Как оформляется заказ-наряд в электронном виде?

Заказ-наряд — это документ, часто использующийся в бухгалтерии как «первичка». Он удобен тем, что совмещает в себе элементы разных документов: договора на оказание услуг или выполнения работ, расчёта стоимости и технического задания. В сфере грузоперевозок заполнение заказ-наряда приравнивается к заключению договора фрахтования. Его можно свободно использовать в электронном документообороте, поскольку государство утвердило его XML-формат.

Можно ли заполнить заказ-наряд в электронном виде?

Электронный формат заказ-наряда закреплён в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@ от 9 декабря 2021 года. Следовательно, его можно использовать в сервисах электронного документооборота. В него входят четыре файла обмена, каждый из которых выполняет свою функцию:

1. Сведения о фрахтователе. В этом файле помимо данных о самом фрахтователе указывается информация о сроках перевозки, условиях фрахтования, месте подачи транспортного средства, наименовании груза, маршруте следования и особых указаний в отношении перевозки или самого груза.

2. Сведения о фрахтовщике. Сюда вносятся данные о фрахтовщике, транспортном средстве, принятии заказ-наряда, при необходимости — о плате за использование транспорта.

3. Данные о факте подачи транспортного средства. Сведения вносятся фрахтователем, указываются время и дата подачи транспорта, при необходимости вносится информация об особых условиях перевозки или свойствах груза.

4. Данные о факте возврата транспортного средства. Сведения вносятся фрахтовщиком, указываются время и дата прекращения использования транспорта, при наличии даются замечания, отметки и оговорки.

Заполненный образец заказ-наряда обязательно заверяется усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) фрахтователя и фрахтовщика. Подписать документ могут и уполномоченные сторонами соглашения третьи лица.

Напоминаем, что заказ-наряд обязателен, если:

• груз не учитывают в движении товарно-материальных ценностей;

• груз сопровождается представителем грузовладельца.

Как сделать заказ-наряд в ЭДО?

Особенности обмена заказ-нарядами прописаны в постановлении Правительства РФ № 931 от 21 мая 2022 года. Не будем углубляться в подробности, а расскажем, как оформить заказ-наряд в сервисе Транспортного ЭДО:

1. Фрахтователь создаёт документ, вносит данные о себе, грузе, транспортном средстве, маршруте и сроках перевозки, подписывает его УКЭП и направляет его оператору ЭДО.

2. Оператор ЭДО проверяет, действителен ли УКЭП, которым подписали заказ-наряд и использован ли актуальный XML-формат. Если всё хорошо, документ передаётся в ГИС ЭПД. Далее оператор ЭДО отслеживает статус заказ-наряда.

3. В ГИС ЭПД также проверяют данные о фрахтователе. Если находятся расхождения, то эта информация передаётся оператору ЭДО, а тот уже доводит её до пользователя для исправления. Если всё хорошо, то заказ-наряду присваивается уникальный идентификатор (УИД), и его направляют фрахтовщику.

4. Фрахтовщик проверяет документ и после либо соглашается со всеми данными, направляя уведомление о принятии заказ-наряда, либо составляет требование об уточнении или исправлении информации. В любом случае документ подписывается УКЭП фрахтовщика.

5. После получения транспортного средства этот факт фиксируется фрахтователем в заказ-наряде и подписывается УКЭП. Когда транспортное средство возвращается обратно к фрахтовщику, тот также делает отметку об этом в документе и также заверяет его УКЭП.

Все этапы оформления заказ-наряда проходят через ГИС ЭПД. После последнего заполнения заказ-наряда о возвращении транспортного средства документ направляется фрахтователю, и документооборот завершается.