Какие бывают программы электронного документооборота, и как они помогают бизнесу
Появление программ для ЭДО привело к тому, что автоматизация делопроизводства и документооборота стала обычной практикой для российских компаний. В статье расскажем, какие бывают программы для электронного документооборота в организации и как они помогают ускорить и упростить бизнес-процессы.
Содержание
- Виды программ ЭДО
- Как программы или системы ЭДО упрощают работу бизнеса
- Как быстро автоматизировать документооборот и ускорить бизнес-процессы
Виды программ ЭДО
Программы ЭДО или системы электронного документооборота (СЭД) в широком понимании — это программное обеспечение для управления процессами документооборота в организации, которое позволяет минимизировать или исключить применение бумаги.
Основные функции таких программ:
-
создание, отправку и получение документов;
-
учёт и контроль документов;
-
совместная работа с документами (внесение корректировок разными пользователями, согласование изменений);
-
управление доступом к документам.
Можно назвать самые распространённые сейчас программы для ведения документооборота в организации:
-
Системы ЭДО.
Специальные решения для автоматизации документооборота и управления делопроизводством в организациях обычно обладают широкой функциональностью и большим спектром возможностей для работы с документами.
-
Облачные сервисы.
Это программы, позволяющие в режиме онлайн работать с документами и собирать все созданные документы в облачном хранилище. В облачных сервисах легко организовать совместную работу над документами, обмениваться файлами и управлять доступом.
Выбор программы для электронного документооборота внутри организации или с контрагентами зависит от потребностей организации, от функциональности и удобства использования. Но наиболее простым, удобным и малозатратным решением считаются облачные сервисы, которые предоставляют операторы электронного документооборота. Их важное преимущество в том, что не требуется установка специального программного обеспечения: компания получает доступ к сервису, регистрируется, выполняет необходимые настройки и начинает работу с электронными документами.
Как программы или системы ЭДО упрощают работу бизнеса
Программы для ведения электронного документооборота помогают организациям сократить количество рутинных процессов, снизить расходы на бумагу и логистику документов, а также ускорить обмен информацией и документами с контрагентами.
Помимо того что организация избавляется от необходимости закупки больших объёмов бумаги и канцелярии, освобождаются и рабочие пространства от бумажных архивов. А электронные документы надёжно хранятся в облачных хранилищах, и в любое время можно найти нужный документ.
Экономится и время сотрудников: электронные документы быстрее создают, согласуют и передают получателю. И где бы не находился получатель, электронный документ окажется у него за несколько секунд.
Программы для электронного документооборота помогают сократить количество ошибок при заполнении реквизитов и прочих данных. Если есть ошибки, то, как правило, система сообщает о необходимости исправления.
При этом документы, созданные с помощью программ для электронного документооборота, являются юридически значимыми и могут быть отправлены не только частным компаниям, но и в государственные органы. Для придания юридической значимости документам используют квалифицированную электронную подпись, которая признаётся аналогом подписи от руки.
Таким образом, сейчас программы для ЭДО — это неотъемлемый инструмент для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний.
Как быстро автоматизировать документооборот и ускорить бизнес-процессы
Сервис СФЕРА Курьер поможет быстро и выгодно организовать электронный документооборот с контрагентами, сосредоточиться на более важных задачах, улучшить производительность и сократить затраты. Пользователи сервиса могут контролировать все этапы обработки документов, сокращая возможность ошибок. При этом автоматизация документооборота с помощью сервиса электронного документооборота станет стратегическим преимуществом организации, ведь внедрение таких цифровых сервисов сейчас играет ключевую роль в развитии и достижении успеха.
В сервисе СФЕРА Курьер от СберКорус позволит:
-
быстро создавать, подписывать и отправлять электронные документы;
-
настраивать индивидуальные маршруты согласования документов внутри компании;
-
работать в роуминге с разными операторами ЭДО и обмениваться документами с контрагентами, использующими другие системы;
-
быстро находить документы, которые запрашивают налоговая и другие госорганы для проверки;
-
организовывать быстрый и удобный документооборот между филиалами.
Узнайте больше о сервисе электронного документооборота по ссылке.
Telegram-канал СберКорус