Как отменить подписанный документ в ЭДО?

Иногда после того, как пользователь сервиса электронного документооборота (ЭДО) подпишет документ и направит его контрагентам, он может обнаружить в нём ошибку. В этом случае можно отозвать документ. Расскажем, как отменить подписанный документ в ЭДО.

Порядок отзыва документа

Опишем порядок отзыва электронного документа в сервисе СФЕРА Курьер от СберКорус:

1. Аннулировать документ вправе только его автор. Поэтому, например, если договор составлял юрист, то и отменить его может только он. Бухгалтер, хотя и тоже имеет право пользоваться сервисом ЭДО, не сможет отменить документ, оформленный юристом.

2. Отмена возможна только в случае, если документ ещё не обработали все участники маршрута согласования. Например, юрист составил договор и направил его своему руководителю на согласование, а потом — юристу контрагента. Если документ согласовали юрист и руководитель отправителя, но ещё не подтвердили со стороны получателя, его можно аннулировать.

Обратите внимание! Если электронный документ уже попал в папку «Обработанные», отменить его не получится.

3. Чтобы аннулировать документ, нужно открыть папку, в которой он расположен. После нужно будет его выбрать и дождаться, когда снизу откроется меню действий. Тогда можно будет нажать на кнопку «Отозвать». 

4. После нажатия на кнопку «Отозвать» автор документа должен указать причину аннулирования. Она будет видна всем участникам документооборота. 

5. Документ переходит в статус «На отзыве». Другие участники ЭДО, к которым успел попасть ошибочный документ, должны будут подтвердить отзыв. После получения документом статуса «Отозван» его можно будет удалить.

Электронный документооборот позволяет сэкономить деньги на повторной распечатке документов при обнаружении ошибок, а также на почтовых отправлениях до контрагентов. С помощью СФЕРА Курьер отозвать любой некорректный документ можно всего за пару кликов. 

Отметим, что сейчас отзыв электронных документов законодательно никак не регулируется. Возможность их аннулирования предусматривается разработчиками сервисов ЭДО.