Как правильно оформить договор с поставщиками?

Условие сделки

Как прописать?

Форма договора

Поскольку сторонами сделки являются субъекты предпринимательской деятельности, то договор обязательно должен быть заключён в письменной форме (ст. 161 ГК РФ). 

В то же время, если поставщик и покупатель не заключили договор письменно, а исполнили свои обязательства по факту, оформив только первичные бухгалтерские документы (например, товарную накладную), такая сделка также будет считаться заключённой. 

Например, Арбитражный суд Московского округа при рассмотрении дела № А40-22803/2019 постановил, что отсутствие письменного договора не говорит о недействительности сделки. Поставщик отгрузил товар покупателю, и у него на руках были подтверждающие этот факт документы. Покупатель не хотел оплачивать товар, ссылаясь на то, что между сторонами не был заключён письменный контракт, а потому сделка не характеризуется как настоящая. Однако суд учёл, что фактически поставщик исполнил свои обязательства, и потому приобретатель обязан оплатить товар. 

Но к такому способу заключения договоров лучше не прибегать. Это чревато тем, что на сделку будут распространяться только общие положения о купле-продаже. Например, не удастся привлечь продавца к ответственности за недопоставку товара. 

Предмет сделки

В договоре с поставщиком обязательно нужно указать, какой именно товар приобретается. Это самый первый раздел документа. Например, если компания решила закупить у производителя холодильники, недостаточно указать в документе только слово «холодильник». 

Нужно указать:

• марку и модель товара;

• функциональные характеристики предмета (например, в случае с холодильником можно указать объём камеры, наличие или отсутствие морозильника, цвет, с или без технологии No Frost).

Срок поставки

Можно указать конкретную дату (например, 30 июня) или временной период (например, поставка партии частями в течение июня-августа каждый четверг третьей недели месяца). 

Также можно поставить ограничительный срок — например, поставка товара не ранее 1 августа. Подобные ограничения могут быть необходимы, если у покупателя, например, склад сырья ещё заполнен, и новая партия поместится туда только после опустошения склада. 

Цена

В зависимости от того, какой заключается контракт на поставку товара — разовый или долгосрочный — цену можно прописать в самом теле документа или в приложении к нему.

Если договор разовый, то цену можно обозначить в самом договоре.

Если сделка долгосрочная, то лучше цену указывать в отдельном приложении к договору. Это связано с тем, что с течением времени стоимость товаров может измениться.

Права и обязанности сторон

Чтобы не допустить обмана с двух сторон, в договоре следует обозначить условия для поставщика и покупателя.

Как проконтролировать поставщика?

1. Требовать вместе с передачей товара предоставить документы на него. Например, сертификаты соответствия.

2. Возложить на продавца ответственность за качественную упаковку. Это особенно важно, если приобретаются хрупкие предметы или легковоспламеняемые вещества. Поставщик обязан принять меры, чтобы товар дошёл до покупателя в целости и сохранности.

3. Попросить поставщика уведомить приобретателя, что товар доставлен, и его можно забрать.

4. Определить размер неустойки за просрочку поставки.

Стороны могут предусмотреть и дополнительные условия для продавца. Например, нанести особый водостойкий маркер на тару партии товаров. Или, если покупатель приобрёл товар для последующей перепродажи, помочь ему с документами.

Как проконтролировать покупателя?

1. Указать сроки приёмки и оплаты товара. Если покупателю не понравится качество, он должен в оговоренные сроки сообщить об этом поставщику. 

2. Возложить на покупателя расходы на доставку, если у продавца нет своей логистической сети, и эти затраты не входят в стоимость покупки.

3. Определить размер неустойки за просрочку оплаты.

Отдельный вопрос — ответственность за сохранность приобретения во время транспортировки. Она возлагается на ту или иную сторону по договорённости сторон. За сохранность товара может полностью отвечать поставщик, покупатель или третье лицо (перевозчик). 

Аналогично стороны сами договариваются, кто страхует груз, и будет ли покупатель компенсировать стоимость страховки, оформленной продавцом.

Форс-мажор

Сторонам также желательно предусмотреть перечень форс-мажорных обстоятельств, которые освобождают их от ответственности. Такими обстоятельствами могут быть:

• природные катаклизмы;

• ограничения на государственном уровне;

• военное положение.

Решение споров

В данном разделе указывается следующая информация:

1. Куда и в какие сроки может быть направлена претензия?

2. Какой суд будет рассматривать спор, если претензионный порядок не привёл к результатам (например, суд по месту регистрации ответчика)? 

Досрочное расторжение договора

Случается, что поставщик перестал производить или закупать определённый тип товара. Или, напротив, у покупателя отпала необходимость в конкретном товаре.

В этом случае в данном разделе нужно указать:

1. В каких случаях допустимо одностороннее расторжение договора?

2. Особенности уплаты компенсации полученных убытков или возврат заранее уплаченных средств.