Как оформить и отправить электронный акт выполненных работ

Благодаря активному развитию цифровизации большинство первичных документов в бухгалтерском учёте уже можно оформлять в электронном виде. В 2022 году ФНС разработала формат электронного акта выполненных работ, который теперь используется в системах ЭДО. В статье расскажем, как оформить и отправить такой документ. 

Для чего нужен акт выполненных работ?

Акт выполненных работ или оказанных услуг является первичным документом в бухгалтерском учёте и подтверждает факт исполнения сделки, её стоимость и сроки. Составить такой документ может любая сторона сделки — заказчик или исполнитель. 

Для учёта затрат на работы или услуги компания может оформить акт на бумажном носителе или в цифровом формате. Если акт о приёмке выполненных работ оформляется в электронной форме, его нужно подписывать квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного сотрудника. 

Представление актов о выполненных работах в налоговую для подтверждения произведённых расходов не требуется. Но инспектор может истребовать эти документы для проверки, или они могут потребоваться компании для обоснования расчётов. Поэтому составлять акты по факту исполнения сделок нужно. 

Формат электронного акта выполненных работ

В системах электронного документооборота ФНС рекомендует использовать формат, утверждённый Приказом № ЕД-7-26/691@ от 28 июля 2022 года. Разработанная налоговой унифицированная форма не является обязательной, и организации и ИП могут создать и утвердить в учётной политике собственную форму, соответствующую стандарту ФСБУ 27/2021 и ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако большинство операторов ЭДО поддерживают версию, предложенную ФНС. 

Почему электронный акт выполненных работ лучше бумажного?

В общем и целом, возможность обмена электронными документами помогает автоматизировать внутренние бизнес-процессы, ускорить и упростить взаимодействие между участниками хозяйственной жизни и с контролирующими госорганами. Преимущества электронного акта выполненных работ перед бумажным документом заключаются в следующем:

• заполнить, подписать и отправить электронный акт контрагенту можно за несколько минут;

• при формировании документа в ЭДО до минимального значения снижен риск ошибок;

• в электронный акт в считанные минуты можно внести необходимые корректировки;

• его не надо распечатывать и хранить в архиве;

• в электронном архиве легко и быстро можно найти нужный акт. 

Пока что закон не обязывает оформлять акты выполненных работ в электронной форме, за исключением сферы тендеров, где действует электронное актирование: стороны контрактов по электронным торгам обязаны утверждать факт исполнения сделки подписанием документов в электронной форме в ЕИС. Однако преимущества применения электронных актов очевидны. 

Как оформить электронный акт выполненных работ?

Электронный документ должен содержать все те же реквизиты и сведения, что и бумажный:

• название документа, номер и дата составления;

• наименования заказчика и подрядчика;

• наименование работ;

• объём выполненных работ;

• претензии к качеству (при наличии);

• стоимость выполненных работ;

• Ф. И. О. уполномоченных лиц с указанием должностей;

• сведения об организациях или ИП (заказчика и исполнителя);

• даты исполнения и приёма работ. 

Обе стороны подписывают документ электронными подписями. 

В сервисе «Подписант» удобно организовать электронный документооборот с самозанятыми исполнителями — с ними также необходимо подписывать акт выполненных работ или оказанных услуг для признания произведённых расходов.