Когда нужно соглашение об ЭДО с контрагентами, и как правильно его составить

У компании, которая только планирует переходить на электронный документооборот, может появиться вопрос: обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами? Забегая вперёд, ответим: соглашение об обмене электронными документами заключать нужно только в определённых случаях. 

Когда соглашение об ЭДО не требуется

Если стороны при обмене электронными документами применяют усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП), то соглашение составлять не требуется. 

Согласно ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным бумажному с подписью от руки. Применение такого электронного документа допустимо в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случаев, когда требуется исключительно бумажный документ. 

Таким образом, соглашение об использовании электронного документооборота в случае применения всеми сторонами КЭП заключать не обязательно, но контрагенты могут сделать это по желанию, например, чтобы регламентировать процесс обмена, прописать виды электронных документов для обмена и условия обмена. 

Когда соглашение об ЭДО обязательно

Если оба контрагента или один из них используют простые электронные подписи (ПЭП) или неквалифицированные электронные подписи (НЭП) при обмене электронными документами, необходимо заключить соглашение между участниками электронного взаимодействия, предусмотренное п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Налоговые органы при проверке электронных документов, заверенных подписями, отличными от УКЭП, имеют право запросить у компании соглашение об ЭДО (разъяснение ФНС даёт в Письме от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

Согласно п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная ПЭП или НЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному с подписью от руки в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

При этом, если используется НЭП, то нормативные акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Тогда такие электронные документы будут приравниваться к бумажным с подписью от руки. 

А при использовании ПЭП нормативные акты и соглашения, устанавливающие случаи признания подписанных такой подписью электронных документов равнозначными бумажным с подписью от руки, должны соответствовать требованиям в п. 2 ст. 9 № 63-ФЗ и предусматривать:

• правила определения лица, подписавшего документ ПЭП;

• обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Есть ли требования к форме соглашения об ЭДО

Законом не установлены требования к соглашению об ЭДО, кроме тех, что описаны в предыдущем пункте, когда речь идёт о применении ПЭП и НЭП. 

Компании могут составить соглашение в свободной форме и включить в него необходимые условия. Это может быть как дополнительное соглашение о переходе на электронный документооборот к договору с контрагентом, так и отдельный документ. Либо в договоре с контрагентом допускается оговорка о применении ЭДО, видах и условиях обмена электронными документами. 

Как составить соглашение

В соглашение рекомендуется включить такие пункты:

1. Виды электронных подписей, используемых в ЭДО. 

Если в конкретной области электронного взаимодействия законом не установлено требование о применении определённой ЭП, контрагенты могут выбрать удобный для себя вариант. При этом необходимо учесть, что:

• при использовании НЭП в соглашении нужно прописать порядок проверки ЭП;

• при использовании ПЭП в соглашении необходимо предусмотреть правила определения лица, подписавшего документ ПЭП, и обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.

2. Форматы электронных документов.

Если формат документа утверждён законом, то необходимо использовать именно его. Для документов, для которых нет утверждённых форматов, можно формировать в удобном формате (doc, pdf, jpg и др.).

3. Способы обмена документами. 

Не все документы обязательно отправлять через ЭДО. Контрагенты могут предусмотреть и другие способы направления документов, если для этих видов документов такое не запрещено законом. Можно направлять документы на электронную почту, в мессенджеры или по другим каналам связи. 

4. Порядок подтверждения отправления и получения электронных документов.

Если документами обмениваются через оператора ЭДО, то, например, счёт-фактура считается выставленным (отправленным), если продавцом получено подтверждение оператора ЭДО, а полученным — если покупателем получено подтверждение от оператора ЭДО.

Для других формализованных и неформализованных документов порядок подтверждения отправления и получения может быть таким же. 

Если документы направляются не через оператора ЭДО, рекомендуется оговорить порядок формирования и направления извещения о получении документа. В целом, следует руководствоваться п. 3 Методических рекомендаций ФНС по организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами. 

5. Условие о смешанном документообороте. 

Если необходимо определёнными документами обмениваться только на бумажном носителе, это следует зафиксировать в соглашении.  

6. Лица, подписывающие электронные документы от имени компании. 

В соглашении контрагенты могут прописать, кто имеет право подписывать документы от их лица. Это могут делать уполномоченные сотрудники, используя личную квалифицированную электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность. 

Пользователи ЭДО СФЕРА Курьер могут бесплатно выпускать машиночитаемые доверенности (МЧД) в сервисе. МЧД создаются быстро и просто, подходят для обмена документами с контрагентами и госорганами. 

7. Сроки хранения и возможность получения копий. 

Сроки хранения у электронных документов, важных для бухгалтерского и налогового учёта, такие же, как у бумажных. Также желательно прописать возможность получения копий электронных документов по запросу контрагента. 

8. Конфиденциальность. 

Помимо обязанности соблюдать конфиденциальность при передаче электронных документов и использовании электронных подписей, можно также прописать ответственность за несоблюдение. 

Для эффективной организации электронного взаимодействия между контрагентами следует тщательно продумать, какие условия важно включить в соглашение об ЭДО. 

В сервисе СФЕРА Курьер можно обмениваться 260+ типами электронных документов и удобно хранить подписанные документы без дублирования на бумагу. Входящие — всегда бесплатно, а стоимость исходящих зависит от объёма документооборота и выбранного тарифа.