Как оформить квалифицированную электронную подпись сотруднику в 2024 году

Электронные документы компании может подписывать не только руководитель, но и уполномоченные сотрудники. Рассказываем, какая электронная подпись нужна сотрудникам организации и как её оформить. 

Примечание: в статье мы говорим «электронная подпись сотрудника», «ЭП» или «ЭЦП» (сокращение ранее используемого термина «электронная цифровая подпись»), упрощая официально принятые определения. На самом деле сотрудник получает квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. 

Какую электронную подпись выпустить на сотрудника?

Электронная подпись бывает простой и усиленной. Последняя, в свою очередь, может быть неквалифицированной и квалифицированной. Сотруднику для подписания документов организации и обмена с контрагентами чаще всего необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она в силу закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» является аналогом собственноручной подписи на бумажном носителе, и обладает следующими особенностями:

·     сертификат УКЭП имеет структуру, определённую Приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011;

·     для работы УКЭП используется программное обеспечение, сертифицированное ФСБ России;

·     сертификат УКЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры после проверки сведений в государственных сервисах и установления личности.

Сейчас удостоверяющие центры выдают сотрудникам только сертификаты ЭП физического лица, в которых указаны его личные данные без указания реквизитов компании. Для подписания документов от имени организации к такой электронной подписи обязательно выпускается машиночитаемая доверенность (МЧД), в которой перечислены полномочия сотрудника на подписание документов. Сервис СФЕРА Курьер предоставляет пользователям возможность быстро и бесплатно оформлять машиночитаемые доверенности сотрудникам. Процесс выпуска МЧД прост и понятен, а после оформления МЧД автоматически регистрируется в реестре ФНС, на сайте ФНС также можно сформировать МЧД.

До 1 сентября 2024 года всё ещё можно использовать сертификаты ЭП, выданные сотрудникам до 31.08.2023, в которых указаны данные организации и сотрудника компании (для их применения не требуется МЧД). Но с указанной даты они перестанут действовать. 

Может ли сотрудник подписывать документы ЭП руководителя организации?

Руководителю, как и любому владельцу КЭП, не следует передавать ключ электронной подписи сотрудникам и третьим лицам. При передаче носителя с него можно сделать копию ключа электронной подписи, о чем его владелец не узнает. Такую копию невозможно сделать, если используется токен (ключевой носитель) с неизвлекаемым ключом ЭП, к примеру Рутокен ЭЦП 3.0. Чтобы понять причину такой рекомендации, расскажем, что из себя представляет электронная подпись:

·     электронная подпись — это цифровая информация к электронному документу, которая связана с таким документом и используется для определения лица, подписывающего документ;

·     закрытый ключ, он же ключ электронной подписи, — это конфиденциальная информация. Создаётся такой ключ с помощью средств криптографической защиты информации (к примеру, КриптоПро CSP) и используется для формирования электронной подписи на электронном документе. Хранится на ключевом носителе в единственном экземпляре.

·     открытый ключ, он же сертификат ключа проверки электронной подписи, является общедоступным и используется для проверки ЭП и установления авторства.

Согласно п. 1 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ, владелец обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронной подписи. Таким образом, если владелец ЭП не обеспечит конфиденциальность ключей, он нарушит закон. 

Как получить электронную подпись для сотрудника юридического лица или ИП в 2024 году

С 1 сентября 2023 года для сотрудников выпускаются ЭП физлица без данных организации. Подписи для физлиц выдают коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры.

Аккредитованный удостоверяющий центр СберКорус с 2008 года выдаёт сертификаты электронных подписей. За всё время работы выдано более 4 млн сертификатов. В УЦ СберКорус можно за 15 минут выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи для физлица. 

Как оформить ЭЦП на сотрудника организации:

1. Заполнить заявку по ссылке https://www.esphere.ru/products/uc/. 

2. Подготовить документы и оплатить счёт. 

3. Пройти идентификацию и получить электронную подпись в офисе за 15 минут или заказать доставку в любую точку России. Если выберете доставку, то после получения УЦ ваших документов можно начать пользоваться КЭП.

Документы для получения сертификата ЭП физлица

Для оформления ЭП физлица потребуются:

·        заявление на оформление сертификата ЭП;

·        паспорт;

·        СНИЛС;

·        ИНН.

Может ли сотрудник передавать свою электронную подпись другим лицам?

В этом случае действует та же норма закона, как и в случае с подписью руководителя: участники электронного взаимодействия при использовании электронных подписей обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП и не допускать их использование иными лицами без согласия владельца ЭП (п. 1 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ). 

Для обеспечения безопасного использования ЭП и подписания документов компании необходимо каждому уполномоченному сотруднику оформить свою электронную подпись и получить машиночитаемую доверенность от руководителя.

Получить КЭП руководителя можно у доверенного лица УЦ ФНС — ПАО Сбербанк, а токен или лицензию КриптоПро CSP — приобрести в УЦ СберКорус.