на бумаге или электронно?
В личной карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и полная информация о его трудовой деятельности. Обязательно ли сейчас вести эту карточку и как это лучше делать? Рассмотрим этот вопрос в статье.
Что такое личная карточка Т-2?
Это кадровый документ, который работодатель начинает вести с первого рабочего дня сотрудника, оформленного по трудовому договору. Кадровик ведёт документ на протяжении всего периода работы сотрудника. Согласно правилам, утверждённым Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, работодатель был обязан знакомить работника с каждой внесённой в карточку записью, а работник должен был расписываться после ознакомления.
Постановлением Правительства РФ № 1250 от 24.07.2021 указанный выше документ был признан утратившим силу с 1 сентября 2021 года. И с этой даты оформление личных карточек по форме Т-2 стало необязательным.
Кто-то уже отказался от ведения этого документа, кто-то продолжает с ним работать. Допускается и то, и другое. Если работодатель не хочет отказываться от ведения данного документа, он может использовать унифицированную форму, которая действовала до 2013 года, и старый образец заполнения. Или разработать и утвердить внутренними документами собственную форму.
Что делать, если принято решение отказаться от ведения карточек Т-2?
Перечень кадровых документов, которые ведёт предприятие, установлен локальными нормативными актами. Поэтому если появляется необходимость отказаться от какого-то документа, необходимо внести соответствующие изменения.
В первую очередь надо издать приказ об отказе от ведения формы Т-2 для сотрудников. В нём указывают дату, с которой прекращают ведение документа.
В Правилах внутреннего трудового распорядка и в Положении об отпусках может быть прописано обязательное ведение карточки Т-2. На основании приказа об отмене документа издают новую редакцию локальных нормативных актов (ЛНА). Согласно ст. 22 ТК РФ, сотрудников необходимо ознакомить под роспись с новой редакцией ЛНА. Если организация перешла на электронный кадровый документооборот, то сделать это можно очень быстро: документы рассылают всем сотрудникам, они получают уведомление о новом входящем документе и подписывают его в пару кликов.
3 причины, по которым кадровики не хотят отказываться от карточки Т-2
Несмотря на то, что личная карточка работника стала необязательной, многие не хотят от неё отказываться, и вот почему:
1. По этой форме удобно учитывать отпуска.
В карточке есть специальный раздел «Отпуск». В нём кадровикам удобно фиксировать отпуска, особенно, если есть не только основные, но и дополнительные — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.
2. Вся информация о сотруднике в одном документе.
Действительно, для каких-то организаций это очень удобно. В карточках Т-2 есть, например, раздел о составе семьи, где может быть внесена информация о детях. Эту информацию можно использовать для расчёта ориентировочного бюджета на новогодние подарки детям или дополнительные социальные выплаты сотрудникам с детьми.
3. Форма Т-2 с подписью работника является дополнительным доказательством в суде.
В судебной практике были случаи, когда этот документ помогал работодателю защититься. Известен такой спор: сотрудник по своему желанию много лет не брал положенный отпуск. У него накопилось более 300 неиспользованных дней отпуска, и он подал иск на работодателя с требованием оплатить проценты за просрочку выплат и моральный вред. Работодатель же предоставил суду приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы и дополнительный документ — карточку Т-2, в которой были отмечены отпуска. На основании этого суд посчитал, что работодатель выполнял свою обязанность по предоставлению отпусков. А если сотрудник по своему желанию не уходил в отпуск, то это не является основанием для назначения процентов и компенсации морального вреда.
Электронно или на бумаге — как лучше, если не отказались от формы Т-2?
У бумажных Т-2 остаётся всё меньше шансов на существование в будущем. Всё больше работодателей принимают решение перейти на электронный кадровый документооборот, чтобы автоматизировать кадровые процессы и повысить эффективность работы кадровиков. Большинство документов уже можно перевести в электронный вид, и Т-2 не является исключением.
Вести карточку работника электронно в разы удобнее:
-
не нужно использовать бумагу;
-
не нужно хранить документы в архиве;
-
исключается потеря документов;
-
сотрудник подпишет электронную Т-2 в несколько кликов (если это необходимо), и с такой подписью документ будет иметь юридическую силу.
Поэтому, если работодатель считает нужным продолжить вести личные карточки Т-2, лучше перейти на электронный формат. Так и отпуска учитывать легче, и в суде такие документы при необходимости использовать можно.
Telegram-канал СберКорус