Как и для чего делают план-фактный анализ?

План-фактный анализ — это один из способов получить наглядную картину деятельности предприятия и информационную базу для принятия управленческих решений. Его сущность заключается в сравнении плановых и фактических показателей деятельности за период и в выявлении отклонений. Ранее в блоге мы рассказывали о построении системы бюджетирования — именно на основе прогнозируемых бюджетов проводится план-факт анализ. В этой статье узнаем, как это делают и на что следует обращать внимание. 

Когда делают план-факт анализ?

Детальный анализ показателей делают, как правило, раз в квартал. Это позволяет выявить системные отклонения, мешающие достижению запланированных показателей. Если делать план-фактный анализ реже, скорее, получится найти случайные отклонения, не переходящие в тенденцию. Хотя периодичность анализа всё же может зависеть от сферы деятельности и особенностей бизнеса. 

Если не делать план-фактный анализ, а сравнивать только годовые фактические показатели с запланированными, то практически невозможно понять, из-за чего возникли отклонения и что с этим делать. 

Что даёт план-фактный анализ?

Бизнес-процессы и рентабельность невозможно контролировать и улучшать без аналитики. Именно план-фактный анализ при имеющейся системе бюджетирования помогает:

• контролировать бюджеты;

• выявлять слабые стороны в деятельности компании;

• находить неэффективные направления деятельности;

• принимать управленческие решения для повышения эффективности деятельности;

• совершенствовать систему бюджетирования на будущие отчётные периоды. 

В первую очередь анализируют основные показатели, влияющие на финансовый результат: доходы и расходы, количество заказов или заключённых договоров, объём продаж, статьи управленческих бюджетов. На основании полученных результатов можно провести уже факторный анализ — определить внешние и внутренние факторы, которые способствовали выполнению планов или отставанию от прогнозируемых цифр. Факторный анализ поможет найти оптимальное решение по увеличению прибыли или снижению расходов. 

Можно привести простой пример:

Предположим, план по реализации одного из продуктов компании за первый квартал не выполнен с отклонением в 20%. Чтобы понять, что послужило причиной, следует копнуть глубже и определить, какие изменения произошли. Например, на этот товар повысилась цена. Далее следует провести анализ и выяснить причину повышения цены (возможно, выросли переменные затраты). В результате, чтобы в следующем квартале улучшить показатель по объёму продаж нужно принимать меры по сокращению затрат, связанных с производством или иными процессами, либо по снижению цены или повышению мотивации покупателей.

Одним из решений для улучшения показателей может стать поиск направлений, в которых можно сэкономить, или точек роста бизнеса. Усилить многие бизнес-процессы и сократить затраты помогают современные цифровые сервисы. 

Как делают план-фактный анализ?

Чтобы получить наиболее полную картину, необходимо использовать все возможные разрезы и все доступные фактические значения. Для сравнения показателей используют разные инструменты: самый простой вариант — таблицы Excel, более продвинутый — учётные системы предприятия на базе 1С. 

В таблицах отражают абсолютные и относительные отклонения: первые выражаются в единицах, вторые — в процентах. При этом аналитики больше внимания уделяют относительным отклонениям, определяя для себя критический процент. 

На что нужно обращать внимание при проведении план-фактного анализа:

• К ухудшению финансового состояния приводят наиболее существенные отклонения, поэтому именно их следует прорабатывать в первую очередь. Если по какой-то статье отклонение небольшое, можно не проводить глубокий анализ причин. 

• Все показатели взаимосвязаны, и эту связь нужно отслеживать, так как ухудшение одного показателя может запустить цепочку отклонений. 

• Отрицательные показатели есть всегда, и их нужно прорабатывать и смотреть динамику по следующим периодам. 

В план-фактном анализе важна регулярность, а также поиск причин плохого результата. А если результаты хорошие, все планы выполняются, то, возможно, нужно поднимать планку и делать более оптимистичные прогнозы на будущие периоды.