Хранение электронных документов: способы, требования, сроки и решения

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.

Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Способы хранения электронных документов

Есть четыре способа хранить электронные документы:

• Внешние носители

Электронные документы хранят на флешках или дисках. Это самый ненадежный способ. Носитель легко потерять или повредить, он может прийти в негодность со временем. Безопасность информации при таком способе самая низкая— защиту диска или флешки легко взломать.

• Облачный электронный архив

Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона. Позволяет настроить функции под нужды бизнеса, управлять ролями сотрудников. Для доступа к данным необходим стабильный интернет.

• Собственный электронный архив

Обычно это папка на компьютере, например, бухгалтера, к которому имеют доступ некоторые сотрудники. Это самый простой, но небезопасный способ. Компьютер может сломаться, тогда все данные будут утеряны.А еще простой защиты папки недостаточно, чтобы уберечь информацию от изменений, утери или копирования. Даже модератор документов не обеспечивает должный уровень безопасности и управляемости. Еще один минус — правилахранения и организации локального архива. Нужно потратить немало времени, чтобы обучить сотрудников работе с собственным архивом.

• Программы электронного архива

Обычно это архив при системе электронного документооборота (СЭД) или отдельное ПО, которые обеспечивают нужный уровень защиты, оперативный доступ, понятную структуру и правила хранения. Но для многих компаний и предпринимателей способ может быть избыточным, потому что требует отдельного ПО, настройки и немалых затрат. Поэтому чаще всего бизнес выбирает облачный электронный архив. 

Для всех перечисленных способов требования и правила со стороны закона идентичные.

Далее процессы и особенности хранения электронных документов мы будем рассматривать на примере облачных архивов.

Требования и правила хранения электронных документов

Чтобы электронные документы не утратили информативность и достоверность, они должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

• Читаемость и интерпретируемость

Учет формата и возможность его чтения, интерпретации и отображения с течением времени. То есть у вас должны оставаться средства для верного открытия и чтения документа.

• Группировка и описание

Организовать документы нужно так, чтобы их легко было найти, распознать и отнести к группам. На документах должны быть верные идентификационные номера или другие понятные и признанные маркеры.

• Понятность и соотносимость

Понятная структура и расположение файла (адрес), принадлежность к другим документам группы. То есть файл легко найти и понять, к какой сделке он относится.

• Аутентичность

Надежность хранения, управление доступом, защита, стабильная среда хранения носителей информации.

Для соблюдения всех правил ГОСТА, отправлять в архив и хранить документы нужно по правилам. Документы сначала описывают с учетом всех требований, проверяют правильность оформления, а потом помещают в архив в двух и более экземплярах.Рассмотрим каждый процесс подробнее.

Особенности хранения документов в электронном виде

Обязательные условия хранения электронных документов определяет Приказ Министерства культуры РФ № 526:
В архиве должно быть не менее 2-х экземпляров электронных документов на разных устройствах или в разных местах, их формат — PDF/A-1

У владельца электронных документов обязательно должны сохранятся средства для чтения, копирования, перезаписи и проверки состояния документов.

Обязательства по защите от утраты, повреждения, несанкционированного копирования и искажения полностью лежат на владельце электронных документов.

Проводить проверку нужно не реже раза в 5 лет и перезаписывать электронные документы на новые носители, если нужно, и в актуальные форматы с соблюдением правил ГОСТА.

Опись электронного архива

В архив направляют документы после завершения цикла документооборота. То есть документ должен быть принят, подписан, отклонен или аннулирован. Документы всегда дублируются, поэтому описание тоже составляется в двух экземплярах.

В описании указывают:

• Срок хранения, если нужно

• Дата сдачи в архив

• Информация о приемке/отправке документа

• Данные отправителя

• Уникальный идентификатор организации в системе

• Тип документа

• Идентификатор документа во внешней системе-источнике

• Данные о копиях и месте хранения

В опись также вносят дополнительные данные в зависимости от сервиса, решения руководителя делопроизводства или экспертной комиссии.

