Как подключить электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот ускоряет и упрощает процесс обмена документами между компаниями и государственными органами. Более того, подключение к ЭДО сейчас нужно не только для удобства, но и в отдельных случаях является необходимостью: некоторыми документами можно обмениваться только в электронном виде, ЭДО требуется для работы с маркированными товарами, прослеживаемостью, маркетплейсами и электронными торговыми площадками. Расскажем, как подключить ЭДО и начать обмениваться электронными документами. 

Содержание

• Шаг № 1. Выпуск электронных подписей
• Шаг № 2. Выбор оператора и системы ЭДО
• Шаг № 3. Подписание договора с оператором ЭДО
• Шаг № 4. Установка ПО
• Шаг № 5. Регистрация в системе ЭДО и настройка

Пошаговая инструкция по подключению электронного документооборота

Шаг № 1. Выпуск электронных подписей.

Перед тем как подключить систему ЭДО и получить доступ к электронному документообороту, необходимо сделать электронную подпись, обеспечивающую юридическую значимость цифровых документов:

1. Для обмена документами с контрагентами и государственными органами понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям такую подпись выдаёт Удостоверяющий центр ФНС России или её доверенные лица. ПАО Сбербанк является первым доверенным удостоверяющим центром ФНС России, и при открытии РКО в Сбере можно получить электронную подпись от ФНС бесплатно.

2. Чтобы электронные документы могли подписывать уполномоченные сотрудники компании, им необходимо сделать личные электронные подписи физического лица в любом аккредитованном удостоверяющем центре и машиночитаемую доверенность (МЧД), в которой будут перечислены полномочия подписанта. Для оформления МЧД понадобится УКЭП руководителя. В сервисе СФЕРА Курьер создать машиночитаемую доверенность для ЭДО можно в несколько кликов.

Шаг № 2. Выбор оператора и системы ЭДО.

Перечень доверенных операторов электронного документооборота можно изучить, например, на сайте ФНС России. Системы электронного документооборота отличаются функциональностью и интерфейсом. Различается и тарифы. Кроме того, если у компании много контрагентов, при выборе оператора и системы ЭДО следует обратить внимание на возможности роуминга: чем с большим количеством операторов можно настроить роуминг, тем лучше.

У некоторых операторов есть демоверсии цифровых сервисов — можно попробовать и понять, подходит ли функциональность, насколько удобно создавать электронные документы.  

На какие моменты также стоит обратить внимание при выборе оператора:

• репутация;

• оперативность и компетентность технической поддержки;

• наличие готовых интеграционных решений с различными учётными системами и возможность предоставления API;

• удобная тарифная линейка, чтобы можно было подобрать оптимальный вариант и подключиться к ЭДО выгодно;

• наличие дополнительных функций, например, в ЭДО СберКорус пользователи могут бесплатно настраивать маршруты согласования и оформлять машиночитаемые доверенности, автоматически передавать данные в систему маркировки.

Шаг № 3. Подписание договора с оператором ЭДО.

Внимательно изучите договор: тариф, условия и сроки хранения электронных документов, методы и средства, используемые для передачи документов, ответственность оператора и пользователя и прочие условия.

Шаг № 4. Установка ПО.

Современные цифровые сервисы не требуют установки специального программного обеспечения. Но для работы с электронной подписью понадобится установка программы КриптоПро CSP.

Веб-версии сервисов операторов электронного документооборота не требуют дополнительных установок и настроек: нужно только зарегистрироваться, получить доступ к системе и начать обмен документами. Для интеграции с учётной системой, например, 1С или для работы с low-code платформой потребуется выполнение дополнительных действий. К примеру, электронный документооборот СФЕРА Курьер можно интегрировать в учётную систему с помощью установки модуля 1С и работать в режиме единого окна. А чтобы работать в интерфейсе платформы ELMA365, нужно установить коннектор.

Шаг № 5. Регистрация в системе ЭДО и настройка.

Если используется браузерная версия ЭДО, пользователям нужно войти, добавить контрагентов и начать обмениваться электронными документами.

С сервисом СФЕРА Курьер вы сможете управлять документами компании удобно и выгодно. Веб-версия не требует дополнительных настроек и установок ПО, а возможности интеграции помогут организовать процесс обмена документами непосредственно в учётной системе.