Как правильно списывать испорченный товар

Этот вопрос актуален не только для владельца бизнеса, который стремится минимизировать убытки, но и для бухгалтерии – ей важно грамотно и без последствий отразить «убытие» некондиционной продукции. Расскажем, как это оформить документально.

Важные документы

Документы по списанию испорченной продукции со склада может подписывать только специальная комиссия. Приказом руководителя туда обязательно включается представитель топ-менеджмента организации (например, глава отдела или директор), материально ответственное лицо и при необходимости представитель санитарного надзора.

• Если порча товара обнаружилась при инвентаризации, данный факт фиксируется в сличительной ведомости по форме ИНВ-19, а также в ведомости учета результатов (ИНВ-26). Впрочем, закон разрешает применять и самостоятельно разработанные шаблоны документов.

• В том случае, если непригодные товарно-материальные ценности (ТМЦ) выявили при приемке от поставщика, на учет ее не ставят: нужно оформить акт для предъявления поставщику претензии.

• Если товары пришли в негодность по вине транспортной компании, претензия предъявляется с использованием формы акта, которая действует на транспорте. Так, при перевозках по железной дороге оформляется коммерческий акт. В подобных случаях можно использовать типовую форму учета потерь либо акты ТОРГ-2 и ТОРГ-3.

Также для списания испорченных товаров, готовой продукции или материалов разрешается применять унифицированные формы ТОРГ-15 или ТОРГ-16. Один экземпляр документа направляется в бухгалтерию, второй – в подразделение, третий – лицу с материальной ответственностью.

Как отражать в бухучете?

Для начала нужно зафиксировать порчу на счетах:

Дт 94 – Кт 41 (43) – произведено списание стоимости испорченных товаров.

Дальнейшие бухгалтерские проводки определяются причинами списания:

• Дт 44 – Кт 94 – естественная убыль;

• Дт 73, 76, 60 – Кт 94 – вина ответственных лиц;

• Дт 91 – Кт 94 – форс-мажор при отсутствии виновника.

Если виновным лицом является представитель транспортной компании или работник поставщика, стоимость испорченной продукции списывается со счета 94 в дебет счета 60.

Налог на прибыль

Учет некондиционных товаров для целей налога на прибыль зависит от причин порчи: 

• Если они естественные и/или технологические, то списываются в сумму материальных расходов - в пределах установленных лимитов.

• Если виной всему форс-мажор, себестоимость товаров можно списать в в расходы по налогу на прибыль в полной сумме. При этом важно подтвердить чрезвычайные обстоятельства – например, актом о пожаре с отражением его причины, протоколом осмотра и т.п.

• Если определен конкретный виновник, стоимость испорченных товаров, которую взыскали с него, нужно включить в объем внереализационных доходов. Если стоимость некондиционной продукции подтверждена документально, ее в полном объеме можно включить в состав прочих внереализационных расходов.

• Если виновник порчи не установлен либо суд отказал во взыскании ущерба, стоимость продукции учитывается в составе внереализационных расходов.

Факт отсутствия виновника тоже нужно подтвердить документально – актами от уполномоченного органа власти (постановление о приостановлении дознания, о прекращении уголовного дела, оправдательный приговор).

• Если товар испорчен настолько, что его остается лишь уничтожить, ходы на утилизацию можно учесть при расчете налога на прибыль. Главное, чтобы эти действия были экономически обоснованы и документально подтверждены.

НДС по испорченным товарам

Если налогоплательщик взыскал стоимость некондиционной продукции с учетом НДС, налог на добавленную стоимость необходимо восстанавливать.

Допустим, порча продукции произошла из-за злого умысла или по халатности сотрудника. В таком случае пострадавшая сторона имеет право определять сумму ущерба с учетом НДС со стоимости потерь, так как ей придется приобретать новое или ремонтировать поврежденное имущество, а значит, нести расходы и платить поставщику НДС.

Виновник обязан возместить потери в полном объеме, сюда может включаться и сумма НДС.

Однако при этом налогоплательщик может возместить НДС дважды – и при покупке, и при получении налога в составе компенсации. Это будет являться необоснованной налоговой выгодой. И здесь есть два варианта действий:

• восстановить входящий НДС, принятый к вычету ранее;

• не включать НДС в сумму возмещения.

Так как в законе не прописано, когда именно восстанавливается налог, это можно сделать:

1. В квартале, когда было получено возмещение ущерба (сумма с НДС).

2. В квартале, когда виновник признал обязательство возместить убытки.

3. В квартале, в котором было получено судебное решение о возмещении стоимости испорченной продукции.

Если виной порчи товаров было стихийное бедствие либо виновное лицо установить не удалось, восстанавливать налог не потребуется.

Не нужно это делать и при списании неликвидных товаров – но только если операции подтверждены документально (например, актом о списании). Если документов не будет, ИФНС при проверке сочтет списание безвозмездной передачей с доначислением налогов, штрафов и пеней.

Списание на УСН

Списать в расходы испорченный товар могут и те налогоплательщики, которые применяют упрощенную систему с налогооблагаемой базой «доходы минус расходы». Здесь все будет зависеть от причин порчи товаров:

• Потери продукции, вызванные нарушением условий хранения и транспортировки, разрешается списать в затраты лишь в пределах нормы естественной убыли (утверждаются отраслевыми ведомствами) либо технологических потерь при перевозке.

• Если виной всему стал форс-мажор, списать товары в затраты даже в пределах норм естественной убыли не получится: такого вида затрат нет в перечне принимаемых для расчета налога на упрощенке. Таким образом, убытки от стихийных бедствий не уменьшают налоговую базу. 

• Морально устаревшую продукцию тоже нельзя списать в расходы.

• Испорченный товар разрешается продать с уценкой, признав в расходах стоимость их приобретения. Это работает в том числе, когда себестоимость товаров значительно выше продажной стоимости.

• Если известен виновник, который обязан возместить ущерб от порчи товаров, полученные от него средства нужно учесть в составе доходов (независимо от вида упрощенки). Компенсацию потерь важно учесть в тот момент, когда деньги были фактически получены, — например, в день их внесения в кассу или на расчетный счет.

Как сделать еще проще?

Чтобы у налоговой не возникало к вам вопросов в связи со списыванием испорченного товара (и по другим поводам тоже), важно готовить отчетность тщательно, а сдавать своевременно. Чтобы ничего не упустить, доверьте составление этих документов мощному цифровому помощнику – сервису СФЕРА Отчетность от СберКорус:

• он проверит, нет ли в декларациях ошибок;

• обновит формы в соответствии с законодательством;

• оповестит вас, если из налоговой пришел запрос;

• сэкономит вам время и нервы.

Цифровая подпись, необходимая для отправки отчетности через интернет, уже входит в стоимость пакета услуг.