Инструкция по электронному актированию в ЕИС

24 января 2023

4 минуты

1228

С 1 января 2022 года большинство участников закупочных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязано обмениваться документами в рамках электронного актирования (ЭА). До нововведения заказчикам и исполнителям / поставщикам / подрядчикам разрешалось обмениваться бумажными документами. Сейчас стороны контракта должны зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) по закупкам и передавать сведения друг другу через неё. Приведём пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС, узнаем, кто обязательно должен участвовать в процедуре, и в чём её особенности.

Когда применяется электронное актирование?

Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать.

Кто может не подключаться к ЕИС?

Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст. 4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб.

Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?

Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.

Для кого электронное актирование будет обязательным?

В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).

Этапы ЭА

Электронное актирование на портале поставщиков проходит в несколько этапов:

Этап ЭА	Описание
Подготовка к приёмке документов	ЭА открывается только на этапе исполнения контракта. Доступ к процедуре даётся заказчиком. Для конкретного исполнителя / поставщика / подрядчика открываются возможности системы для создания различных документов, от договоров до электронных актов. В случае, если документы будет подписывать не генеральный директор компании или не сам ИП, а некий уполномоченный сотрудник (например, контрактный управляющий), ему придётся подгрузить в систему доверенность.
Заполнение электронного акта	Документ о приёмке можно подгрузить в ЕИС из сторонних систем в формате xml или зайти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать в тендерной карточке электронный акт. Что нужно прописать в документе? Идентификационный код закупки. Стоимость оказанных услуг, выполненных работ или поставленных товаров (цена указывается за единицу продукции). Адрес местонахождения и наименование заказчика. Количество полученных услуг, работ или товаров. Наименование закупочного объекта. Страна происхождения продукции. Данные о поставщике, подрядчике или исполнителе. Место выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров, а также их наименования. Уже через час документ о приёмке, оформленный в ЕИС, будет у заказчика. Система учитывает часовые пояса сторон контракта. У заказчика будет 20 рабочих дней, чтобы дать обратную связь по электронному акту. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью.
Корректировка документа о приёмке	Если документы в электронном актировании верны, то заказчик их подписывает. Если нет, то корректировки происходят следующим образом: Заказчик заполняет уведомление об уточнении и направляет его исполнителю, подрядчику или поставщику с перечнем того, что нужно исправить. Это может быть исправление опечаток или добавление отсутствующей позиции. Поставщик, подрядчик или исполнитель вносит коррективы в документ и отправляет его на повторное согласование, подписав его электронной подписью. Заказчик также подписывает исправленный документ. В ЕИС загружается скорректированная версия электронного акта.

ЕИС ЭА ЭДО удобно тем, что можно быстро обмениваться документами с контрагентами, не опасаться, что их скорректируют без ведома какой-то из сторон контракта, поскольку они защищены от изменений электронными подписями. Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус позволяет быстро настроить маршруты согласования электронных документов, передавать информацию контрагентам, использующим системы других операторов ЭДО, без дополнительных затрат на роуминг.

О чём ещё нужно знать?

Заполняя документы в рамках электронного актирования, нужно знать:

Для участников закупок из сферы строительства установлены специальные формы документов. Это связано с тем, что при возведении зданий, сооружений или объектов инфраструктуры заказчику нужно принимать большое количество выполненных задач. ЕИС позволяет загружать сметы, акты, счета-фактуры и иные формы документов из внешних учётных или бухгалтерских систем.
Допускается подписание нескольких документов о приёмке в рамках одного этапа, например, в случае, если нельзя определить точное количество поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ, или если проводились торги по заявкам заказчика (письмо Казначейства России № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года).
Стоимость контракта округляется до второго знака после запятой (письмо Минфина РФ № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года).