Машиночитаемые доверенности (МЧД) позволяют удостовериться в том, что документ подписан уполномоченным сотрудником. А чтобы, в свою очередь, удостовериться в подлинности МЧД, существует специальный реестр ФНС. В статье узнаем подробнее о реестре МЧД ФНС, как оформлять доверенности, как их найти и хранить. 

Для чего создавалась МЧД?

МЧД можно назвать не только продолжением тренда цифровизации, но и инструментом, защищающим бизнес. Электронную доверенность нельзя подделать, потому риски того, что какие-то договоры с контрагентами или отчётность в государственные органы подпишет неуполномоченное лицо, сводятся к нулю. 

Проверка МЧД в реестре ФНС России позволяет деловым партнёрам и надзорным органам в режиме онлайн узнавать, что документы подписал действующий бухгалтер, юрист, главный инженер или какой иной специалист. Цифровые доверенности подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ИП.

С 1 марта 2024 года действует формат МЧД версии 5.02. Он закреплён в приказе ФНС № ЕД-7-26/648@ от 19 сентября 2023 года. Новый формат машиночитаемых доверенностей позволяет при необходимости передоверять документ другим лицам, а также оформлять его на нескольких представителей сразу.

Прежний формат 5.01 также действителен, но ограниченное время — до 28 февраля 2025 года включительно. После этой даты потребуется перейти на формат 5.02. Если у вас уже возникла необходимость оформления доверенностей сразу на нескольких человек, или вам нужно, чтобы документ можно было передоверить, лучше переоформить МЧД на версию 5.02. 

Как найти МЧД в реестре ФНС?

Для работы с реестром МЧД ФНС России нужно:

1. Перейти на официальный сайт МЧД.

2.  Слева наверху выбрать вкладку «МЧД».

3. Выбрать раздел «Проверить статус доверенности», если вы просто хотите узнать, действительна она или нет, или раздел «Посмотреть доверенность», если вы хотите получить более подробную информацию о представителе. 

4. При проверке статуса вам нужно будет знать индивидуальный номер доверенности.

5. Если вы выберете раздел «Посмотреть доверенность», то потребуется больше данных. Помимо уникального номера МЧД, нужно будет обязательно заполнить ИНН представителя и доверителя.

Где можно оформить МЧД?

МЧД можно оформить одним из трёх способов:

1. На сайте единого реестра МЧД ФНС. Сервис предложит создать машиночитаемую доверенность в единой или базовой формах для проведения сделок с контрагентами, оформит передоверие или сделать МЧД для сдачи отчётности. 

2. Через Госуслуги. Для этого нужно зайти в личный кабинет организации или ИП, выбрать раздел «Доверенности и доступы», перейти на вкладку «Делегирование полномочий», чтобы создать МЧД. Необходимо как можно подробнее заполнить поля электронной доверенности, чтобы проверяющие документ контрагенты или госорганы могли удостовериться, что у представителя есть те или иные полномочия. 

3. Через сервисы операторов ЭДО. Например, в сервисе электронного документооборота СФЕРА Курьер есть бесплатный модуль, который позволяет создать МЧД как для обмена информацией с другими компаниями и ИП, так и для сдачи отчётности. Доверенность после создания будет зарегистрирована в реестре ФНС. 

Созданные МЧД также можно хранить у операторов ЭДО. Альтернативные варианты — хранение в ФНС, СФР, иных органах госвласти, в головном удостоверяющем центре (ЕСИА), государственных или аккредитованных удостоверяющих центрах.