Как сотрудникам нужно использовать электронную подпись с 1 сентября 2024 года?

Август — последний месяц 2024 года, когда можно использовать сертификаты квалифицированной электронной подписи (далее — ЭП) сотрудника, выданные до 31 августа 2023 года, для подписания электронных документов в интересах юр. лица без машиночитаемой доверенности. Отличить такие сертификаты несложно — в сертификатах сотрудников есть данные о Ф.И.О., должности работника и компании, чьи интересы он представляет.

Что поменяется с 1 сентября?

С 1 сентября 2024 года сотрудники организаций и сотрудники ИП смогут пользоваться только сертификатами квалифицированной ЭП физического лица. Получить их можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, в том числе в СберКорус.

А для того, чтобы контрагенты или государственные органы могли удостовериться в том, что электронные документы подписаны уполномоченным на то лицом, необходима машиночитаемая доверенность (МЧД). Пользователи сервиса электронного документооборота СФЕРА Курьер смогут выпустить МЧД для всех своих работников бесплатно благодаря встроенному модулю СФЕРА Доверенности.

После выпуска МЧД подтвердить полномочия сотрудника можно одним из следующих способов:

1. Прикреплять файл МЧД с каждым отправляемым пакетом документов. Это удобно, если конкретным полномочием сотрудник пользуется редко (например, компания приобрела недвижимость, и у работника есть полномочия взаимодействовать с Росреестром). Также такой вариант возможен, если доверенность выдана на короткий срок — до 2-3 месяцев.

2. Указывать уникальный номер доверенности, который присваивается ей после регистрации в реестре ФНС. Для того, чтобы пользоваться таким способом, рекомендуется заключить письменное соглашение с контрагентом на проверку МЧД через реестр налоговой службы по номеру.

При необходимости МЧД можно отозвать. Также допускается создание одной электронной доверенности, распространяющейся на нескольких сотрудников (например, на работников с одинаковыми должностями).