Как уменьшить издержки в бизнесе без негативного влияния на прибыль

Снижение издержек бизнеса — то, что может поддержать компанию в кризис или трудный период. Но управление затратами требует правильного подхода и продуманной стратегии — от этого зависит прибыльность и устойчивость бизнеса. Иными словами, оптимизировать и сокращать затраты нужно так, чтобы случайно не уменьшить прибыль. Расскажем, как это делать.

Начните с глубокого анализа расходов

Понять, какие расходы можно сократить в первую очередь, какие методы снижения затрат использовать, практически невозможно без точных данных по всем издержкам организации и их анализа. Для формирования структуры расходов и анализа можно использовать универсальную методику из пяти шагов:

1. Зафиксировать все расходы. Данные можно взять за 6 месяцев или за меньший период, но желательно понимать, как менялись затраты хотя бы за несколько последних месяцев. Если в компании есть подробная управленческая отчётность, данные можно получить оттуда.

2. Распределить расходы по группам. Собранные расходы необходимо сгруппировать в укрупнённые статьи, например, хозяйственные расходы, канцелярия, закупка материалов и комплектующих, зарплата, маркетинг и реклама и др.

3. Разделить операционные расходы на переменные и постоянные. Переменные затраты напрямую связаны с производством и продажами (сырьё и материалы, расходники, заработная плата производственного персонала), а постоянные — не зависят от продаж и производства, но нужны для бизнеса в целом (аренда офиса, расходы на административно-управленческий персонал). Такое разделение нужно, чтобы правильно определить способы сокращения издержек. Тяжелее всего даётся уменьшение постоянных расходов, но и это возможно при чётком понимании структуры и правильном подходе. 

4. Проанализировать основные статьи расходов компании. Из каждого блока (переменные и постоянные расходы) нужно взять самые крупные статьи, провести анализ и понять, от чего зависит динамика по периодам. По каждой статье расходов нужно принять решение: оставить или убрать, если оставить, то можно ли урезать и до какого уровня. 

5. Проанализировать остальные расходы. Проводить анализ мелких статей расходов по аналогии с крупными может быть трудно и утомительно. Но не стоит пренебрегать этим шагом, если бизнес находится в трудной ситуации. 

Такая методика актуальна для любого бизнеса. Её можно использовать, когда нужно максимально оптимизировать расходы, или для того, чтобы просто увидеть полноценную картину и выработать оптимальную стратегию учёта и управления затратами, когда глобальное сокращение расходов бизнеса не требуется. 

В результате применения методики компания получит:

• полный список затрат;

• наглядную структуру затрат, сгруппированных в крупные статьи;

• списки переменных и постоянных затрат;

• анализ расходов, на основе которого можно принимать решения по оптимизации и минимизации затрат. 

Идеи, как оптимизировать расходы и снизить издержки, могут появиться уже на этапе сбора информации. 

Способы сокращения отдельных затрат

Посмотрим, как компания может сэкономить:

1. Сырьё и материалы

Сократить эту статью расходов можно разными способами:

• запросить скидки у поставщиков, являясь постоянным клиентом;

• мониторить цены и условия поставки и выбирать наиболее выгодные предложения;

• делать прямые закупки, а не через посредников;

• изменить технологический процесс так, чтобы он позволял использовать менее дорогое сырьё и материалы.

При этом не стоит забывать, что при сокращении издержек на сырьё и материалы не должно страдать качество товаров или продукции.

2. Логистические расходы

Такие расходы тоже можно сократить:

• ввести учёт и контроль расходования ГСМ;

• запросить скидки у перевозчиков, если их услугами компания пользуется постоянно;

• провести мониторинг цен на логистические услуги и, возможно, выбрать другого провайдера;

• если используется наёмный автопарк, подумать о целесообразности создания собственного, и наоборот. 

3. Арендные платежи

Не всегда удаётся сократить эту статью расходов, но в некоторых случаях можно предпринять следующее:

• переехать в офис подешевле или меньшей площади, но при этом предусмотреть, как к этому отнесутся клиенты, и будет ли это удобно ключевым сотрудникам;

• выбрать более доступный по цене склад;

• использовать субаренду для части помещений. 

4. Производственный брак

Часто большая доля расходов приходится на эту статью. Что поможет здесь:

• мотивация сотрудников делать меньше брака (материальная и нематериальная);

• введение входного и выходного контроля продукции;

• введение обучения и аттестации производственного персонала;

• совершенствование оборудования (если оно является основной причиной брака). 

5. Расходы на офисные нужды

Компании тратят много денег на канцелярию, бумагу и оргтехнику. И значительно сократить такие расходы помогает переход на электронный документооборот — он позволяет почти полностью отказаться от бумаги, печатной техники и канцелярских принадлежностей. 

Вести юридически значимый документооборот с контрагентами и партнёрами, обмениваться кадровыми документами с сотрудниками, формировать электронную отчётность помогают цифровые сервисы. А на их подключении тоже можно сэкономить, воспользовавшись акциями и специальными предложениями. 

6. Расходы на маркетинг и рекламу

Чтобы оптимизировать маркетинговые расходы, необходимо проанализировать эффективность используемых каналов привлечения клиентов. Нужно понять:

• сколько денег уходит на рекламу;

• приносит ли реклама доход и какой;

• сколько клиентов приходит с каждого канала. 

По результатам — оставить только самые эффективные каналы привлечения клиентов. 

7. Расходы на персонал

Здесь возможные решения — сокращение штата и зарплат. Но оптимизацию этой статьи расходов нужно проводить крайне осторожно. Во-первых, нужно строго соблюдать требования законодательства, чтобы не получить проблем с трудовой инспекцией. Например, при сокращении нужно выплатить работнику выходное пособие по ТК РФ, а снизить зарплату можно только в части премий и поощрительных выплат. Во-вторых, даже если экономия на зарплате будет проведена в соответствии с нормами законодательства, это может сильно демотивировать ключевых специалистов и спровоцировать их на поиск другого места работы. 

Оптимизировать штат и расходы на заработную плату помогут:

• наём самозанятых специалистов на отдельные задачи — за них не нужно платить налоги и страховые взносы;

• аутсорсинг — некоторые задачи дешевле и выгоднее доверить сторонним специалистам;

• внедрение практики совмещения должностей;

• введение аттестации работников или оценки по KPI для определения уровня премий;

• автоматизация рутинных операций — чтобы высвободить время сотрудников на более важные задачи и не нанимать новых работников при возрастающей нагрузке на имеющихся штатных специалистов.

Для каждого бизнеса мероприятия по сокращению затрат индивидуальны. То, что идеально подойдёт одним компаниям, будет неуместно для других. Поэтому важно перед принятием решений по сокращению затрат проводить глубокий анализ. Это поможет правильно не только сократить затраты, но и начать ими эффективно управлять, что положительно отразится на прибыли.