Как работать по ЭДО с контрагентами?

Документооборот с контрагентами в электронном виде можно организовать в нескольких формах: прямой обмен или использование сервисов операторов ЭДО. Вне зависимости от формы, отправителям и получателям документов потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), если только стороны не договорились считать юридически значимыми неквалифицированные или простые электронные подписи (НЭП, ПЭП). В статье выясним, какая форма обмена информацией в рамках ЭДО удобнее, и как можно перевести документооборот в «цифру».

Прямой обмен

Электронный обмен документами с контрагентами возможен напрямую, через электронную почту, мессенджеры. Как его можно организовать на практике?

1. Деловые партнёры заключают между собой договор о прямом ЭДО. В документе прописывается, куда можно направлять информацию: перечисляются электронные почты, аккаунты, номера телефонов и прочая необходимая информация.

2. Отправитель составляет документ в текстовом редакторе, подписывает электронной подписью и направляет его на утверждённую сторонами электронную почту, аккаунт в мессенджере.

3. Получатель проверяет документ. Если его всё устраивает, он подписывает документ со своей стороны и высылает ответ на письмо или сообщение. Если содержание документа нужно скорректировать, оформляется протокол разногласий и также подписывается электронной подписью, высылается контрагенту.

4. После всех этапов согласования на руках у обеих сторон будет документ, подписанный электронными подписями всех участников документооборота.

У прямого ЭДО с контрагентами есть недостатки:

• необходимо самостоятельно организовать систему хранения электронных документов: сортировать их по папкам на компьютере или подгружать в учётную систему, которой пользуется бизнес;

• нельзя обмениваться счетами-фактурами — эти документы можно передавать контрагенту только через сервисы операторов ЭДО (ч. 1.2 ст. 169 НК РФ).

Обмен документами через сервисы операторов ЭДО

Подписание документов с контрагентами через сервисы ЭДО имеет множество преимуществ:

• обеспечивается безопасная передача данных — отсутствуют риски того, что кто-то посторонний сможет перехватить ваши документы и ознакомиться с их конфиденциальным содержанием;

• в системе уже есть готовые формы документов, нужно лишь внести в них свою информацию — например, сервис СФЕРА Курьер поддерживает 260 типов документов для обмена с деловыми партнёрами;

• фиксируется время и дата отправки и получения документов;

• оператор ЭДО дополнительно проверяет электронные подписи контрагентов на их действительность;

• хранение документов идёт на стороне оператора ЭДО: в сервисе их можно быстро найти, рассортировать по разным контрагентам.

Перейти на документооборот через системы операторов ЭДО несложно:

• между деловыми партнёрами по желанию заключается соглашение об ЭДО, чтобы урегулировать процессы согласования и подписания документов, использования надлежащих форм и форматов;

• направляется приглашение на обмен документами в рамках ЭДО — как это сделать, писали здесь.

Необязательно, чтобы контрагенты пользовались одинаковыми сервисами. Технологии позволяют настроить роуминг, и документы будут читаемы даже в случае, если их оформили в «чужой» системе. Работайте только в сервисах аккредитованных операторов ЭДО: проверить их список можно на сайте ФНС.