Какие документы нельзя перевести в ЭДО?

Несмотря на популярность и удобство электронного документооборота (ЭДО), действующее законодательство не разрешает переводить в цифровой вид все документы. Разберёмся, у каких документов в любом случае должна быть бумажная версия. 

Налоговые документы в неутверждённых форматах

Сейчас ФНС принимает электронные документы в форматах XML-файлов или скан-образов в виде PNG, TIF, PDF, JPG (приказ № ММВ-7-6/16@ от 18 января 2017 года). Если налогоплательщик решит отправить в налоговую электронные документы в форматах, которые не соответствуют перечисленным выше, то ему придётся создавать дополнительную бумажную версию документа с отметкой о том, что она подписана электронной подписью (письмо ФНС № ЗГ-3-26/13861 от 9 декабря 2022 года). 

Ряд кадровых документов и документов об охране труда

Ст. 22.1 ТК РФ не разрешает переводить в электронную форму в рамках кадрового электронного документооборота:

• документы, которые подтверждают, что сотрудник прошёл инструктаж по охране труда;

• трудовые книжки, а также сведения о трудовой деятельности работников;

• распоряжения или приказы об увольнении сотрудника;

• акты о несчастном случае на производстве. 

Однако большинство документов можно беспрепятственно перевести на ЭДО. С его помощью можно передавать документы контрагентам, государственным органам и сотрудникам внутри компании за считанные минуты. Например, в сервисе СФЕРА Курьер доступен обмен более 260 типами документов, а скорость их доставки до адресата исчисляется 5 секундами.