Кто имеет право брать деньги под отчёт в компании?

Сотрудники имеют право брать на себя подотчётные средства организации. Бухгалтерия может выдать их или переводом на личную банковскую карту работника, или наличными. Всю процедуру важно правильно оформить, поскольку в противном случае компанию могут уличить в нарушении кассовой дисциплины, а сотрудникам — доначислить налоги. Разберёмся, как выдаются подотчётные суммы в наличном или безналичном форматах, какие документы нужно заполнить.

Кому и когда выдаются подотчётные деньги?

Обычно подотчётные денежные средства выдаются:

• на возмещение расходов по командировке;

• на покупку товаров, услуг или работ для обеспечения хозяйственной деятельности компании. 

Закон не содержит ограничений по поводу того, кому могут выдаваться суммы. Претендовать на них при необходимости может и топ-менеджер, и рядовой работник. Согласно письму Банка России № 29-Р-Р-6/7859 от 2 октября 2014 года, выдача подотчётных сумм допускается даже исполнителям и подрядчикам по гражданско-правовым договорам. 

Об особенностях работы с самозанятыми вы можете узнать из чек-листов и шпаргалок от экспертов СберКорус. Вся информация актуальна и доступна абсолютно бесплатно. 

Как выдают средства?

Чтобы перечислить деньги на банковскую карту сотрудника, нужно:

• чтобы сотрудник самостоятельно подал заявление на выдачу денежных средств под отчёт, или чтобы в компании издали приказ о выделении сумм, при этом в документах нужно обязательно прописать банковские реквизиты получателя;

• в платёжном поручении необходимо указать цель перевода — например, «подотчётные расходы» или «аванс на командировку», без указания кода вида дохода.

Если было принято решение выдать деньги наличными, то заполняется расходный кассовый ордер. 

Авансовый отчёт

Форма авансового отчёта закреплена в постановлении Госкомстата РФ № 55 от 1 августа 2001 года. Он необходим, чтобы задокументировать все затраты. В первую очередь, заполняется оборотная сторона:

1. В графе 1 указывается порядковый номер документов, подтверждающих расходы. 

2. В графах 2-4 прописываются сведения о самих документах — дата оформления, их номер, наименование (например, товарный чек или чек ККТ, квитанция). В командировках уплачиваются суточные, потому в отчёте можно сделать ссылку на них без дополнительных документов.

3. В графах 5-6 указываются суммы затрат.

4. В конце бланка ставится подпись подотчётного лица.

Далее бухгалтер проверяет корректность данных, определяет, было ли целевое израсходование средств, и после заполняет графы 7-9. 

В случае, если сотрудник потратил из своего кармана больше, чем ему выдала компания денег под отчёт, то разницу обязана компенсировать организация. В платёжном поручении нужно указать «Компенсация перерасхода по авансовому отчёту». Обязательно указать как дату оформления авансового отчёта, так и его номер. Так при необходимости документ можно будет предъявить ФНС, чтобы она не начислила налоги. 

В случае, если, напротив, работник потратил меньше, чем ему было выдано, остаток средств необходимо вернуть на счёт фирмы или в кассу. Если деньги возвращаются безналом, то сотруднику в назначении платежа нужно указать «Возврат подотчётных средств». Если ценности были выданы в наличной форме, то их возвращают с заполнением приходного кассового ордера. 

По итогам взаиморасчётов оформляется отчёт о расходах подотчётного лица. Актуальная форма закреплена в приказе Минфина РФ № 52н от 30 марта 2015 года. 

Когда надо заполнять документы? 

Согласно ч. 6.3 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 года, авансовый отчёт нужно передать в срок, установленный конкретным работодателем. У кого-то это может быть 3 дня после приобретения товаров или командировки, а у кого-то — 2 недели или месяц. 

Ежегодно бухгалтерам нужно проводить инвентаризацию расходов подотчётных лиц, чтобы проверить, все ли документы в порядке. При необходимости их нужно будет запросить у сотрудников, выплатить компенсации или, напротив, потребовать вернуть неизрасходованные деньги. 

СберКорус помогает автоматизировать документооборот в любых организациях — хоть в малом бизнесе, хоть на крупных предприятиях. Подключайтесь к сервисам ЭДО с максимальной выгодой, ознакомившись со спецпредложениями в разделе «Акции».