Документы в архиве и опись к ним ежегодно проверяются и проходят экспертизу ценности. По итогу проверки просроченные документы удаляются.

Сроки хранения электронных документов в организации

Сроки хранения документов устанавливает Приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@.
Можно выделить группы следующие группы.

• 1—5 лет: Письма, справки, графики, правила.

• 5—∞: Договоры, соглашения, приложения. А также отчетности, акты, счета-фактуры.

• 75 лет: Сведения о доходах, стаже, счетах и выплатах сотрудникам.

Также владелец документов обязан:

• Сохранять бумажный оригинал документа, если в архив отправляется его электронный образ с учетом требований Приказа ФНС.

• Иметь доказательства легитимности истекших сертификатов электронной подписи. Данные следует запрашивать в аккредитованном удостоверяющем центре, который выдал сертификат. Если УЦ закрыт, данные нужно запросить в головном удостоверяющем центре.

Выдача документации из электронного архива

Архивный документ копируют, если его нужно выдать, распечатать или отправить кому-то. Все действия с архивным документом отражаются в специальном журнале с указанием информации:

• Дата запроса

• Данные о подразделении и сотруднике, который сделал запрос

• Номер запрашиваемого документа

• Любое действие с архивными документами сохраняется для обеспечения контроля за безопасностью.

Уничтожение электронных архивных документов

Ни один электронный документ в архиве нельзя удалить просто так. Информация об удалении отражается в учетных документах. Решение уничтожить данные принимается после проверки, если срок хранения документа закончился.

Преимущества облачных электронных архивов

Требований к хранению электронных документов много, поэтому проще воспользоваться сервисом, который учитывает все, что предъявляет закон.

Кроме того, облачный электронный архив обладает очевидными достоинствами: 

• Экономит время и ресурсы

• Ускоряет бизнес-процессы

• Позволяет легко и быстро находить нужную информацию

• Избавляет владельца документов от организации хранения и защиты данных

• Помогает повысить контроль за процессами

• Упрощает процесс отчета перед контролирующими органами

Как выбрать облачный архив для хранения электронных документов

Составили чек-лист, по которому вам проще будет выбрать облачный архив под свои нужды.

1. Функциональность

Оцените базовые функции облачных архивов. Обычно это:

• Обеспечение безопасности и длительного хранения (5 лет)

• Управление ролями пользователей

• Быстрый поиск и легкий доступ к документам

• Удаление по правилам закона

• Легкое взаимодействие с другими системами

Стандартный набор функций закрывает базовые потребности по организации электронного архива.

2. Цена

За набор функций, который необходим именно вам, у поставщиков услуги будет разная стоимость. Мы советуем выбирать компанию, которая при подходящей цене будет обладать должной надежностью и опытом. Учитывайте, что обеспечение безопасности, бесперебойности работы, а также соответствие всем требованиям закона предполагают немало усилий со стороны сервиса, поэтому слишком низкая цена — скорее, повод насторожиться.

3. Соответствие требованиям закона и надежность

Где сервис хранит документы, сколько делает копий, как давно на рынке? Внимательно изучите технические характеристики сервиса. Необходимо, чтобы документы хранились в России, в архив помещались минимум два экземпляра документа, а защита соответствовала стандартам ГОСТ.

4. Способы работы

Есть два варианта: веб-сервис и интеграция с учетной системой. Web-интерфейс не требует установки ПО, а интеграция позволяет отправлять в архив документы из вашей учетной системы, например, из 1С. Способ зависит от количества документов, которые нужно хранить, и потребностей компании. Интеграция требует дополнительных настроек, поэтому стоит дороже.

Это основные показатели, которые нужно учитывать при выборе облачного архива. Если у вас есть вопросы, оставьте заявку. Мы проконсультируем и расскажем, какой вариант вам подойдет.