Где и как оформить МЧД на сотрудника?

В 2024 году удостоверяющие центры уже не выдают квалифицированные сертификаты сотрудников юрлиц, которые можно использовать без машиночитаемой доверенности. А если необходимо наделить сотрудника полномочиями по подписанию электронных документов от имени компании, то ему нужно оформить квалифицированный сертификат электронной подписи физического лица, а затем сделать машиночитаемую доверенность (МЧД). Рассказываем, как и где оформить МЧД на сотрудника. 

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность представляет собой электронную форму бумажной доверенности. Она создаётся в формате XML и подписывается квалифицированным сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП. В МЧД при оформлении руководитель указывает, какие действия может совершать сотрудник, — это может быть только подписание и отправка отчётности в контролирующие органы или более широкий спектр полномочий. МЧД не нужно дублировать на бумаге: при отправке электронного документа, подписанного сертификатом физлица, сотрудник будет добавлять файл с МЧД. 

Что нужно перед выпуском МЧД

Непосредственно перед созданием машиночитаемой доверенности необходимо:

• выпустить квалифицированный сертификат физического лица, в котором будут указаны данные сотрудника;

• проверить срок действия сертификата руководителя — МЧД должна быть подписана действительной КЭП. 

Где можно сделать МЧД

1. На сайте ФНС есть специальный сервис по оформлению и выдаче МЧД. В нём можно оформить единую форму доверенности (версия 003), базовую форму (002) и МЧД только для взаимодействия с налоговой. 

2. Операторы электронного документооборота, которые присоединились к Распределённому реестру ФНС, также предоставляют возможность по получению машиночитаемых доверенностей на сотрудников. 

Где бесплатно создать МЧД

Сервис ФНС предоставляет возможность бесплатно выпустить МЧД. Однако процедура имеет некоторые сложности. Для понимания опишем алгоритм действий:

1. Выбирается тип доверенности и заполняются все необходимые данные представителя и доверителя. 

2. Выпускается доверенность.

3. Далее необходимо скачать XML-файл и обязательно запомнить место, куда он сохранился. 

4. Следующий шаг — файл подписывается квалифицированным сертификатом руководителя с использованием откреплённой подписи документа. 

5. Далее нужно загрузить подписанный файл МЧД в Реестр ФНС. 

После пройденного пути МЧД можно использовать совместно с сертификатом ЭП физлица. 

Клиенты сервиса СФЕРА Курьер от СберКорус могут также бесплатно выпускать МЧД на сотрудников, но гораздо легче, чем на сайте ФНС. В сервисе есть бесплатный модуль «Доверенности», обеспечивающий простой и быстрый процесс создания МЧД:

• руководитель компании в пару кликов оформляет доверенность и подписывает её своей КЭП;

• сервис автоматически направляет созданный и подписанный файл на регистрацию в Реестр ФНС. 

Если доверенность выпускается на ранее зарегистрированного в ЛКК сотрудника, то его данные автоматически вносятся в МЧД, что значительно экономит время и минимизирует риск ошибок.