Как пишется докладная записка?

Руководитель не всегда может уследить самостоятельно, кто из сотрудников нарушает трудовую дисциплину. Либо, напротив, не всегда вышестоящий руководитель знает о некорректных требованиях нижестоящего начальника к своим подчинённым. Если мирное обсуждение проблем в коллективе не приносит должного результата, выходом может стать докладная записка. Этот документ сообщает о различных инцидентах внутри штата и предлагает вариант решения проблем, возникших у руководителей и сотрудников. Выясним, как правильно написать докладную, какие виды документов существуют, и какая информация должна быть отражена в записке в обязательном порядке. 

Виды докладных записок

Докладную записку можно назвать строго иерархичным документом, поскольку он всегда направляется от подчинённого непосредственному руководителю. Исключение составляют случаи, когда сотрудник хочет рассказать о проступках своего руководителя вышестоящему начальству. 

В докладной записке всегда называют Ф.И.О. человека, в отношении которого требуется принятие каких-либо мер. Выделяют несколько форм доклада начальнику:

1. Внутренние и внешние. Под внутренними понимаются документы, направляющиеся руководству любого уровня внутри компании. Под внешними — записки, направляющиеся в другую организацию. Например, строительная фирма входит в саморегулируемую организацию (СРО), и можно рассказать ей о нарушениях, встречающихся в компании.

2. Позитивные и негативные. Образец докладной на имя директора может носить и позитивный характер. Например, сообщать о перевыполнении планов и предложении премировать самых активных сотрудников. Негативные сообщают о неприятных инцидентах внутри организации — например, о невыполнении трудовых обязанностей кем-то из коллектива.

3. Информационные. Они могут сообщать о выполнении какого-то этапа работ, предложить какую-то новую идею для внедрения в производственном процессе, предоставить отчёт о завершении какого-то проекта и ожидания новых распоряжений. 

Для того, чтобы быстрее доносить до руководства информацию о различных инцидентах, можно воспользоваться инструментами кадрового электронного документооборота (КЭДО). В сервисе можно:

• утвердить разные образцы форм докладных записок для отличающихся друг от друга ситуаций — сотрудник сразу сможет выбрать шаблон, заполнить его и отправить вышестоящему руководителю;

• ускорить регистрацию докладов начальству — как только документ будет оформлен и загружен в КЭДО, он моментально дойдёт до адресата;

• упростить поиск документов — фильтры в сервисе помогут найти необходимую докладную за секунды;

• упорядочить хранение документов — сервис КЭДО позволяет собрать всю информацию в одном месте.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Текст докладной записки, как правило, оформляется следующим образом: 

• в самом начале указывается информация об адресате и составителе документа: Ф.И.О., должность, наименование компании;

• указывается наименование документа «Докладная записка» и раскрывается, о чём именно пойдёт речь (например, о нарушении трудовой дисциплины);

• описываются факты происшествия с именами причастных к нему лиц и датах, когда оно случилось;

• указывается вариант решения проблемы (например, просьба сделать выговор сотруднику, который пренебрегает трудовой дисциплиной);

• прописывается перечень документов, которые прилагаются к записке, при их наличии;

• ставятся подпись и дата.

Рекомендуется придерживаться следующих правил при составлении документа:

1. Краткость. Ситуацию нужно описать сжато, коротко описывая все важные факты, не выражая никакого субъективного мнения о событии.

2. Доказательства. После описания инцидента и просьбы принять какие-либо меры желательно приложить доказательства того, что был совершён какой-то проступок, работа действительно завершена или план перевыполнен.

3. Неанонимность. Составитель докладной записки обязан назвать себя. 

Образец написания докладной

Как отличить докладную от других документов?

Нередко, когда надо писать докладные записки, их путают со служебными или объяснительными. Однако у них есть принципиальные отличия:

1. Служебные записки — это документы, предполагающие обмен информацией между сотрудниками, отделами, департаментами, не находящимися в прямом подчинении друг у друга. Они просто сообщают о положении дел в компании, у них нет иерархичности.

2. Объяснительные рассказывают, из-за чего произошла та или иная ситуация. Докладные же просто фиксируют факты, без раскрытия причин. 

Все виды вышеупомянутых документов так или иначе помогают коллективу и руководству принимать решения и действовать сообразно ситуации.