Переход на электронный кадровый документооборот

Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников. Чтобы повысить прозрачность,упростить и ускорить кадровое делопроизводство, государство запустило эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат.

В статье рассмотрим, в чем плюсы перехода на кадровый электронный документообороти какие есть решения для организации КЭДО.

К кадровым документам относят: трудовой договор, приказы, предупреждения, графики, извещения, инструкции и др. Они необходимы для контроля и регулирования кадровых процессов. Без рабочей системы кадрового делопроизводства сотрудникимогут лишиться льгот и выплат, а компания получит штрафы от контролирующих органов.

В среднем за год на одного сотрудника компания может оформить около 30 кадровых бумажных документов. Расходы на печать, доставкуи хранение, а также потеря времени на организацию процессов и поиск в архиве делают бумажный документооборот затратным и неудобным. Рассмотрим на примере.

В лучшем случае весь процесс займет около часа, а может затянуться до нескольких дней.

Тот же самый процесс в электронном формате можно пройти быстрее. Нужно заполнить электронный бланк, подписать электронной подписьюи отправить руководителю за несколько кликов. Не нужно печатать, ходить по кабинетам или отправлять документ курьером. Когда электронное заявление пройдет все этапы утверждения, кадровому специалисту не нужно подшивать егов дело. Система автоматически сохранит документ в электронном архиве. Найти его в случае необходимости можно за секунду. А ошибки в электронных документах можно легко исправить.

КЭДО позволяет быстро обмениватьсяданными, легко их обрабатывать, а также экономить на ресурсах. Поэтому многие компании постепенно переходят на электронный формат работы.

Кроме того, пандемия помогла многим убедиться в удобстве удаленной работы.По исследованиям и опросам,многие компании и сотрудники не вернутся в офисы. В таком случае без кадрового электронного документооборота в решении кадровых задач не обойтись.

Государство с помощью КЭДО планирует повысить прозрачность кадрового делопроизводства и контроль над работой компаний. Поэтому Минтруд решил провести эксперимент по переводу бумажных кадровых документов в электронные. Суть заключаетсяв том, что компании протестируют возможности и механизмы работы с КЭДО на собственных бизнес-процессах и дадут обратную связь.

Эксперимент продлится до 15 ноября 2021 года. Подать заявку в Минтруд можно до 30мая 2021 года, а начать переход на КЭДО по собственному усмотрению. Участвуют только юрлица. Они также вправе самостоятельно выбрать виды документов для перевода в электронный формат. Сотрудники с дистанционным трудовымдоговором не участвуют в эксперименте.

В результате Минтруд соберет отчеты о проведении эксперимента и адаптирует правила перевода кадровых документов в электронные. Пока точно неизвестно, будет ли КЭДО обязательным или останется добровольным. И хотя к бумажным документам все еще больше доверия, бизнес и госорганы активно переходятна электронный формат из-за удобства, скорости и экономии.

Чтобы перейти на кадровый документооборот в электронном формате, компании необходимо:

Необязательно полностью переходить на КЭДО, проще начать с самых популярных документов, ошибки в которых не приведут к нарушению закона. Так вы сможете протестировать новый формат работы без дополнительных трудностей. Согласно 122-ФЗ, любые кадровые документы можно перевести в электронный формат.

Для перехода на КЭДО нужна информационная система. Компания может воспользоваться системой «Работа в России»,разработать собственную систему или выбрать готовое решение.

Государственный портал, с помощью которого сотрудники компании с КЭДО могут подписывать документы простой электронной подписью. Для этого потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

Система «Работа в России»полностью бесплатна, не требует доработок, а также обеспечивает все условия для сохранности кадровых электронных документов. Однако функций системы недостаточно для полного перехода на КЭДО.

На этапе экспериментачерез портал можно подписать только:

• электронный трудовой договор
• электронный ученический договор
• электронный договор о материальной ответственности
• электронный договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Поэтому многие участники кадрового ЭДО выбирают платные сервисы с большим количеством документов или разрабатывают собственные системы.

Интеграция всех информационных систем с госпорталом «Работа в России» и Госуслугами способствует обеспечению прав сотрудников. Кадровые документы через них автоматически попадают в Минтруд. Например, после увольнения сотрудникавсе данные останутся в их базе.

Разработка собственной информационной системы участника КЭДО — сложный и дорогостоящий процесс. Необходимо самостоятельно адаптировать кадровое делопроизводство, настроить процессы подписания, обмена, учета и хранения электронныхкадровых документов (до 50 лет). Организовать архив нужно с учетом закона и требований ГОСТ. Нарушения в формате или правилах хранения электронных документов могут привести к потере важной информации и штрафам.

Такжеучастник должен обеспечить интеграцию собственной ИС с порталом «Работа в России», чтобы государство могло контролировать КЭДО. Расходы на выпуск электронных подписей тоже ложатся на компанию.

Поэтому проще всегоподключиться к платному сервису, чтобы без дополнительных затрат и сложностей начать переход на электронный документооборот в кадрах.

Позволяют подписывать, обмениваться и хранить электронные кадровые документы по правилам законодательства. Участнику электронного кадрового делопроизводства не нужно тратить время и средства на соответствие требованиям и стандартам.

Платный сервис может стать наиболее оптимальным вариантом автоматизации кадрового ЭДО, потому что:

• Позволяет подписывать все кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.
• Регламентирует, какими электронными подписями подписывать кадровые документы.
• Позволяет использовать все типы кадровых документов.
• Интегрируется с учетными системами (SAP, 1C, Битрикс и др.).
• Помогает перейти на КЭДО без дополнительных затрат на разработку.

Выбирать лучше опытных вендоров, с хорошей репутацией.

Есть три вида подписи:

Работодателю для перехода на КЭДО и подписания документов подходит только УКЭП.
Сотрудники компании, использующей электронный документооборот в кадровой службе, могут подписывать кадровые документы другими видами электроннойподписи. Это зависит от внутренних норм кадрового делопроизводства и информационной системы.

Портал «Работа в России» позволяет сотрудникам подписывать электронные документы простой электронной подписью.

Для работы с КЭДО в собственных системах и платных сервисах сотрудникам подойдет УКЭП или УНЭП. Выпуск подписей обеспечивается средствами компании.

Чтобы вовремя и эффективно перестроиться на новую систему работы с кадровым делопроизводством, начинайте готовить нормативную базу и сотрудников заранее.