Войти
Блог

Какие бывают программы электронного документооборота, и как они помогают бизнесу

07 февраля 2024

Появление программ для ЭДО привело к тому, что автоматизация делопроизводства и документооборота стала обычной практикой для российских компаний. В статье расскажем, какие бывают программы для электронного документооборота в организации и как они помогают ускорить и упростить бизнес-процессы. 

Содержание

Виды программ ЭДО

Программы ЭДО или системы электронного документооборота (СЭД) в широком понимании — это программное обеспечение для управления процессами документооборота в организации, которое позволяет минимизировать или исключить применение бумаги.

Основные функции таких программ:

  • создание, отправку и получение документов;

  • учёт и контроль документов;

  • совместная работа с документами (внесение корректировок разными пользователями, согласование изменений);

  • управление доступом к документам.  

Можно назвать самые распространённые сейчас программы для ведения документооборота в организации:

  1. Системы ЭДО.

Специальные решения для автоматизации документооборота и управления делопроизводством в организациях обычно обладают широкой функциональностью и большим спектром возможностей для работы с документами.

  1. Облачные сервисы.

Это программы, позволяющие в режиме онлайн работать с документами и собирать все созданные документы в облачном хранилище. В облачных сервисах легко организовать совместную работу над документами, обмениваться файлами и управлять доступом.

Выбор программы для электронного документооборота внутри организации или с контрагентами зависит от потребностей организации, от функциональности и удобства использования. Но наиболее простым, удобным и малозатратным решением считаются облачные сервисы, которые предоставляют операторы электронного документооборота. Их важное преимущество в том, что не требуется установка специального программного обеспечения: компания получает доступ к сервису, регистрируется, выполняет необходимые настройки и начинает работу с электронными документами. 

Как программы или системы ЭДО упрощают работу бизнеса

Программы для ведения электронного документооборота помогают организациям сократить количество рутинных процессов, снизить расходы на бумагу и логистику документов, а также ускорить обмен информацией и документами с контрагентами.

Помимо того что организация избавляется от необходимости закупки больших объёмов бумаги и канцелярии, освобождаются и рабочие пространства от бумажных архивов. А электронные документы надёжно хранятся в облачных хранилищах, и в любое время можно найти нужный документ.  

Экономится и время сотрудников: электронные документы быстрее создают, согласуют и передают получателю. И где бы не находился получатель, электронный документ окажется у него за несколько секунд. 

Программы для электронного документооборота помогают сократить количество ошибок при заполнении реквизитов и прочих данных. Если есть ошибки, то, как правило, система сообщает о необходимости исправления. 

При этом документы, созданные с помощью программ для электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Для придания юридической значимости документам используют квалифицированную электронную подпись, которая признаётся аналогом подписи от руки. 

Таким образом, сейчас программы для ЭДО — это неотъемлемый инструмент для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний.

Как быстро автоматизировать документооборот и ускорить бизнес-процессы

Сервис СФЕРА Курьер поможет быстро и выгодно организовать электронный документооборот с контрагентами, сосредоточиться на более важных задачах, улучшить производительность и сократить затраты. Пользователи сервиса могут контролировать все этапы обработки документов, сокращая возможность ошибок. При этом автоматизация документооборота с помощью сервиса электронного документооборота станет стратегическим преимуществом организации, ведь внедрение таких цифровых сервисов сейчас играет ключевую роль в развитии и достижении успеха.

В сервисе СФЕРА Курьер от СберКорус позволит:

  • быстро создавать, подписывать и отправлять электронные документы;

  • настраивать индивидуальные маршруты согласования документов внутри компании;

  • работать в роуминге с разными операторами ЭДО и обмениваться документами с контрагентами, использующими другие системы;

  • быстро находить документы, которые запрашивают налоговая и другие госорганы для проверки;

  • организовывать быстрый и удобный документооборот между филиалами. 

Узнайте больше о сервисе электронного документооборота по ссылке.

Подписывайтесь на наш
Telegram-канал СберКорус
Наши продукты

СФЕРА EDI

Обменивайтесь финансовой, коммерческой, логистической документацией с партнерами.

Электронная подпись

Квалифицированная ЭП для взаимодействия с госорганами и партнерами.

СФЕРА Отчётность

Отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в режиме онлайн.

Сервис проверки контрагентов

Проверка надежности по 20+ официальным источникам.
СберКорус Контакты:
Адрес: Б.Сампсониевский пр., 68Н Санкт-Петербург,
Телефон:8 800 100-8-812, Электронная почта: help@esphere.ru